Client di messaggistica istantanea (IM): perché non sono adatti alle organizzazioni?

Gli app store su computer e telefoni cellulari sono inondati da centinaia di client o applicazioni di messaggistica istantanea (IM), alcuni dei quali hanno cambiato il modo in cui comunichiamo. Messaggi diretti, chat di gruppo, videochiamate , condivisione di documenti e file. L'uso di emoji e adesivi rende la tua comunicazione più interattiva. Ma quanto sono affidabili queste app?

Imparare che cos'è la messaggistica istantanea?

Fonte immagine: cablato

La messaggistica istantanea o IM si riferisce all'impegno nella comunicazione tramite l'invio e la ricezione di messaggi in tempo reale sotto forma di testo. Questa operazione viene eseguita tramite un'applicazione autonoma, che può essere posseduta, amministrata e gestita da una società di terze parti, denominata client IM. Le app di messaggistica istantanea hanno alcune caratteristiche uniche di base che le tengono separate da altri mezzi di comunicazione come chat room ed e-mail. Ciò include la "presenza", che consente agli utenti di sapere se l'utente all'estremità ricevente è online o meno. Inoltre, le applicazioni IM supportano la condivisione diretta dei file in una sessione di testo live, consentendo agli utenti di rivedere documenti, immagini e altri file in tempo reale e discuterne.

In che modo queste applicazioni sono diverse dalle e-mail?

Fonte immagine: Tech Spirited

Le e-mail non garantiscono una comunicazione istantanea in tempo reale tra le due parti. Non offre immediatezza nella risposta da parte dell'utente ricevente nonostante la connettività Internet. Inoltre, le e-mail sono pensate per conversazioni descrittive in forma di testo lungo, mentre i messaggi istantanei sono generalmente più brevi. Inoltre, gli IM hanno lo scopo di visualizzare la comunicazione di persona e non tendono a formare una serie di comunicazioni a catena sovrapposte tra più utenti. Tuttavia, le moderne app di messaggistica istantanea supportano le conversazioni di gruppo tramite chat di gruppo.

Come funziona la messaggistica istantanea?

Fonte immagine: Medio

Un'applicazione IM autonoma di terze parti dispone di un proprio server di rete separato. Il funzionamento di tutti i client IM è lo stesso indipendentemente dalle loro piattaforme. Le applicazioni di messaggistica istantanea stabiliscono una connessione tra i loro server e il dispositivo degli utenti utilizzando la loro connessione Internet. L'utente avvia il client IM registrando un ID utente e una password che vengono salvati con il server del client. Ora, come utente, consenti al client di messaggistica istantanea di accedere al tuo elenco di contatti, che confronta con il suo elenco di utenti, chiamato elenco di amici. Il client ti invierà quindi le informazioni su quali dei tuoi contatti fanno parte della sua lista di amici e sono disponibili per la connessione.

Una volta che la tua lista di amici personalizzata è pronta, puoi selezionare l'utente con cui vuoi comunicare e il resto del processo è un gioco da ragazzi. Mentre chatti, il client-server fungerà da mezzo di trasmissione tra il tuo e il dispositivo del destinatario.

Guarda anche:-

6 suggerimenti e trucchi utili per WhatsApp Web WhatsApp Web è un servizio di messaggistica affidabile e sicuro che ti consente di inviare e ricevere messaggi dal PC senza...

Perché le organizzazioni possono essere in perdita a causa di questi client IM?

Le applicazioni IM sono facili da usare, hanno un semplice processo di registrazione e hanno un sacco di funzioni per darti un'esperienza di comunicazione di persona. Inoltre, ti consente di condividere file e immagini e alcuni di essi spesso consentono anche la condivisione della posizione. Quindi, perché le organizzazioni non possono utilizzare queste funzionalità per svolgere le loro comunicazioni professionali quotidiane e la condivisione di file? Bene, ci sono degli svantaggi che possono comportare rischi per queste attività:

• La condivisione di file su server di terze parti può costarti la privacy dei dati

Qualsiasi informazione o file condiviso sul client IM interessato viene trasmesso dal mittente al destinatario, utilizzando pacchetti di dati, attraverso il server del client. Questi pacchetti contengono le informazioni trasmesse, che vengono archiviate per sempre con il client. Poiché questi client IM non sono interni, non hai alcun controllo sulla protezione della privacy dei file e non hai alcun controllo sulla loro accessibilità. Sarai completamente dipendente dagli operatori di messaggistica istantanea per garantire che i dati siano protetti da accessi non autorizzati. Sebbene molti client IM affermano che le informazioni sono sempre crittografate; tuttavia, chi può dirlo per davvero?

In qualità di proprietario o manager di qualsiasi organizzazione, sicuramente non vorrai che nessuna delle tue informazioni aziendali venga condivisa su server di terze parti. Mentre le società di messaggistica istantanea hanno affermato che i dati sono sempre protetti, i recenti incidenti di violazione dei dati e sorveglianza di intelligence non autorizzata sugli utenti dei client di messaggistica istantanea dicono il contrario.

• Mancanza di sicurezza dei dati

Fonte immagine: TechCrunch

Sebbene tu possa proteggere il tuo dispositivo da spyware e malware utilizzando i servizi firewall, non puoi semplicemente proteggere la linea di trasmissione tra il tuo dispositivo e il server client IM semplicemente utilizzando un firewall.

Internet è vasto ed è pieno di pericoli dannosi che possono danneggiare le tue attività web, anche ostacolando le tue conversazioni. I client IM richiedono la connettività alle reti pubbliche e, pertanto, i loro server archiviano ed elaborano pacchetti di informazioni da più reti in tutto il mondo. Questo server è molto soggetto ad attacchi di malware ed essere accessibile su qualsiasi rete pubblica rende ancora più rischioso fare affidamento su di essi per la sicurezza. In qualsiasi tentativo di hacking di successo, i tuoi dati sarebbero compromessi e, in seguito, potrebbero essere soggetti ad uso improprio e attività illecite.

• Per i clienti IM, la tua organizzazione sarebbe un prodotto

Fonte immagine: Messenger People

Le applicazioni client di messaggistica istantanea sono gestite da aziende e, proprio come le tue organizzazioni, hanno anche un modello di business. Queste aziende utilizzano le informazioni dell'utente per varie campagne di marketing e guadagnano denaro in cambio della condivisione di tali informazioni con inserzionisti pertinenti. Essendo un imprenditore, non si vorrebbe mai che le sue informazioni organizzative siano rese pubbliche a una fonte sconosciuta o non identificata.

• Problemi di backup e limitazioni di trasferimento

Fonte immagine: revisione delle soluzioni

A livello aziendale, ogni azienda vorrebbe mantenere un registro dei documenti contenenti importanti dati organizzativi. Questi dati vengono utilizzati come riferimento nelle future strategie aziendali. Ma nessuna applicazione di messaggistica ti fornirà mai un ampio spazio di backup. Inoltre, ogni applicazione client di messaggistica istantanea ha restrizioni sul limite di caratteri per i testi, nonché sulla dimensione dei file da trasferire. Per uno scopo organizzativo, queste restrizioni potrebbero costituire una barriera alla comunicazione e alla condivisione dei dati.

Nella maggior parte dei casi, un'organizzazione aziendale opterebbe per un servizio di backup su cloud separato oltre al client IM. Ciò rappresenterebbe nuovamente il rischio di utilizzare server di terze parti. Pertanto, i tuoi dati salvati rimangono sempre su un server cloud esterno e dipendi dai proprietari del server per la sua sicurezza. Quindi, qualunque cosa tu faccia, se il client di messaggistica istantanea che stai utilizzando non è interno, cioè costruito per soddisfare gli interessi solo dell'ufficio, la tua organizzazione continuerebbe ad affrontare questi problemi.

• Assistenza ai consumatori?

Fonte immagine: AnswerFirst

Dovrebbe esserci un punto interrogativo più grande dopo. Come singolo utente, affrontare problemi come la perdita di dati o gli errori del server non è un grosso problema. Ma essere in un'organizzazione, questi problemi possono costarti una fortuna. Un'organizzazione non può certo permettersi di perdere dati o far fronte alle sue attività quotidiane se il suo client di comunicazione vi rinuncia. I server di terze parti possono spesso affrontare problemi e talvolta vengono persino chiusi dalle loro società di amministrazione per tutti i tipi di motivi. Ora buona fortuna a destreggiarsi tra i loro esperti di servizi ai consumatori, mettendo allo stesso tempo a repentaglio il tuo lavoro e il tuo tempo.

• Accanto a Zero Control: frequenti modifiche e aggiornamenti

Fonte immagine: cablato

Le applicazioni client di messaggistica istantanea di terze parti hanno più di un utente. Pertanto, ci sono centinaia di altri consumatori di tali app e tutti hanno requisiti diversi. Ora la società proprietaria del client IM interessato apporterebbe modifiche o aggiornamenti in quell'app, secondo le esigenze della sua base di consumatori di maggioranza. Tu, in qualità di imprenditore, non puoi essere certo se tali aggiornamenti o modifiche soddisfino o meno i tuoi interessi.

Inoltre, i termini degli accordi, le politiche sulla privacy e gli accordi con l'utente vengono spesso modificati a tua insaputa. Gestire un'organizzazione senza alcun controllo sulla condivisione dei dati e sulla comunicazione organizzativa è un'attività rischiosa. Vale la pena rischiare?

• Possibilmente bassa partecipazione dei membri

Fonte immagine: cablato

Perché avresti bisogno di un client IM per il tuo ufficio? Mantenere ogni membro coinvolto connesso attraverso uno strumento comune e garantire che le decisioni e le informazioni organizzative siano raggiunte a tutti, senza alcuna discriminazione. Ora ci sono centinaia di applicazioni client di messaggistica istantanea là fuori. Non è possibile che tutti i membri dell'organizzazione utilizzino la stessa applicazione client di messaggistica istantanea. Quindi, alcuni di loro scaricheranno quell'app di messaggistica istantanea, a cui non sono interessati. Dal momento che non saranno volontariamente attivi lì, ciò influenzerebbe la partecipazione degli utenti.

• Non è solo per lavoro

Quali sono le applicazioni client IM più utilizzate; WhatsApp, Google Hangouts, Skype ecc.?

Destra?

Fonte immagine: Android Central

Nessuna di queste applicazioni si biforca tra le persone ufficiali e i tuoi contatti individuali. Se le tue connessioni personali sono disponibili nell'app utilizzata dalla tua organizzazione, verranno incluse nell'elenco dei contatti. Quindi ora, le tue conversazioni personali e professionali sono unite, rendendo la tua interfaccia e la gestione della comunicazione organizzativa un compito problematico.

Detto questo, è abbastanza chiaro che l'utilizzo di un server globale di terze parti e di un client di messaggistica istantanea per un uso organizzativo completo non è una buona opzione. Poiché queste applicazioni client di messaggistica istantanea sono gestite da società commerciali, non è mai probabile che soddisfino i tuoi interessi organizzativi con priorità. Inoltre, presentano tutti gli svantaggi che causerebbe un server fuori sede. Sottopone le tue informazioni al rischio di furto e abuso, ti tiene fuori controllo, limita i tuoi privilegi di trasferimento dei dati e, soprattutto, condivide i tuoi dati con estranei per i loro guadagni commerciali.

Pensi che in questo modo potrai gestire ed espandere un'attività sicura in futuro? Con così tanta sorveglianza sulle tue attività organizzative, questi client IM difficilmente ti aiuteranno a crescere. Quindi, è importante che tu, in qualità di imprenditore, trovi un'alternativa che possa risolvere i tuoi problemi una volta per tutte. 

I client di messaggistica istantanea interni hanno il potenziale per sostituire i messenger di terze parti . Poiché funzionano su server privati ​​e sono privi di qualsiasi interferenza di terze parti, potrebbero essere la migliore alternativa che le organizzazioni moderne possano scegliere.