Come creare e utilizzare modelli di carta Dropbox

Dropbox potrebbe non avere il luccichio di Microsoft Office o Google Drive. Ma puoi trasformarlo in un agile posto di lavoro tra le nuvole. I terabyte di spazio di archiviazione mantengono i tuoi file al sicuro, ma cosa succederebbe se avessi bisogno di un documento per legare tutto insieme? 

Dropbox Paper è lo strumento di collaborazione sui documenti che può aiutarti a creare una base di conoscenza completa. I modelli sono un aiuto in più per dare il via al tuo lavoro.

I modelli di Dropbox Paper, come tutti i modelli, sono elementi costitutivi predefiniti che consentono di risparmiare tempo. Puoi anche trasformare qualsiasi documento in un modello con un solo clic. Quindi, esploriamo entrambi i processi e apprezziamo la facilità con cui Dropbox lo ha reso.

Come scegliere modelli di carta pre-progettati in Dropbox

Dropbox ha una buona scelta di modelli predefiniti. Questi modelli sono adatti per le industrie e le loro esigenze quotidiane. Alcuni modelli come i modelli di appunti della riunione sono versatili e standard in qualsiasi raccolta di modelli. Puoi scegliere un modello e aggiungere i tuoi contenuti o persino modificare il design per adattarlo alle tue esigenze.

Ecco come iniziare un documento con un modello.

1. Apri Dropbox Paper .

2. Nella schermata Home, vai a destra e invece di fare clic su Crea nuovo documento , seleziona Crea con modelli .

3. Si apre una finestra a discesa che mostra una scelta di tre modelli predefiniti (Brainstorm, Appunti della riunione, Piano di progetto). Puoi scegliere di utilizzare uno qualsiasi dei modelli con un solo clic sulle miniature e avviare il documento.

4. La finestra dei modelli visualizza tutti i modelli. Fai clic sulla freccia del menu a discesa accanto a Tutti e puoi filtrare i modelli che possiedi o quelli condivisi con te dai tuoi collaboratori. Tutti i modelli che crei verranno visualizzati anche qui.

5. Come tutti i modelli, anche questo documento è solo un progetto. Puoi personalizzarlo in base alle tue esigenze modificando qualsiasi campo, intestazione o testo segnaposto. Una volta terminato il documento, spostalo in una cartella designata.

Dropbox ha anche una libreria di modelli di carta con una selezione ben categorizzata di altri modelli. Esegui il drill-down fino a quello che desideri passando attraverso le categorie. Fai clic sulla miniatura del modello che desideri e scegli Usa modello per iniziare il documento.

Come creare il tuo modello da un documento vuoto

Puoi trasformare qualsiasi documento vuoto in un modello. Disponi il documento e formattalo con gli strumenti forniti da Dropbox.

Formattare un modello di Dropbox Paper equivale a formattare un documento. Puoi aggiungere tabelle, timeline, media, blocchi di codice ecc. al tuo modello. Puoi persino aggiungere testo segnaposto che può fungere da etichetta per descrivere ciò che qualcun altro può inserire nei campi o negli spazi vuoti. Ricorda, Dropbox salva automaticamente tutte le modifiche.

Quindi apri il menu Altro (i tre punti orizzontali) in alto a destra e fai clic su Modello dal menu a discesa. 

Il modello viene creato e un'intestazione del modello di modifica verrà visualizzata nella parte superiore della pagina. Una volta creato il modello, qualsiasi modifica apportata non influirà sul documento originale. 

Puoi anche aggiungere testo segnaposto selezionando il testo facendo clic sull'icona del testo nel menu di formattazione.

Suggerimento: puoi anche prendere in considerazione il documento To-Do e trasformarlo in un modello. La cosa da fare è nascosta finché non fai clic sul pulsante Mostra cose da fare in alto a destra. Una volta visualizzato, puoi lavorarci sopra come un normale documento e persino renderlo parte di un altro documento. Ma per renderlo più utile, apporta le modifiche e trasformalo in un modello.

Ad esempio, puoi trasformarlo in una lista di controllo che puoi utilizzare per rivedere un documento o un progetto. Naturalmente, hai la possibilità di utilizzare anche il modello di lista di controllo del team nella libreria.

Modifica dei modelli di carta di Dropbox

Puoi modificare solo i modelli che hai creato. Se desideri modificare un modello condiviso creato da qualcun altro, crea un documento dal modello. Successivamente, modellalo per creare la tua copia.

Ma ora, cosa succede se nessuno dei modelli integrati soddisfa le tue esigenze? Dropbox Paper semplifica la creazione dei tuoi modelli con pochi clic.

Condivisione di un modello di carta Dropbox

La condivisione di un modello aiuta ogni membro del team a partire dalla stessa base. Passa il mouse sopra il modello che desideri utilizzare e fai clic sull'icona di modifica (sembra una matita). Fai clic su Condividi .

Puoi anche invitare i collaboratori a lavorare su un nuovo modello con te. Il flusso di lavoro è lo stesso di qualsiasi documento condiviso prima di crearne un modello.

Crea modelli di carta Dropbox dall'app mobile

Non devi essere legato al desktop. Utilizza l'app per dispositivi mobili Dropbox Paper dedicata per creare e gestire i tuoi documenti ovunque ti trovi. Il processo è lo stesso.

1. Apri Dropbox Paper su iOS o Android .

2. Nella schermata Sfoglia , fare clic sul segno più in alto e scegliere un modello dall'elenco visualizzato sullo schermo.

Ci sono ancora alcune limitazioni sull'app mobile. Non puoi ancora accedere alla libreria di modelli. Inoltre, manca il metodo per "modellare" un documento. Si spera che Dropbox lo includa nelle prossime iterazioni dell'app.

Dropbox è più di un cloud storage

Dropbox è una destinazione privilegiata tra le nuvole. Risparmia tempo e fatica con l'aiuto di questi suggerimenti per utilizzare Dropbox in modo più efficace . La sottile eleganza di Dropbox Paper dimostra che si sta evolvendo in una suite di produttività completa. Scrivere i tuoi documenti o collaborare ai tuoi file è solo un modo per utilizzare lo spazio che hai.