Come controllare il calendario di qualcuno in Teams

Microsoft Teams è una potente piattaforma per la collaborazione che semplifica la comunicazione e il lavoro di squadra. Una delle sue caratteristiche preziose è che puoi visualizzare il calendario di qualcuno, il che ti consente di pianificare e coordinare gli eventi in modo efficiente. In questo articolo esploreremo come controllare il calendario di qualcuno in Teams. Prima di approfondire i passaggi, capiamo perché potresti voler farlo.

Visualizzare il calendario di qualcuno in Teams può essere utile per diversi motivi. Uno dei motivi principali è che puoi verificare la loro disponibilità e programmare riunioni in orari reciprocamente convenienti, evitando conflitti e avendo un migliore coordinamento, soprattutto quando si lavora in remoto o da casa. Prima di iniziare con il metodo, però, ci sono alcuni prerequisiti.

Cose da sapere prima di controllare gli orari delle riunioni degli altri

È necessario soddisfare alcuni prerequisiti prima di poter visualizzare il calendario di qualcuno in Teams:

1. È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per visualizzare il calendario dell'altra persona. Ciò in genere comporta la loro approvazione o l'accesso concesso tramite le impostazioni amministrative.
2. Assicurati che Teams e Outlook siano integrati, poiché le informazioni del calendario spesso vengono sincronizzate tra queste due applicazioni Microsoft 365.

Tenendo presenti questi prerequisiti, procediamo con l'articolo per scoprire come visualizzare in modo efficace il calendario di un utente in Teams, consentendo una pianificazione e una collaborazione senza interruzioni.

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Come vedere il calendario di qualcuno in Microsoft Teams

Ottenere il calendario di qualcuno in Teams non è così semplice come potresti pensare. Tuttavia, ci sono diversi modi per verificarlo. Cominciamo con il più semplice.

Metodo 1: utilizzo delle opzioni native di Teams

In questo metodo utilizzeremo l'opzione nativa per controllare i calendari di altre persone in Teams. Seguire i passaggi indicati di seguito.

Nota : puoi visualizzare solo la disponibilità dei membri del tuo team all'orario stabilito per la riunione e gli orari delle persone all'interno della tua organizzazione.

Passaggio 1 : apri l'app desktop Microsoft Teams o avviala sul Web dal tuo browser preferito su Windows o Mac.

Nota : a scopo dimostrativo utilizzeremo l'app desktop Teams (Windows). Tuttavia, puoi seguire se sei sul Web o sull'app Mac.

Passaggio 2 : vai all'opzione Calendario dal riquadro laterale. 

Passaggio 3 : fare clic sul pulsante Nuova riunione nell'angolo in alto a destra.

Passaggio 4 : nella finestra Nuova riunione, fare clic su Assistente alla pianificazione accanto alla scheda Dettagli.

Passaggio 5 : in Assistente Pianificazione, controlla la disponibilità del tuo collega aggiungendolo ai partecipanti richiesti. Per fare ciò, fai clic su "Aggiungi partecipanti richiesti".

Passaggio 6 : ora digita il nome del tuo collega nella casella di testo e seleziona il suo nome dai suggerimenti a discesa.

Quando aggiungi i tuoi partecipanti (dalla tua organizzazione), vedrai la loro disponibilità indicata da un tag Disponibile verde; in caso contrario, vedrai un tag Non disponibile. Utilizzando il rettangolo viola è possibile adattare l'orario dell'incontro in base alla disponibilità di tutti.

In questo modo potrai vedere se i partecipanti che desideri invitare sono disponibili per una riunione, indipendentemente dal fatto che abbiano condiviso con te i loro calendari. Se vuoi conoscere un altro modo, controlla il metodo successivo.

Metodo 2: utilizzo di Outlook

Puoi controllare il programma del tuo collega utilizzando la visualizzazione del calendario in Outlook. I passaggi sono relativamente semplici e facili da seguire.

Passaggio 1 : apri l'app desktop Outlook o avviala sul Web dal tuo browser preferito su Windows o Mac.

Nota : per la dimostrazione utilizzeremo l'app Web Teams. Tuttavia, puoi seguire se utilizzi l'app desktop.

Avvia Outlook

Passaggio 2 : seleziona l'opzione Calendario dalla barra laterale.

Passaggio 3 : fai clic sul pulsante Nuovo evento nell'angolo in alto a sinistra.

Vedrai apparire un nuovo evento. 

Passaggio 4 : nella finestra pop-up, nella casella di testo Invita partecipanti, inserisci il nome o l'indirizzo email dei tuoi colleghi che desideri invitare. 

Passaggio 5 : dopo aver aggiunto i tuoi colleghi, vedrai se sono disponibili nella vista Calendario. Se sono disponibili, vedrai un tag Disponibile verde; in caso contrario, vedrai un tag Non disponibile.

Qui puoi scoprire l'orario migliore per la tua riunione oppure puoi utilizzare gli orari suggeriti, che controlleranno automaticamente la disponibilità dei tuoi partecipanti. Se hai impostato il programma della riunione e desideri creare una riunione in Teams, continua a leggere.

Leggi anche : Come modificare il suono delle notifiche di Microsoft Teams

Come creare o modificare una riunione in Microsoft Teams

Supponiamo che tu abbia già verificato la disponibilità degli invitati e programmato un orario per l'incontro. A scopo dimostrativo, utilizzeremo l'app desktop Teams (Windows). Tuttavia, puoi seguire se sei sul Web o sull'app Mac.

Passaggio 1 : apri l'app desktop Microsoft Teams o avviala sul Web dal tuo browser preferito su Windows o Mac.

Passaggio 2 : vai all'opzione Calendario dal riquadro laterale. 

Passaggio 3 : fare clic sul pulsante Nuova riunione nell'angolo in alto a destra.

Passaggio 4 : nella finestra Nuova riunione, inserisci i dettagli richiesti, come il titolo della riunione, i partecipanti richiesti, la data e l'ora della riunione e così via. 

Passaggio 5 : una volta inseriti i dettagli della riunione, fare clic su Assistente alla pianificazione accanto alla scheda Dettagli.

Passaggio 6 : in Assistente Pianificazione, controlla la disponibilità del tuo collega in base al programma della riunione. Se sono disponibili, vedrai un tag Disponibile verde e, in caso contrario, vedrai un tag Non disponibile sotto il loro nome.

Nota : è possibile spostare l'orario della riunione in base alla disponibilità di tutti utilizzando la casella rettangolare viola.

Passaggio 7 : una volta impostato tutto, fare clic sul pulsante Invia nell'angolo in alto a destra della finestra. 

Ecco qua. Hai creato correttamente una riunione su Microsoft Teams. Se desideri modificare o apportare modifiche alla riunione, tutto ciò che devi fare è fare clic sulla riunione nella visualizzazione calendario su Teams e apportare le modifiche richieste.

Se hai domande a cui non abbiamo risposto nell'articolo, consulta la sezione Domande frequenti di seguito.

Domande frequenti sul controllo del calendario di qualcuno in Teams

1. La visualizzazione del calendario di qualcuno in Teams è disponibile su tutti i dispositivi?

No, la visualizzazione del calendario di qualcuno in Teams non è disponibile su tutti i dispositivi al momento della stesura di questo articolo. Tuttavia, sembra che Microsoft stia lavorando su una funzionalità di calendario di gruppo che ti consentirà di visualizzare e condividere il calendario di qualcuno.

2. Esiste un modo per impostare le opzioni di privacy per i singoli eventi del calendario all'interno di Teams?

No, non esiste un modo diretto per impostare le opzioni di privacy per i singoli eventi del calendario in Teams. Tuttavia, esistono alcune soluzioni alternative, ad esempio contrassegnare gli eventi del calendario come privati ​​in Outlook. Puoi anche condividere il tuo calendario con persone specifiche e concedere loro diversi livelli di autorizzazione.

Visualizza e pianifica

Ora che sai come controllare il calendario di qualcuno in Teams, puoi facilmente pianificare riunioni, coordinare progetti del team, evitare conflitti o facilitare il lavoro remoto. Potresti anche voler leggere come esportare la cronologia chat di Microsoft Teams .