Grazie alla pandemia di COVID-19 in corso, siamo stati costretti ad adattarci a una nuova definizione di normalità. Questa nuova normalità scambia gli spazi di lavoro fisici a favore di quelli virtuali; sostituisce la vera chiamata in conferenza con elaborate videoconferenze da casa.
Per quanto riguarda le videoconferenze, Microsoft Teams è emerso facilmente come uno dei nomi più importanti del settore. Supportato da un'azienda rinomata e che sfoggia quasi tutte le funzionalità di cui potresti aver bisogno, Microsoft Teams ha guidato una nuova generazione di riunioni video e non potremmo essere più euforici. Teams, ovviamente, non è l'applicazione più semplice in circolazione, il che significa che non è facile eseguire anche le attività più elementari.
Oggi daremo un'occhiata a una delle funzioni più primitive di Microsoft Teams, la creazione di un team, e ti spiegheremo come iniziare a funzionare in pochissimo tempo. Come bonus, daremo un'occhiata ad alcune delle fantastiche attività che potresti svolgere dopo aver creato la tua prima squadra.
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Contenuti
Che cos'è un team in Microsoft Teams?
I team sono il componente più fondamentale di Microsoft Teams. L'intera operazione si basa su Teams e sui loro membri: il modo in cui comunicano e si occupano delle attività da svolgere.
In poche parole, un team in Microsoft Teams è un gruppo di persone riunite per collaborare a un progetto, svolgere un'attività o persino interagire. È il luogo in cui riunisci i membri principali della tua organizzazione. Ogni Team può contenere diversi Canali, standard e privati. I canali sono costruiti per affrontare uno o due argomenti specifici e sono costituiti da membri del team originale.
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Come creare un team in Microsoft Teams?
Ora che hai una buona idea di Teams in Microsoft Teams e di come funzionano, iniziamo a crearne uno da zero.
Prima di iniziare, assicurati che la tua organizzazione ti abbia concesso l'autorizzazione per creare team da zero. Se non vedi le opzioni menzionate di seguito, parla con l'amministratore e ottieni l'approvazione.
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Sul desktop
Dopo aver scaricato il client desktop Microsoft Teams dal sito ufficiale, dovrai avviarlo e accedere con le credenziali appropriate. Dopo averlo fatto, fai clic su "Squadre" nel pannello di sinistra dell'applicazione. Ora, fai clic su "Unisciti o crea una squadra" nella parte inferiore dell'elenco delle squadre.
Quindi, fai clic su "Crea team".
Quindi, seleziona "Crea una squadra da zero".
Quando crei un team da zero, hai la possibilità di creare un team privato o pubblico. Scegli uno dei due.
Quindi, definisci un nome, aggiungi una descrizione della tua squadra e, infine, premi "Crea".
Su Android e iPhone
Microsoft Teams funziona perfettamente anche sui dispositivi mobili, sia Android che iOS, e offre quasi tutte le funzionalità necessarie, inclusa la possibilità di creare un team da zero.
Per creare un Team, innanzitutto, avvia l'app e accedi con le credenziali appropriate. Ora vai alla scheda "Squadre", situata nella parte inferiore dello schermo.
Quindi, tocca il pulsante con i puntini di sospensione verticali nell'angolo in alto a destra.
Quindi, tocca "Crea nuova squadra" per far girare la palla.
Infine, scegli un nome, aggiungi una descrizione (opzionale), imposta la privacy del Team e tocca l'icona di spunta nell'angolo in alto a destra.
Questo è tutto! La tua squadra verrà creata e visualizzata nella scheda "Squadre".
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Come aggiungere membri a un team
Ora che hai creato un team in Microsoft Teams, sei ufficialmente un proprietario rispettato di un team. Essere un proprietario di un team ha una propria serie di vantaggi, uno dei quali è la possibilità di aggiungere membri preziosi - fino a 5000 - al tuo team.
Sul desktop
Se sei sul client desktop, puoi aggiungere un nuovo membro con solo un paio di clic. Innanzitutto, apri l'applicazione e accedi con le credenziali appropriate. Ora, individua il Team che hai creato in precedenza o il Team a cui vuoi aggiungere membri. Quindi, fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione (Altre opzioni) e seleziona "Aggiungi membro".
Inserisci semplicemente il nome del membro o il suo ID e-mail per aggiungerlo al tuo team. Puoi anche aggiungere membri al di fuori della tua organizzazione tramite i loro ID e-mail.
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Su Android e iPhone
Sia i client iOS che Android ti consentono di aggiungere membri al tuo team in modo simile. L'unica distinzione qui è che il client iOS offre una soluzione più semplice mentre il client Android richiede un passaggio aggiuntivo.
Per prima cosa tocca l'applicazione Microsoft Teams sul tuo dispositivo mobile. Ora vai alla scheda "Squadre".
Quindi, individua il Team che desideri popolare con nuovi membri e tocca il pulsante con i puntini di sospensione (iOS) / puntini di sospensione verticali (Android).
Ora, se sei su iOS, avrai la possibilità di aggiungere membri direttamente nella schermata successiva. Su Android, tuttavia, dovrai toccare "Gestisci membri" per ottenere l'opzione.
Infine, tocca l'opzione "Aggiungi membri" nell'angolo in basso a destra e inserisci il nome e l'e-mail del membro che desideri aggiungere.
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Come cambiare l'immagine della tua squadra
Microsoft Teams ti consente di assumere il controllo e non sorprende che tu possa cambiare facilmente l'immagine del profilo del tuo team. Quando scegli il nome del tuo team su Microsoft Teams, ti assegna un'immagine del profilo per impostazione predefinita, utilizzando la prima lettera del nome del team aggiungendo uno sfondo pastello. Quindi, se desideri dargli un aspetto più professionale, considera di cambiare l'immagine del profilo del tuo team.
Sul desktop
Dopo aver avviato e aver effettuato l'accesso a Teams, individua il pulsante Altro, i puntini di sospensione, proprio accanto al nome del tuo Team. Quando il menu si espande, fai clic su "Gestisci team".
Per impostazione predefinita, ti porterà alla scheda "Membri". Dovrai andare alla scheda "Impostazioni" a destra. Ora espandi la sezione che dice "Aggiungi un'immagine della squadra".
Quindi, fai clic su "Cambia immagine".
Dopo aver aggiunto l'immagine dalla memoria locale del tuo PC, fai clic su "Salva".
Questo è tutto.
Su Android e iPhone
Sui dispositivi mobili, il trucco è leggermente diverso. Dopo aver avviato e aver effettuato l'accesso a Microsoft Teams, dovrai accedere alla scheda "Teams" per visualizzare il team che hai creato di recente. Ora, individua il Team che desideri personalizzare. Quindi, tocca il pulsante con i puntini di sospensione verticali sul lato destro e apri "Modifica squadra".
Quindi, premi "Cambia immagine squadra".
Puoi utilizzare la fotocamera per scattare una foto o selezionarne una dalla libreria di foto.
Al termine, fai clic sulla freccia di spunta nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Come usare un tag
Prima di parlare dell'utilizzo, diamo un'occhiata a cosa è un tag in Microsoft Teams. Come forse già saprai, utilizziamo i tag per rendere più facile trovare le cose. Distribuendo i tag, stiamo essenzialmente creando gruppi di ricerca separati, a cui è possibile accedere utilizzando il nome del tag. Anche in Microsoft Teams funziona più o meno allo stesso modo. Tuttavia, in questo caso, assegniamo tag ai membri del team, invece di file o documenti multimediali. I tag in Microsoft Teams ci consentono di raggruppare le persone e quindi comunicare con loro come un gruppo e non come individui separati. Ad esempio, se hai molti artisti nel tuo ufficio, puoi facilmente raggrupparli e parlare con loro come un gruppo. Ciò non solo ti farà risparmiare tempo, ma ti assicurerà anche di non sbagliare a rivolgerti a nessuno.
Sul desktop
First, launch the application on Windows or Mac and locate the Team you wish to tweak. Now click on the ellipsis button and open ‘Manage Tags.’
If you don’t have a tag associated with your Team, you’ll see the option to create a tag right in the middle of your screen. Click on ‘Create Tag’ to continue.
Next, you’ll need to give the tag a name. This would basically be your keyword. Underneath the space, you’ll see the text field to put down the relevant names. When you’re happy with your grouping, click on ‘Create.’
That’s it. Your new tag will be created instantly. To modify the tag you created, you’ll need to go to ‘Manage tags’ and make the changes you seek.
On Android and iOS
The Android and iOS clients don’t appear to be as feature-rich as the desktop client, but they have their fair share of perks. For instance, you can very easily create and modify tags on your phone, even when on the fly. After logging in to the application, locate the Team you wish to add a tag to. Now, tap on the vertical ellipsis button and go to ‘Manage tags.’
Right in the middle of your screen, you’ll see the option to ‘Create a tag.’
Tap on it to create one from scratch. Similar to the desktop client, you’ll find the option to add the name of the tag at the top and the space to add the name of the members right underneath. When you’re satisfied with your selection tap on the tick button at the top-right corner.
How to manage member permissions
A team’s strength lies in its members, and that thought holds true for Microsoft Teams as well. The members of your Team can have significant control over how your Channel is run, which, in reality, is a double-edged sword. While giving your teammates have control goes a long way in creating trust, the quality of your Channels can take a major hit if not moderated properly. Thankfully, Microsoft Teams offers a pretty sophisticated solution for this annoying problem, allowing you — the creator — to have complete control of what other members are allowed to do.
On Desktop
First, launch the Microsoft Teams desktop client, log in, and locate the Team you wish to tweak. Now, click on the ellipsis button adjacent to the name of the team. Now, go to ‘Manage team.’
Next, go to the ‘Settings’ tab. Here, under the ‘Member permissions’ banner, you’ll find the options you can enable or disable for the members of your Team.
From allowing them to create channels to stopping them from deleting their messages — there is an abundance of options to play around with.
On Mobile
The intricacies are not yet available on the mobile client.
How to delete a Team in Microsoft Teams
The Team has served its purpose and isn’t required anymore? Don’t fret, you can easily get rid of the Team you created for good.
On Desktop
First, double-click on the Microsoft Teams desktop client and log in with your credentials. Now, go to the ‘Teams’ tab on the left-hand-side panel and locate the Team you want to delete. Then click on the ellipsis button and hit ‘Delete the team.’
Microsoft Teams will ask your permission for one last time before going through with the act. Confirm by selecting ‘I understand that everything will be deleted’ and hitting ‘Delete team.’
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On Android and iPhone
Deleting a Team on mobile is even more straightforward than doing so on a PC. A couple of taps and you can get rid of the Team for good. Start by firing up the app and logging in with your credentials. Now, go to the ‘Teams’ tab, located at the bottom of your screen, and tap on the ellipsis/vertical ellipsis button located right next to the Team you want to delete.
Finally, tap on ‘Delete team.’
Confirm the action by tapping on the ‘Delete’ button.
That’s it!
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