Client di messaggistica istantanea (IM) interno: comunicazione organizzativa sicura

La comunicazione e le interazioni significative sono ciò che rende un'organizzazione più efficiente. Senza l'interazione dei membri, il posto di lavoro interessato difficilmente può offrire un risultato economico favorevole. Tuttavia, le comunicazioni e la condivisione delle informazioni tra i dipendenti richiedono un mezzo in grado di soddisfare lo scopo di un'efficace comunicazione organizzativa, nonché la condivisione di dati cruciali e aggiornamenti utili. Diverse organizzazioni utilizzano client di messaggistica istantanea come WhatsApp e Skype Chat per aiutare i propri membri a comunicare individualmente in gruppi. Tuttavia, molti di loro non si rendono conto dei pericoli che i client IM ospitati su Internet rappresentano per un'organizzazione e le informazioni associate condivise su queste app client IM di terze parti che sono ospitate su server esterni.

Per affrontare questi problemi, è importante che le organizzazioni trovino un modo per proteggere sia i dati dell'organizzazione e le informazioni sui dipendenti sia altri file e informazioni sensibili che condividono sul loro client IM preferito. Vediamo come un client IM interno può essere una soluzione migliore e più sicura per facilitare la comunicazione istantanea tra i membri in uno spazio ufficio.

In che modo la messaggistica istantanea interna è diversa dalle app di messaggistica istantanea di terze parti?

Fonte immagine: affari canadesi

I client di messaggistica istantanea di terze parti come Hangouts, WhatsApp e Skype ti consentono di comunicare e condividere informazioni offrendoti un mezzo di trasferimento tra il mittente e il destinatario. Quel mezzo sono i data center del client IM interessato, in cui sono archiviati tutti i dati e le chat che condividi sull'app. Fondamentalmente, tutti i file che condividi, le strategie organizzative di cui parli e tutte le informazioni che trasmetti utilizzando quel client IM vengono trasferiti ai server client IM e sono archiviati lì sotto forma di database.

Ciò mette tali informazioni a rischio di furto e dirottamento. Un'altra preoccupazione sollevata da molti revisori è che i dati dovranno passare attraverso le reti pubbliche e, su Internet, nessuno può dire con certezza che questi dati non verranno intercettati da hacker e governi indiscreti, che potrebbero abusarne.

D'altra parte, le app client di messaggistica istantanea interna funzionano solo per il tuo ufficio. A differenza dei server di app client di messaggistica istantanea di terze parti, i servizi di messaggistica istantanea interni sono collegati solo alla rete dell'ufficio. Ciò significa che i dati condivisi tra il mittente e il destinatario su tali app client di messaggistica istantanea vengono trasmessi tramite il server, installato all'interno della posizione di lavoro. Ciò ti consente di conservare i tuoi dati condivisi all'interno della tua organizzazione su un server affidabile, che non è connesso a una rete pubblica.

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Come funzionano i client IM interni?

Il processo è quasi lo stesso dei server client IM di terze parti, anche se con piccole differenze. In primo luogo, il server di messaggistica istantanea qui si trova nel tuo spazio ufficio anziché nella società proprietaria di un'altra app di messaggistica istantanea di terze parti. Questo rende te, o qualsiasi persona nominata nell'amministrazione IT della tua organizzazione, il controller-amministratore del tuo client IM interno. Ora, per utilizzare l'app client di messaggistica istantanea, all'utente interessato verranno forniti un nome utente e una password appositamente generati (che possono essere modificati in seguito).

Una volta inserita la password, il server interno caricherà direttamente l'account dell'utente con l'elenco dei membri che lavorano all'interno dell'organizzazione, che formeranno la tua lista di amici in ufficio personalizzata. Il resto del processo è esattamente lo stesso. Il mittente digita un messaggio, che viene trasmesso al server interno e quindi trasferito al destinatario. E tutto ciò avviene in pochi secondi, così non ti impossessa mai dell'intera trasmissione, permettendoti così di dare e ricevere risposte immediate.

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L'app client di messaggistica istantanea interna che funziona su un server interno connesso a una rete privata ti consente di mantenere i tuoi dati all'interno delle mura della tua postazione di lavoro. Ma non è tutto ciò che ti offre un servizio di messaggistica istantanea interno.
Quali vantaggi offrono i client IM interni e ospitati rispetto alle app client IM di terze parti

Perché un'organizzazione dovrebbe utilizzare un client di messaggistica istantanea interno rispetto a un servizio di messaggistica istantanea di terze parti facilmente e gratuitamente disponibile? Ecco un elenco di tutti i vantaggi che ti aiuteranno a capire perché i messenger di terze parti, nonostante le funzionalità che offrono, non sono adatti alle organizzazioni:

1. La condivisione delle informazioni diventa più sicura

Le informazioni sui pacchetti che condividi su un'app client di messaggistica istantanea interna sotto forma di un'immagine o di un documento vengono trasmesse solo attraverso la rete dell'ufficio e vengono archiviate su un server prima di essere trasmesse al destinatario. Poiché i dati condivisi rimangono all'interno della rete e dei server di tua proprietà e non sono con una società di terze parti, non devi preoccuparti della possibilità di accessi non autorizzati o abuso di informazioni.

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2. Tu, in qualità di proprietario, hai il controllo e il monitoraggio delle informazioni condivise

In qualità di imprenditore, sicuramente non vorrai che nessuno gestisca in modo errato i dati dell'organizzazione o condivida file non autorizzati tramite chat. Non puoi presumere nulla in questo senso su un client IM di terze parti; tuttavia, l'utilizzo di un servizio di messaggistica istantanea interno in esecuzione su un server dell'ufficio ti consentirebbe di controllare regolarmente le informazioni e i dati che vengono costantemente condivisi tramite l'app. Ciò ti aiuterebbe a evitare che l'incitamento all'odio e la comunicazione non etica si diffondano all'interno dell'organizzazione.

3. Gestione del database preferita

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Invece di lasciare il database del tuo server raccolto da tutte le attività sul client IM a una società di terze parti, un messenger interno ti consentirà di mantenere quel database all'interno dei locali dell'ufficio. Puoi quindi fare in modo che i tuoi ragazzi IT organizzino il database secondo la tua scelta, il che renderebbe anche più gestibile il recupero e l'archiviazione dei dati. Questi dati organizzati possono essere ulteriormente utilizzati in retrospettiva per servire interessi organizzativi per scopi di ricerca.

4. Puoi proteggere i tuoi dati con uno qualsiasi dei tuoi metodi firewall preferiti

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Con le applicazioni IM di terze parti, è necessario dipendere dagli sviluppatori del cliente e dai proprietari aziendali per la sicurezza dei server. Un singolo difetto da parte loro può portare a una violazione e può lasciare i tuoi dati non protetti e vulnerabili fuori dal tuo controllo. Tuttavia, un server interno può essere protetto da qualsiasi firewall che scegli come proprietario e può essere tenuto al sicuro secondo i tuoi termini e condizioni. Pertanto, puoi decidere quanto vuoi proteggere i tuoi server da attacchi di malware e spyware.

5. I tuoi dati sono tuoi per l'uso

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I clienti IM di terze parti possono utilizzare i tuoi dati e vendere informazioni ottenute da essi a inserzionisti e operatori di marketing digitali per aiutarli a procurarsi consumatori in cambio di commissioni o pagamenti diretti. Sebbene molte di queste attività siano proibite dalla legge, i clienti IM si dedicano a tali attività in una certa misura e anche con il tuo permesso (che dai accettando i loro suddetti termini e condizioni).

Tuttavia, avendo un'app di messaggistica istantanea interna, con il controllo completo dell'amministratore, puoi scegliere i tuoi termini e condizioni e rimuovere tutte le possibilità di utilizzo non autorizzato e irrilevante dei tuoi dati.

6. Nessun problema di spazio, finché non lo esaurisci alla tua base

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Ogni app client IM ha uno spazio cloud limitato dedicato a un account specifico. Oltre a ciò, devi optare per servizi web e cloud di terze parti separati o pagare per spazio extra. Ma, quando si tratta di client IM interni, lo spazio è limitato solo se decidi di non espanderlo. I server hanno dischi rigidi dedicati installati al loro interno. Per consentire l'archiviazione di più dati sul server, è sempre possibile avere più unità dedicate o unità con spazio su disco maggiore installate nel server. In questo modo, puoi sempre avere sempre più registri di chat memorizzati sul tuo server IM senza problemi di pagare per spazio extra.

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7. Controllo sulle modifiche nell'app di messaggistica istantanea

Le società di terze parti potrebbero considerare l'interesse generale dei consumatori mentre apportano modifiche e aggiornamenti ai propri client di messaggistica istantanea. Tuttavia, disporre di un'app client di messaggistica istantanea interna consente di avere l'autorità completa sui criteri utente, gli aggiornamenti e le relative limitazioni. Puoi impostare tutto ciò secondo i requisiti della tua attività e scopi organizzativi e, quindi, codificare il messenger interessato in base alle realizzazioni dei tuoi interessi commerciali. Ciò significa nessun aggiornamento non necessario, funzionalità indesiderate (in base all'utilizzo aziendale) e libertà da termini e politiche del contratto utente limitati.

8. Dedicato solo all'uso organizzativo

Un client IM interno sarebbe qualcosa che funzionerebbe solo sui sistemi per ufficio. Dal momento che sarà collegato ai server e alle reti dell'ufficio, non è possibile utilizzarlo in remoto per comunicazioni personali. Ciò ti consentirebbe di avere un'app client IM dedicata separata per la tua comunicazione aziendale e organizzativa, che sarebbe anche obbligatoriamente installata in ogni computer in uso. Essendo limitato ai sistemi dell'ufficio e all'elenco di amici che comprende solo i membri dell'organizzazione, l'app client IM interessata sarebbe completamente dedicata solo alle comunicazioni aziendali e alla condivisione delle informazioni e non vi sarebbe alcuna interferenza dei contatti personali e delle comunicazioni personali su un IM aziendale app.

9. Partecipazione completa

Un'app client IM interna stabilirebbe un mezzo di comunicazione comune tra i membri, che sarebbe accessibile dai sistemi assegnati. Inoltre, sarebbe separato dalle app di messaggistica istantanea di terze parti accessibili in remoto e, pertanto, sarebbe aperto solo per le comunicazioni dell'ufficio. Pertanto, verrebbe utilizzato obbligatoriamente da tutti i membri poiché rimarrebbe l'unico luogo per raccogliere tutti gli aggiornamenti organizzativi e andare d'accordo con i colleghi.

Con la velocità di comunicazione in rapida crescita, la messaggistica istantanea è un modo importante per avere un ufficio connesso. Consente alla task force di comunicare tra loro istantaneamente, condividere dati e file, ottenere risposte e risposte su base quasi immediata. Detto questo, è importante ricordare che la corsa alla velocità non significa compromettere la sicurezza e la santità dei dati organizzativi. Ci sono molteplici ricadute nell'utilizzo di un servizio di terze parti, la più importante delle quali è il fatto che sono di proprietà e controllati da una terza parte!

Le organizzazioni dovranno connettersi a reti pubbliche, per accedere a server di terze parti, per le loro comunicazioni interne. Con i crescenti problemi di privacy e sicurezza e l'atteggiamento lassista di questi fornitori di servizi di comunicazione di terze parti, è imperativo scegliere il mezzo giusto per la comunicazione interna. Prova oggi stesso un client di messaggistica istantanea self-hosted!