Come utilizzare la modalità riservata di Gmail?

La modalità riservata in G Suite è stata presentata lo scorso aprile, ma non è ancora stata resa disponibile al pubblico. Consente all'utente di inviare un'e-mail con le date di scadenza, revocare i vecchi messaggi inviati ed eliminare opzioni come inoltro, copia, stampa e download tramite i controlli di Rights Management (IRM) integrati. Tutto questo per proteggere i dati personali degli Utenti di G suite.

Per impostazione predefinita, la modalità riservata in G Suite è abilitata, tuttavia, gli utenti di G Suite possono disabilitarla facilmente.

Qui spiegheremo perché gli utenti di G Suite e altri dovrebbero utilizzare la modalità riservata di G Suite, come inviare messaggi e allegati utilizzando la modalità riservata di Gmail, rimuovere l'accesso anticipato e altro ancora.

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Perché utilizzare la modalità riservata?

La modalità riservata di G Suite fornisce al mittente il controllo per creare date di scadenza per le proprie email e revocare i messaggi inviati in precedenza.

Come iniziare con la modalità riservata di G Suite?

Prima di iniziare, ricorda che se utilizzi Gmail con un account aziendale o scolastico, dovrai contattare l'amministratore di sistema per utilizzare la modalità riservata di Gmail.

Amministratore: se sei un amministratore, puoi decidere se i tuoi utenti di G Suite possono utilizzare la Modalità riservata in G Suite o meno. Per questo vai su App> G Suite> Impostazioni Gmail> Impostazioni utente. Da qui seleziona una delle seguenti opzioni per consentire o impedire agli utenti di G Suite di utilizzare la modalità riservata in G Suite:

disattivare

Abilitare

Passaggi per utilizzare la modalità riservata Gmail sul tuo PC:

1. Apri il tuo account Gmail > Componi un'email.
2. Cerca Attiva modalità riservata (se disabilitata), lo vedrai in basso a destra nella finestra.

Nota: se la modalità riservata è abilitata, dovrai andare in fondo al messaggio e fare clic su Modifica.

1. Ora, invia il passcode e la data di scadenza. Queste opzioni funzioneranno sia per il messaggio che per l'allegato.

Se viene selezionato " Nessun passcode SMS ", il destinatario utilizzando l'app Gmail può aprirlo direttamente. Mentre i destinatari che non utilizzano l'app Gmail riceveranno un'email con un passcode.

Se viene selezionato "Codice SMS ", il destinatario riceve un codice tramite messaggio di testo.

Suggerimento: qui dovrai inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo.

1. Fare clic su Salva.

Ora, qualsiasi messaggio invierai sarà protetto tramite la modalità riservata di G Suite.

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Come rimuovere l'accesso anticipato utilizzando la modalità riservata in G Suite?

Per impedire al destinatario di visualizzare l'e-mail prima della data di scadenza, seguire i passaggi seguenti:

1. Apri Gmail.
2. Fare clic su Inviata > E-mail riservata > Rimuovi accesso.

Come disabilitare la modalità riservata?

Per disabilitare la modalità riservata Gmail, procedi nel seguente modo:

1. Vai alla Console di amministrazione di G Suite.
2. Vai ad App > G Suite > Impostazioni per Gmail > Impostazioni utente.
3. Qui cerca la casella di controllo "Abilita modalità riservata".
4. Quando gli utenti attivi vedono un pulsante (a destra del collegamento "inserisci immagine" sulla barra degli strumenti sotto il corpo del messaggio) per attivare la modalità riservata per una singola email. Si apre un pop-up in cui possono impostare una data di scadenza o richiedere un passcode.

Come accedere a un'e-mail inviata con la modalità riservata di G Suite?

Se hai ricevuto un'e-mail con Modalità riservata, puoi aprire sia il messaggio che l'allegato prima della data di scadenza o fino a quando l'accesso non viene rimosso dal mittente. Per visualizzare l'e-mail se sei un utente Gmail, segui i passaggi seguenti:

1. Apri Gmail.
2. Se il mittente non ha bisogno del codice SMS, potrai accedere direttamente all'e-mail. Tuttavia, se utilizzi un altro client di posta elettronica, dovrai aprire l'e-mail, fare clic su Visualizza il link dell'e-mail e accedere utilizzando le credenziali di Gmail per visualizzare il messaggio.
3. Se il mittente richiede un passcode SMS, dovrai seguire i seguenti passaggi:

Scegli Invia passcode > lo riceverai sul telefono > inserisci lo stesso e fai clic su Invia.

Se stai utilizzando un altro account e-mail, apri l'e-mail > seleziona Visualizza il collegamento all'e-mail. Si aprirà una nuova pagina, seleziona Invia passcode> controlla il messaggio con passcode> inseriscilo e fai clic su Invia.

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Come funziona la modalità riservata di G Suite con Vault ed eDiscovery?

Quando viene inviato un messaggio con la modalità riservata, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un collegamento. Ciò significa che quando un utente invia un messaggio utilizzando la modalità riservata di G Suite, Vault trattiene, conserva, cerca ed esporta i messaggi in modalità riservata. Il messaggio è accessibile solo quando il mittente del messaggio proviene dall'interno dell'organizzazione.

Cosa fare se si riceve un'e-mail scaduta e il numero fornito è per un messaggio di errore del paese non supportato?

Durante l'utilizzo della modalità riservata in Gmail, se ricevi il messaggio di errore L'e-mail è scaduta, è possibile che l'accesso all'e-mail sia stato rimosso prima della data di scadenza. In tal caso dovrai chiedere al mittente di inviare nuovamente l'e-mail.

Se ricevi il numero fornito per un paese non supportato, ricorda che puoi inviare passcode SMS solo per i numeri che appartengono a queste regioni:

Nord America

Sud America

Europa

Australia

Asia: India, Corea e Giappone

Come funziona la modalità riservata Gmail sulla fine dei destinatari?

Google invia un collegamento, quando viene aperto nell'app o nel web visualizza il contenuto del messaggio in linea. Se il destinatario non è un utente Gmail, dovrà fare clic per visualizzare un'e-mail in un portale ospitato su cloud separato.

Inoltre, se desideri utilizzare la modalità riservata in G Suite su Android, iPhone e iPad, segui i passaggi seguenti:

Come utilizzare la modalità riservata di G Suite su Android, iPhone e iPad ?

1. Apri l'app Gmail > tocca Scrivi.
2. Tocca Altri tre punti orizzontali in alto a destra > Modalità riservata.

Se la modalità riservata è abilitata, vai in basso > tocca Modifica > abilita la modalità riservata.

Una volta fatto, se desideri impostare un passcode, una data di scadenza e altri controlli, scegli tra:

Nessun codice SMS

Codice SMS

Dopo questo tocco Fatto.

In questo modo sarai in grado di inviare un messaggio utilizzando la modalità riservata dal tuo Android, iPhone e iPad.

Spero che l'articolo ti sia piaciuto e che utilizzerai la modalità riservata per proteggere i tuoi dati forniti da G Suite. Se c'è qualcos'altro, vorresti che scrivessimo su lasciaci un commento.