Come prevenire imbarazzanti momenti di riunione online

La possibilità di tenere riunioni online da remoto a casa può essere molto conveniente. Ma introduce anche un intero elenco di opportunità per momenti molto imbarazzanti.

Se hai bambini, animali domestici, neonati o persino una finestra dietro di te che mostra l'aria aperta, hai tutti gli ingredienti di una ricetta per il disastro.

In questo articolo tratteremo alcuni dei problemi più comuni che potrebbero portare a riunioni online imbarazzanti e come prevenirli.

Riunioni online: cosa potrebbe andare storto?

Uno degli esempi più famosi di un momento così imbarazzante è accaduto al professor Robert Kelly quando è stato intervistato in diretta televisiva dalla BBC.

Uno dei bambini piccoli di Kelly è entrato nel suo ufficio, a metà colloquio, e così ha fatto il suo bambino in un deambulatore. Alla fine, la sua frenetica moglie corre nella stanza per estrarre i bambini dalla stanza.

Non solo questo è stato un imbarazzante momento di incontro online, ma si è svolto in diretta ed è stato trasmesso in tutto il mondo a milioni di spettatori.

Prevenire imbarazzanti momenti di incontro online

Ci sono modi in cui puoi configurare il tuo spazio di lavoro, il tuo computer e la riunione stessa per ridurre le probabilità di eventi sfortunati.

Se segui tutte queste linee guida, puoi essere certo che tutte le tue riunioni online si svolgeranno senza intoppi e senza momenti "memorabili".

Blocca la fotocamera quando non in uso

Ci sono molti motivi di sicurezza per cui dovresti tenere la tua webcam coperta a meno che non sia in uso. Ma a parte la sicurezza, non vuoi nemmeno mostrare il tuo video all'inizio di una riunione online prima che tu sia pronto.

Ci sono state storie di persone sorprese ad andare in bagno durante una riunione perché la loro webcam era puntata verso una porta del bagno aperta. 

Questo può accadere per molteplici motivi.

• La webcam si accende automaticamente all'ora di inizio della riunione
• Dimentichi che la videocamera è accesa durante una riunione
• Pensavi che la riunione fosse terminata ma la videocamera è ancora accesa mentre le persone sono connesse

Il modo più semplice per prevenire tutti questi scenari è utilizzare la copertura del cursore sulla tua webcam, se ne ha una. In caso contrario, tieni a portata di mano del nastro da tenere sopra la videocamera quando non è in uso.

Usa le tende su Windows sullo sfondo

Windows potrebbe essere ottimo per far entrare la luce nel tuo ufficio, ma quando sei in una riunione online possono causare molti problemi.

Esistono diversi scenari che possono creare imbarazzo con Windows, quindi esploriamo i tre principali.

Sembri un cattivo

Immagina che qualcuno si presenti a una riunione e appaia solo come un'ombra in una stanza buia. Quale sarebbe la tua prima impressione su quella persona?

Alla maggior parte delle persone verrebbe in mente un numero qualsiasi di film in cui un cattivo è seduto in una tana sotterranea, tramando il loro prossimo piano malvagio.

La luce che entra da una finestra gioca brutti scherzi alla maggior parte delle webcam e le costringe a filtrare automaticamente la luce, facendo apparire l'intera stanza molto più buia di quanto non sia in realtà.

Il modo più semplice per risolvere questo problema è vestire tutte le finestre dietro di te con le tende e tenere sempre le tende o le tende chiuse durante le riunioni.

Gli animali adorano le finestre

Anche gli animali domestici adorano le finestre e gli animali domestici e le riunioni online raramente si combinano molto bene.

Se noti che le persone nella riunione ridacchiano o ridacchiano mentre parli, potresti dare un'occhiata dietro di te.

Le probabilità sono piuttosto buone che il tuo gatto non abbia buone intenzioni.

Se sei pronto per iniziare una riunione online, fai uscire tutti i tuoi animali domestici dalla stanza in modo che non si nascondano sul davanzale della finestra pronti a metterti in imbarazzo durante la videoconferenza.

Nota: chiudere la porta dell'ufficio (e chiuderla a chiave) può tenere fuori animali domestici indesiderati e altri ospiti non invitati.

Gli spazi aperti non sono sempre piacevoli

L'altro problema con le finestre sono le cose che accadono dall'altra parte di quelle finestre.

Vuoi davvero che i tuoi colleghi o altri partecipanti alla riunione vedano il tuo vicino falciare il prato fuori in pigiama? 

Non sai mai chi o cosa passerà davanti alla finestra, quindi questo è un altro motivo per assicurarti che la finestra dietro di te abbia le tende e che tu le usi.

Accendi l'illuminazione

Parlando di illuminazione, un ufficio ben illuminato è il miglior video durante una conferenza web. Il modo migliore per ottenere un'illuminazione perfetta è posizionare la scrivania in modo che ci sia una finestra (con le tende aperte) dietro il monitor che stai affrontando o di lato. 

La luce naturale proveniente dalle finestre laterali fa l'opposto di una finestra dietro di te. Invece di forzare la webcam a filtrare la luce, emette luce naturale su di te affinché la videocamera la riprenda.

Se non hai una finestra posizionata nel modo giusto nel tuo ufficio, la prossima soluzione migliore è accendere tutte le plafoniere che hai.

Meglio ancora, usa le luci Philips Hue e impostale sull'impostazione più luminosa.

Mettere in ordine prima delle riunioni

Secondo uno studio del 2018 dell'Università del Michigan , gli psicologi hanno scoperto che le persone sviluppavano opinioni negative sulle persone solo per lo stato del loro ufficio.

Questa scoperta non è sorprendente. Tuttavia, è un peccato se hai lavorato duramente tutta la settimana e non hai avuto il tempo di ripulire lo spazio intorno a te prima di quella riunione video online.

La soluzione semplice è programmare almeno 15 minuti nel calendario prima dell'inizio della videoconferenza. Passa quel tempo a raccogliere tutto il disordine dietro di te. Almeno ripulisci tutto ciò che la telecamera può vedere.

Potrebbe non significare che l'intera stanza sia pulita o che il tuo desktop non sia ancora ingombro, ma se le persone che partecipano alla riunione non riescono a vedere il disordine, non lo sapranno meglio.

Oh i suoni che facciamo

Il suono può essere il tuo peggior nemico durante una videoconferenza. Ci sono tutti i modi in cui il tuo microfono può metterti in imbarazzo. 

Prendi in considerazione l'idea di dimenticare che il microfono è acceso e di eseguire una delle seguenti operazioni:

• Mangiare patatine o qualcos'altro croccante e rumoroso
• Borbottare sottovoce qualcosa di negativo su un collega che tutti possono sentire
• Avere una conversazione personale con il tuo coniuge o un altro membro della famiglia
• Emettere suoni corporei imbarazzanti

Tutti questi scenari potrebbero variare da leggermente umoristici a dolorosamente imbarazzanti. 

Qual è la soluzione? Verifica sempre di essere disattivato all'inizio della riunione, a meno che tu non abbia bisogno di parlare, e tieni d'occhio lo stato del microfono durante la riunione. 

Ancora meglio, configura le impostazioni del software per videoconferenze in modo che il microfono rimanga disattivato automaticamente all'inizio della riunione.

In Skype, puoi trovare questa impostazione nel menu Impostazioni , sotto Audio e video . Assicurati solo che Riattiva audio per le chiamate in arrivo sia disattivato.

La maggior parte delle principali applicazioni di videoconferenza ha un'impostazione simile per il microfono.

Altri consigli utili

Tenere a mente tutti i consigli di cui sopra assicurerà che le tue videoconferenze procedano senza intoppi e senza intoppi. 

Ci sono alcuni altri suggerimenti che possono aiutarti con le tue videochiamate:

• Condivisione di schermate : quando condividi lo schermo, non selezionare il pulsante di condivisione prima di vedere evidenziata la schermata corretta. Tutte le principali app per conferenze online evidenziano lo schermo che hai selezionato in modo da sapere sempre quale schermo condividerai. Condividere lo schermo sbagliato potrebbe portare le persone a vedere cose che non vorresti che vedessero.
• Notifiche imbarazzanti : non c'è niente di peggio di un collega che ti invia un messaggio personale mentre condividi lo schermo durante una riunione. Disabilita le notifiche di Windows prima di ogni videoconferenza.
• Posizionamento della finestra : un errore comune che le persone commettono è posizionare la finestra di chat con i volti di tutti su uno schermo lontano dalla webcam. Invece, posizionalo sullo stesso schermo in modo che sembri guardare direttamente le persone.
• Sfondi virtuali : la maggior parte delle app come Zoom e Skype ora ti consente di scegliere uno sfondo virtuale. Puoi scegliere qualcosa dai preset oppure puoi scaricare la tua immagine e usarla come sfondo. Alcune app ti consentono anche di sfocare lo sfondo, quindi se sei bloccato con uno sfondo scadente per la tua chiamata, prendine uno virtuale.

Hai mai avuto momenti imbarazzanti durante le tue videoconferenze? Ci piacerebbe sentire la tua storia nella sezione commenti qui sotto.