Come archiviare automaticamente le email in Gmail

Esistono molti modi per organizzare la posta in arrivo di Gmail e mantenerla ordinata. Se ricevi decine o centinaia di e-mail ogni giorno, devi fare uno sforzo consapevole per mantenere le cose organizzate. Un modo per farlo è archiviare le tue email . Se stai utilizzando Gmail, segui i passaggi seguenti per portare a termine il lavoro.

Come archiviare automaticamente le email in Gmail

Usa etichette e filtri per archiviare le tue email

Per archiviare automaticamente le tue email in Gmail, devi creare etichette specifiche . Puoi quindi utilizzare quelle etichette per creare filtri che sposteranno automaticamente le tue e-mail in una cartella particolare. Pensa a quella cartella come all'archivio per quella specifica categoria di email.

Come archiviare automaticamente le e-mail utilizzando etichette e filtri

1. Vai su  Gmail e seleziona  Impostazioni .
2. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni .
3. Seleziona la   scheda Etichette .
4. Quindi scorri verso il basso fino a Etichette e seleziona  Crea una nuova etichetta.
5. Aggiungi il nome della nuova etichetta e premi il pulsante Crea  .

   

6. Quindi, apri uno dei messaggi che desideri archiviare.
7. Fare clic su Altre opzioni ( i tre punti ) e selezionare Filtra messaggi come questo .

   

8. Gmail recupererà tutte le email da quel mittente. Puoi filtrare ulteriormente i messaggi in base a parole specifiche.
9. Premi il pulsante Crea filtro per creare un filtro specifico per quelle e-mail.

   

10. Seleziona l'etichetta di archivio che hai creato in precedenza. Puoi anche selezionare una categoria specifica per le tue email.

    

11. Salva le modifiche.

D'ora in poi, tutte le email che soddisfano i criteri verranno automaticamente inviate alla tua cartella di archivio.

In alternativa, puoi anche utilizzare le opzioni "Archivia" o "Invia e archivia" per archiviare le tue e-mail.

Archivia tutte le tue email

1. Avvia Gmail e accedi al tuo account.
2. Fare clic sul campo Cerca e filtrare le email che si desidera archiviare utilizzando il seguente formato:
   • etichetta: posta in arrivo più vecchio di: Xd
   •  label:inbox più vecchio di:Xm
   •  label:inbox più vecchio di:Xy .
     • X è il numero di giorni, mesi o anni che desideri utilizzare per filtrare le tue email. Ad esempio, se desideri archiviare le email che risalgono a più di 40 giorni fa, inserisci label:inbox old_than:40d .
3. Premi Invio per elencare le email filtrate.
4. Seleziona tutte le email. Se hai più di 50 email che corrispondono alla ricerca, fai clic su Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono alla ricerca .
5. Quindi premi il pulsante Archivia .

⇒ Nota : puoi filtrare le tue e-mail per giorni, mesi e anni. Ad esempio, se desideri archiviare le email che hanno più di 3 mesi, usa label:inbox old_than:3m . Se desideri archiviare le email più vecchie di un anno, usa label:inbox old_than:1y .

Usa l'opzione Invia e archivia

Puoi anche utilizzare la funzione Invia e Archivia. L'opzione è disponibile accanto al pulsante Invia e invia automaticamente le tue e- mail all'etichetta Tutti i messaggi. Gmail sposta automaticamente l'e-mail nella tua casella di posta quando qualcuno risponde.

Per abilitare questa opzione, vai su Impostazioni di Gmail e seleziona Visualizza tutte le impostazioni . Quindi fare clic sulla scheda Generale e scorrere fino a Invia e archivia . Seleziona Mostra il pulsante "Invia e archivia" in risposta .

Conclusione

Per archiviare automaticamente le tue email in Gmail, crea un'etichetta specifica e poi usala per creare un filtro che applicherà quell'etichetta a una serie di email. In alternativa, puoi anche utilizzare le opzioni "Archivia" o "Invia e archivia" per ottenere l'archivio delle tue email.

Con quale frequenza utilizzi l'opzione Archivia in Gmail? Fateci sapere nei commenti qui sotto.