Come abilitare e utilizzare i modelli di posta elettronica in Gmail

In uno spazio di lavoro, la posta elettronica diventa un mezzo comune di comunicazione e condivisione di rapporti di lavoro. In molti casi, le e-mail che vengono passate ai colleghi hanno lo stesso contenuto scritto nel corpo dell'e-mail, solo che gli allegati sono diversi.

Possono essere e-mail di congratulazioni, e-mail di auguri o e-mail su cui gli utenti inviano rapporti e documenti con lo stesso contenuto dell'e-mail: "Trova i file allegati a questa e-mail.

Nel corso del tempo, diventa fastidioso scrivere ripetutamente la stessa e-mail o addirittura copiarla ogni volta che si compone una nuova e-mail.

Puoi salvarti da tutto questo trambusto utilizzando i modelli di email, che creano un modello di email che può essere inviato più e più volte a utenti diversi. Questo ti farà risparmiare un po' di tempo durante la composizione dell'email e forse non ti darà più fastidio.

Ulteriori informazioni: Come disabilitare Google Meet nell'app Gmail e nel Web

Ecco come puoi abilitare i modelli di email in Gmail e utilizzarli per una migliore efficienza :

Come abilitare i modelli nella posta elettronica?

I modelli sono disabilitati per impostazione predefinita sul tuo account Gmail. Devi abilitarlo tramite le impostazioni avanzate di Gmail prima di iniziare a usarlo. Segui questa procedura in ordine sequenziale per abilitare i modelli su Gmail:

Fase 1: Andate a Impostazioni Cog tasto in alto a destra della barra delle applicazioni di Gmail.

Passaggio 2: dal menu a discesa, selezionare l'opzione Vedi tutte le impostazioni .

Passaggio 3: da lì, vai almenu Avanzate delle impostazioni di Gmail.

Passaggio 4: scorrere verso il basso il menu. Lì vedrai l'opzionedel modello impostata come Disabilitato Fare clic sulpulsante Abilita .

Passaggio 5: salvare le nuove impostazioni .

Ulteriori informazioni: Come lavorare con le attività su Gmail?

Come creare modelli di posta elettronica su Gmail?

I modelli e-mail vengono salvati composti da e-mail che hanno lo stesso contenuto nel corpo dell'e-mail. Queste e-mail composte possono essere utilizzate ripetutamente senza essere digitate più e più volte e, invece, possono essere direttamente estratte dall'elenco dei modelli. Ecco come crearne uno per migliorare la tua produttività su Gmail :

Passaggio 1: fare clic sulpulsante Componi .

Passaggio 2: redige la tua e-mail digitando il contenuto dell'e-mail.

Passaggio 3: ora, prima di salvare la bozza, fai clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'email.

Passaggio 4: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Salva bozza come modello .

Passaggio 5: fare clic su Salva come nuovo modello Poiché questo è il primo modello mai creato, non è possibile sovrascriverne uno vecchio (ci arriveremo più avanti in questo articolo).

Passaggio 6: inserisci il nome del tuo modello e fai clic su Salva. Il tuo nuovo modello è stato creato.

Ulteriori informazioni: Come utilizzare la funzione di scorrimento su Gmail?

Come sovrascrivere un modello precedente?

La sovrascrittura di un modello consente di modificare il contenuto dell'e-mail di un particolare modello e di salvarlo sul modello salvato in precedenza senza crearne uno nuovo. Ecco come sovrascrivere un modello in Gmail:

Passaggio 1: fare clic su Componi e redigere un'e-mail modificata con nuovi contenuti.

Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.

Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Salva bozza come modello .

Passaggio 4: da lì, in Sovrascrivi modello , fai clic sul nome del modello di email salvato in precedenza.

Passaggio 5: fare clic su Salva .

Ulteriori informazioni: Come utilizzare le e-mail di archivio di Gmail?

Come inserire il modello per usarlo?

L'inserimento di un modello è un processo semplice. Vedrai come l'utilizzo di un modello per la posta elettronica può essere sia un risparmio di tempo che uno stress:

Passaggio 1: iniziare a comporre l'e-mail .

Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.

Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Inset Template.

Ora, il modello selezionato verrà aggiunto alla tua nuova email. Puoi formattarlo ulteriormente e allegare i documenti richiesti prima di inviarlo al destinatario. In questo modo, sei salvato dal fastidio di digitare il contenuto obbligatorio ancora e ancora.

Leggi di più: Come sbarazzarsi delle e-mail promozionali su Gmail?

Come eliminare un modello di posta elettronica su Gmail?

L'eliminazione di un modello è la scelta giusta se non vuoi più utilizzarlo. Ecco come puoi eliminare un modello Gmail quando non ti è utile:

Passaggio 1: iniziare a comporre l'e-mail .

Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.

Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Elimina modello.

Passaggio 4: nel passaggio successivo, fai clic sul nome del modello che desideri rimuovere in modo permanente.

In questo modo, i modelli Gmail possono essere di grande aiuto per gli utenti che devono inviare email quotidiane per lavoro o magari per uso personale con lo stesso contenuto.

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