Come tenere traccia delle modifiche in Google Documenti

Google Docs fa parte della suite Google di strumenti di produttività basati su cloud. Semplifica la collaborazione sui documenti e la condivisione con altri. Ti mostriamo come tenere traccia delle modifiche in Documenti in modo che tu possa vedere cosa c'è di diverso nell'ultima versione.

La differenza con i cambi di traccia di Word

In Microsoft Word, la collaborazione sui documenti avviene in modo seriale. Una persona abilita "Rileva modifiche", lavora su un documento, termina la modifica e invia il documento alla persona successiva per la revisione. Quella persona può rivedere le modifiche rilevate e apportare modifiche, creando così più versioni dello stesso documento.

In Google Docs non ci sono più versioni di un documento, solo una singola copia nel cloud, che può essere modificata contemporaneamente da più utenti.

Se vuoi conoscere altre differenze, dai un'occhiata a Google Docs vs. Microsoft Word: quali sono le differenze?

Ricordati di condividere il tuo documento

Se desideri tenere traccia delle modifiche in un documento Google in modo che un'altra persona possa rivederle, devi condividere il documento con quella persona. 

Per condividere un documento con un'altra persona:

1. Seleziona il pulsante Condividi in alto a destra nel documento Google.

1. Digita l' indirizzo email della persona in Aggiungi persone e gruppi .

1. Dopo aver aggiunto l'elenco delle persone, scegli il loro ruolo nel menu a discesa a destra .

1. Seleziona o deseleziona la casella che notifica loro che hai condiviso il documento.

1. Scrivi una nota esplicativa se necessario.

1. Seleziona Invia .

Controllare la cronologia delle revisioni del documento

Google Documenti tiene traccia della cronologia di un documento dal momento in cui è stato creato. Quindi, anche se dimentichi o non sai come tenere traccia delle modifiche nel tuo documento Google, puoi sempre cercarle utilizzando la cronologia delle revisioni del documento:

1. Apri il tuo documento Google .
2. Seleziona File > Cronologia versioni > Visualizza cronologia versioni .

1. Nel riquadro di destra, vedrai l'ora, la data e l'autore di ogni sessione di revisione per quel documento. Puoi fare clic su uno qualsiasi di questi e vedere le modifiche apportate da ciascun editor.

1. Facendo clic sui tre punti verticali su qualsiasi versione creata automaticamente, puoi scegliere di assegnare un nome a una particolare versione o di crearne una copia come nuovo documento Google separato.

1. Puoi anche ripristinare il documento a qualsiasi versione precedente se qualcuno ha apportato modifiche distruttive al testo.

Usa la modalità Suggerimenti

La modalità di suggerimento è la funzione più vicina per tenere traccia delle modifiche che troverai in Google Documenti. Questo è molto utile quando sei stato invitato a modificare un documento scritto da qualcun altro.

Quando utilizzi la modalità Suggerimenti:

• Vedrai le modifiche apportate in un colore diverso. 
• Vedrai anche quelle modifiche riassunte come commenti sul lato destro del documento. 
• Tu e altri editor potete scambiare messaggi di chat sulle singole modifiche all'interno di quei fumetti di commento. 
• Quando hai concordato una modifica, seleziona semplicemente il segno di spunta per accettarla, in alternativa seleziona la X per rifiutarla.

Ecco un esempio di come appare:

Attivare la modalità Suggerimenti è facile:

1. Seleziona il menu a discesa con l' icona della matita .

1. Scegli Suggerimenti o fai clic su questo pulsante di scelta rapida verde quando passi con il mouse su una pagina.

Ora sei pronto per apportare le modifiche desiderate al documento senza alterare in modo permanente il testo.

Lascia commenti per altri utenti

Oltre ai suggerimenti automatici, puoi anche lasciare commenti per altri editor e scrittori per dare più contesto ai tuoi suggerimenti.

Per lasciare un commento:

1. Apri il documento Google .

1. Evidenziare il testo che si desidera commentare o posizionare il cursore nel punto in cui si desidera lasciare un commento.

1. Selezionare Inserisci > Commento o utilizzare la scorciatoia blu "+" che si apre a destra della pagina quando ci si passa sopra con il mouse.

1. Digita il tuo commento e quindi seleziona il pulsante Commento .

Ricorda che puoi taggare altri editor usando il simbolo @. Puoi anche utilizzare la funzione di chat dal vivo se altri scrittori sono online contemporaneamente a te.

Scarica il tuo documento come file Word

Puoi convertire i suggerimenti in revisioni scaricando il tuo documento Google come documento Word. Una volta aperti in Word, i suggerimenti verranno visualizzati come modifiche rilevate, con tutti i commenti conservati. Ecco come farlo:

Seleziona File > Scarica > Microsoft Word .

Nota: il documento scaricato è ora indipendente da Google Doc nel cloud. Nessuna modifica apportata a quel documento si rifletterà nella versione cloud. Se desideri condividere le modifiche del documento Word, dovrai caricarlo come nuovo documento Google e condividerlo da zero.

Non è consigliabile apportare modifiche in Word e Documenti in questo modo poiché può richiedere molto tempo, introdurre problemi di formattazione e creare confusione. Una buona alternativa è utilizzare Microsoft 365 , che include funzionalità e collaborazione simili basate su cloud.

Non perdere mai più le tracce

Ora puoi tenere traccia e condividere le modifiche in Google Documenti. Ricorda solo di condividere questo articolo con qualsiasi altro editor che lavora su un documento con te poiché tutti devono attivare la modalità di suggerimento in modo indipendente.