In uno spazio di lavoro, la posta elettronica diventa un mezzo comune di comunicazione e condivisione di rapporti di lavoro. In molti casi, le e-mail che vengono passate ai colleghi hanno lo stesso contenuto scritto nel corpo dell'e-mail, solo che gli allegati sono diversi.
Possono essere e-mail di congratulazioni, e-mail di auguri o e-mail su cui gli utenti inviano rapporti e documenti con lo stesso contenuto dell'e-mail: "Trova i file allegati a questa e-mail.
Nel corso del tempo, diventa fastidioso scrivere ripetutamente la stessa e-mail o addirittura copiarla ogni volta che si compone una nuova e-mail.
Puoi salvarti da tutto questo trambusto utilizzando i modelli di email, che creano un modello di email che può essere inviato più e più volte a utenti diversi. Questo ti farà risparmiare un po' di tempo durante la composizione dell'email e forse non ti darà più fastidio.
Ulteriori informazioni: Come disabilitare Google Meet nell'app Gmail e nel Web
Ecco come puoi abilitare i modelli di email in Gmail e utilizzarli per una migliore efficienza :
Come abilitare i modelli nella posta elettronica?
I modelli sono disabilitati per impostazione predefinita sul tuo account Gmail. Devi abilitarlo tramite le impostazioni avanzate di Gmail prima di iniziare a usarlo. Segui questa procedura in ordine sequenziale per abilitare i modelli su Gmail:
Fase 1: Andate a Impostazioni Cog tasto in alto a destra della barra delle applicazioni di Gmail.
Passaggio 2: dal menu a discesa, selezionare l'opzione Vedi tutte le impostazioni .
Passaggio 3: da lì, vai almenu Avanzate delle impostazioni di Gmail.
Passaggio 4: scorrere verso il basso il menu. Lì vedrai l'opzionedel modello impostata come Disabilitato Fare clic sulpulsante Abilita .
Passaggio 5: salvare le nuove impostazioni .
Ulteriori informazioni: Come lavorare con le attività su Gmail?
Come creare modelli di posta elettronica su Gmail?
I modelli e-mail vengono salvati composti da e-mail che hanno lo stesso contenuto nel corpo dell'e-mail. Queste e-mail composte possono essere utilizzate ripetutamente senza essere digitate più e più volte e, invece, possono essere direttamente estratte dall'elenco dei modelli. Ecco come crearne uno per migliorare la tua produttività su Gmail :
Passaggio 1: fare clic sulpulsante Componi .
Passaggio 2: redige la tua e-mail digitando il contenuto dell'e-mail.
Passaggio 3: ora, prima di salvare la bozza, fai clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'email.
Passaggio 4: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Salva bozza come modello .
Passaggio 5: fare clic su Salva come nuovo modello Poiché questo è il primo modello mai creato, non è possibile sovrascriverne uno vecchio (ci arriveremo più avanti in questo articolo).
Passaggio 6: inserisci il nome del tuo modello e fai clic su Salva. Il tuo nuovo modello è stato creato.
Ulteriori informazioni: Come utilizzare la funzione di scorrimento su Gmail?
Come sovrascrivere un modello precedente?
La sovrascrittura di un modello consente di modificare il contenuto dell'e-mail di un particolare modello e di salvarlo sul modello salvato in precedenza senza crearne uno nuovo. Ecco come sovrascrivere un modello in Gmail:
Passaggio 1: fare clic su Componi e redigere un'e-mail modificata con nuovi contenuti.
Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.
Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Salva bozza come modello .
Passaggio 4: da lì, in Sovrascrivi modello , fai clic sul nome del modello di email salvato in precedenza.
Passaggio 5: fare clic su Salva .
Ulteriori informazioni: Come utilizzare le e-mail di archivio di Gmail?
Come inserire il modello per usarlo?
L'inserimento di un modello è un processo semplice. Vedrai come l'utilizzo di un modello per la posta elettronica può essere sia un risparmio di tempo che uno stress:
Passaggio 1: iniziare a comporre l'e-mail .
Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.
Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Inset Template.
Ora, il modello selezionato verrà aggiunto alla tua nuova email. Puoi formattarlo ulteriormente e allegare i documenti richiesti prima di inviarlo al destinatario. In questo modo, sei salvato dal fastidio di digitare il contenuto obbligatorio ancora e ancora.
Leggi di più: Come sbarazzarsi delle e-mail promozionali su Gmail?
Come eliminare un modello di posta elettronica su Gmail?
L'eliminazione di un modello è la scelta giusta se non vuoi più utilizzarlo. Ecco come puoi eliminare un modello Gmail quando non ti è utile:
Passaggio 1: iniziare a comporre l'e-mail .
Passaggio 2: fare clic sui puntini di sospensione verticali (pulsante a tre punti) in basso a destra nella casella di composizione dell'e-mail.
Passaggio 3: fare clic su Modelli e , dal menu laterale risultante, fare clic su Elimina modello.
Passaggio 4: nel passaggio successivo, fai clic sul nome del modello che desideri rimuovere in modo permanente.
In questo modo, i modelli Gmail possono essere di grande aiuto per gli utenti che devono inviare email quotidiane per lavoro o magari per uso personale con lo stesso contenuto.
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