Le 13 principali cose da sapere sulla condivisione dello schermo in Microsoft Teams

La condivisione dello schermo è piuttosto importante nelle app di videoconferenza come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e altri. In questo modo, puoi mostrare un file ad altri partecipanti utilizzando la funzionalità di condivisione dello schermo senza inviarlo a nessuno oa tutti i partecipanti. Grazie a ciò, tutti possono visualizzare e discutere contemporaneamente il contenuto del file.

La condivisione dello schermo è così semplice? No. Ma puoi usare alcune funzioni eleganti. Puoi condividere il desktop, la finestra, l'audio del sistema e altre cose.

In questo post, approfondiamo la funzionalità di condivisione dello schermo disponibile in Microsoft Teams. Quindi, ecco le principali cose essenziali sulla condivisione dello schermo in Microsoft Teams che dovresti sapere.

1. Cosa succede quando condividi lo schermo

La condivisione dello schermo in Microsoft Teams, simile ad altre app , ti consente di condividere il contenuto dello schermo con altri. Quando premi il pulsante per condividere lo schermo, ti verrà chiesto di scegliere ciò che desideri condividere: un desktop o un file.

Alcuni utenti si confondono e si chiedono se gli altri partecipanti possano aprire o gestire lo schermo mostrato loro. No, non è possibile. Ad esempio, se condividi una schermata con la tua e-mail aperta, gli altri possono vedere solo la finestra dell'e-mail. Non possono accedere o aprire le tue e-mail.

2. Cosa può essere condiviso sui team

In Microsoft Teams puoi condividere il desktop, una singola finestra, una presentazione o una lavagna.

Quando condividi il tuo desktop, tutto ciò che è in primo piano sullo schermo è visibile agli altri. Quindi, quando passi da una finestra all'altra, gli altri membri possono vederlo. Se vuoi mantenere lo stato attivo solo su una singola finestra, anche se passi da una finestra all'altra, dovresti andare con la modalità Finestra. Ciò è utile se non vuoi che gli altri notino cos'altro è aperto sul tuo desktop.

Ci sono alcune limitazioni alla funzione di condivisione dello schermo:

• La modalità Finestra non è disponibile su app mobili e Linux.
• La lavagna funziona solo per le chiamate in Teams e non per le singole chat.
• La funzionalità Whiteboard è limitata alle app desktop e al Web. Cioè, non può essere avviato dalle app mobili ma puoi vedere la lavagna sul tuo telefono quando qualcuno dal desktop o dal web sta condividendo.
• Sul Web, la condivisione dello schermo può essere utilizzata solo sui browser Google Chrome e Microsoft Edge.
• Su macOS, Teams richiede di modificare le impostazioni sulla privacy (Preferenze di Sistema > Sicurezza e privacy > Privacy) se desideri condividere lo schermo con altri.

3. Quali piattaforme supportano la condivisione dello schermo

La funzionalità di condivisione dello schermo di Teams è disponibile su tutte le piattaforme. Puoi usarlo sul Web, Android, iOS, Windows, Mac e Linux. Tuttavia, alcune modalità di condivisione dello schermo sono limitate a piattaforme selezionate.

4. Come condividere lo schermo in Microsoft Teams

Vediamo come condividere lo schermo su Web, desktop e app mobili.

Condividi schermo su Web e desktop

Chiama la persona con cui desideri condividere lo schermo o avvia una riunione all'interno di un team utilizzando il pulsante Meet now.

Quindi, nella schermata di chiamata, fai clic sull'icona di condivisione dello schermo presente nella barra degli strumenti in basso. Ti verranno mostrati diversi modi per condividere: desktop, finestra, PowerPoint e lavagna, come mostrato di seguito. Fare clic su quello che si desidera condividere.

Condividi schermo su Android e iOS

Nella schermata di chiamata, tocca l'icona a tre punti presente nella barra degli strumenti in basso. Seleziona Condividi dal menu visualizzato.

Quindi, seleziona l'opzione appropriata: foto, video, PowerPoint o schermo.

5. Come sapere cosa viene condiviso

La schermata attualmente condivisa su Teams avrà un contorno rosso attorno ad essa. Controlla lo screenshot qui sotto per vedere come apparirà lo schermo condiviso quando viene scelta la modalità Finestra.

6. Come interrompere la condivisione

Sul desktop, vedrai la finestra mobile con un segno a croce nell'angolo in basso a destra della barra degli strumenti delle opzioni. Tocca l'icona di interruzione della condivisione dello schermo.

Nelle app mobili, apri l'app Teams e tocca il pulsante Interrompi presentazione in basso

7. Puoi annotare sullo schermo condiviso

No. Non è possibile disegnare o scrivere sullo schermo condiviso tranne che sulla lavagna. Fare riferimento alla nostra guida dettagliata su come utilizzare Whiteboard in Teams per sapere che è fatto.

Suggerimento : scopri come Whiteboard in Windows differisce da OneNote .

8. Come condividere l'audio del sistema durante la condivisione dello schermo

Sia che tu stia riproducendo un video o un file con audio, gli altri partecipanti non possono ascoltare l'audio per impostazione predefinita. Per condividere l'audio del sistema, è necessario abilitare un'impostazione.

Puoi farlo prima di condividere lo schermo o dopo. Se desideri condividere l'audio dall'inizio, fai clic sul pulsante Condividi schermo durante una chiamata. Quindi, seleziona la casella accanto a Includi audio di sistema.

In alternativa, quando hai iniziato a condividere lo schermo, passa il mouse sopra il bordo superiore dello schermo. Apparirà una barra degli strumenti. Abilita o disabilita l'audio del sistema utilizzando il pulsante disponibile.

9. Come passare da una finestra all'altra durante la condivisione dello schermo

Esistono due modi per passare da una finestra all'altra durante la condivisione di uno schermo. Nel primo metodo, devi interrompere la condivisione se hai selezionato la modalità Finestra. Quindi, scegli la finestra che desideri selezionare e condividere di nuovo. Tuttavia, questo non è un modo produttivo.

Per ottenere lo stesso risultato in modo fruttuoso, dovresti utilizzare il secondo metodo che prevede l'utilizzo della modalità di condivisione Desktop. Questo mostrerà l'intero desktop. Ora puoi passare facilmente da una finestra all'altra e i partecipanti possono vederlo.

Nota: l'intero processo di passaggio tra più finestre e il resto dell'area del desktop sarà visibile ai partecipanti alla riunione in modalità Desktop.

10. Quante persone possono condividere lo schermo alla volta

Non è possibile condividere lo schermo con più relatori in una riunione. Solo uno di loro può condividere uno schermo alla volta. Tuttavia, se la seconda persona preme il pulsante Condividi schermo, avrà il diritto di condividere lo schermo e la condivisione verrà interrotta per il presentatore originale. Saranno anche informati dello stesso.

11. Come aprire l'app Teams durante la condivisione del desktop

Quando condividi l'intero desktop, l'app Teams verrà ridotta a icona. Se desideri aprire la chat o eseguire qualsiasi altra azione nell'app, fai clic sull'icona dell'app sulla barra delle applicazioni.

Suggerimento: scopri come impedire l'avvio di Microsoft Teams all'avvio.

12. Quando condividi lo schermo, la fotocamera rimane accesa

Sì. Il tuo video sarà visibile agli altri anche durante la condivisione dello schermo. Se sei sul desktop, vedrai il video di quattro partecipanti nella finestra mobile. Per visualizzare il tuo video, apri l'app Teams e il tuo video sarà disponibile.

13. Come condividere file e documenti oltre a PowerPoint

Microsoft offre un'opzione nativa per condividere file PowerPoint nell'app Teams. Per condividere altri file, aprili normalmente sul tuo PC. Quindi, condividili utilizzando la modalità Desktop o Finestra.

Suggerimento bonus: come impedire ad altri di condividere lo schermo

Come accennato in precedenza, tutti hanno il diritto di condividere lo schermo. Questo può essere problematico a volte. Per evitarlo, puoi impedire ad altri di condividere il loro schermo. Sebbene non sia presente un pulsante diretto per disattivare la funzionalità, esiste una soluzione alternativa.

È necessario modificare il ruolo dei partecipanti alla riunione in Partecipante. Per impostazione predefinita, vengono mantenuti come Relatori, che hanno gli stessi diritti di Organizzatore. I partecipanti non hanno il diritto di condividere lo schermo e possono solo visualizzare lo schermo condiviso.

Per modificare il ruolo dei partecipanti sul desktop, fare clic sull'icona dei partecipanti durante una chiamata a una riunione. Quindi, fai clic sull'icona a tre punti accanto al nome del partecipante e seleziona Crea un partecipante.

Nelle app mobili, tocca l'icona dei partecipanti durante una riunione. Quindi, tocca e tieni premuto il nome del partecipante. Seleziona Crea un partecipante dal menu.

In attesa di annotazione

Non vorresti che i partecipanti annotassero casualmente sullo schermo quando lo condividi, proprio come è successo con Zoom. Tuttavia, la funzione di Zoom di fornire annotazioni durante la condivisione degli schermi mancava in Microsoft Teams, al momento della stesura di questo post. Scarabocchiare sullo schermo aiuta a prendere appunti e ad indicare cose che altrimenti sarebbero un lavoro difficile. Ci auguriamo che introducano presto la funzione.

Prossimo: conosci Microsoft Teams? Dai un'occhiata ai suggerimenti menzionati nel prossimo post per migliorare la tua esperienza con Microsoft Teams.