8 hack tecnologici essenziali sul posto di lavoro

Non sembra mai esserci una fine alle e-mail, alle chiamate e alle attività che devono essere eseguite in un giorno. È praticamente impossibile rimanere al passo con il proprio lavoro senza un piccolo aiuto. Abbiamo creato un elenco di 8 hack essenziali sul posto di lavoro incentrati sulla tecnologia per aumentare la produttività mantenendo la tua sanità mentale.

1. Imposta il tuo telefono su "Non disturbare"

Quasi tutti hanno l'istinto di controllare immediatamente il telefono quando sentono la vibrazione in tasca o sentono il leggero ping del telefono. La semplice impostazione del telefono su Non disturbare durante i momenti chiave della giornata può aiutare a eliminare le distrazioni non necessarie.

È probabile che qualunque cosa fosse può aspettare.

2. Usa "Voce in testo" per dettare

Poche persone possono digitare velocemente quanto sono in grado di parlare. Utilizzando software come Dragon o Watson di IBM, sarai in grado di svolgere le tue attività in modo molto più efficiente.

Attualmente sono disponibili diverse versioni. Quindi, anche se sei in un settore che ha un sacco di vernacolo o gergo specifico, come il campo medico, puoi comunque averne uno che riconosca ogni parola che dici.

3. Usa filtri o occhiali per la luce blu

Questo hack può essere un vero toccasana. Un numero crescente di  studi  sta dimostrando che la quantità di tempo che gli esseri umani trascorrono davanti a sorgenti che emettono luce blu può avere effetti negativi. Questi possono variare da mal di testa e affaticamento degli occhi a problemi di sonno.

Occhiali a luce blu o filtri per monitor possono aiutare ad alleviare questi problemi con un costo minimo.

4. Utilizzare i programmi di chiamata in conferenza online

Programmi come Slack e Whatsapp possono essere un enorme vantaggio per la produttività di un team. Offrono la possibilità di essere sempre connessi. Ora, non c'è attesa per un'email di risposta. Puoi impostare singoli gruppi per includere solo i membri del team necessari. Poiché esistono applicazioni desktop e mobili, puoi organizzare riunioni indipendentemente da dove si trova attualmente il tuo team.

Se è necessaria una videochiamata, sono disponibili numerose opzioni tra cui MS Team, Zooom o Skype for business. Tutti offrono formati facili da usare in modo che il tuo team possa lavorare insieme.

5. Condividi i calendari di Outlook

Questo trucco è probabilmente uno dei più facili da trascurare. Ogni volta che c'è una riunione, cercare di trovare il momento più opportuno può essere una seccatura. Condividendo semplicemente un calendario di Outlook, ogni membro del team sarà in grado di vedere cosa stanno facendo gli altri membri. Ciò ridurrà la quantità di comunicazione necessaria per pianificare le riunioni e, come bonus aggiuntivo, sarà un modo semplice per ricordare il compleanno di tutti.

6. Utilizzo delle macro per semplificare il flusso di lavoro

L'uso delle macro può davvero aiutare a semplificare le attività ripetitive che fanno parte della tua giornata. Microsoft Suite e Google Docs sono entrambi in grado di eseguire macro personalizzate. Dedica qualche minuto a imparare cosa possono fare per te e puoi vedere la tua produttività aumentare rapidamente.

7. Crea elenchi di attività prioritarie ogni giorno

Creando un elenco di attività prioritarie per te e il tuo team, puoi assicurarti che tutti siano al lavoro.

Ci sono molte app che ti aiuteranno a farlo. Cerca semplicemente il tuo app store preferito. Quindi inizia creando un elenco di tutto ciò che deve essere fatto con la scadenza per ogni voce. Quindi, dividi gli elementi in per categorie; urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante e né importante né urgente.

Una volta fatto questo, sarà facile decidere cosa deve essere fatto e cosa può aspettare. Ammettiamolo: molto di quello che possiamo fare sono le cose che possono aspettare.

8. Prenditi delle pause tecnologiche

Sebbene questo non sia tecnicamente un hack tecnologico, è un ottimo hack mentale. Una volta ogni ora, fai una breve pausa. Alzati dalla scrivania e allungati o cammina verso il refrigeratore d'acqua. Semplicemente allontanandoti dalla tecnologia per alcuni minuti, puoi ripristinare e saltare all'attività in modo molto più efficace.

C'è una chiave per questo hack, però. Non prenderti una pausa dalla tecnologia andando al telefono o controllando la posta elettronica.

Questa è una pausa dal compito, non una pausa dalla tecnologia. Fai un tentativo e se non hai voglia di alzarti una volta ogni ora, prova la regola del  20-20-20 . Questo è prendersi una pausa ogni 20 minuti per concentrarsi su qualcosa che si trova a 20 piedi di distanza per 20 secondi. Concentrarsi semplicemente su qualcosa di più lontano per alcuni secondi può aiutarti a rimanere concentrato.

Pensieri finali

Nel mondo di oggi stiamo tutti cercando di essere il più efficaci possibile. Prova questi hack. Vedrai assolutamente un aumento della tua produttività.