Come creare una riunione pianificata o istantanea in Microsoft Teams

Esistono tre modi per creare una riunione in Microsoft Teams.

1. Scegli l'icona "Pianifica una riunione" nella casella della chat di Teams per prenotare una riunione con i tuoi colleghi in Teams.
2. Vai su "Calendario" sul lato sinistro dell'app desktop Microsoft Teams e seleziona "Nuova riunione" nell'angolo in alto a destra.
3. Scegli un intervallo di tempo nel Calendario dei team. Si aprirà un modulo di pianificazione per modificare le informazioni sulla riunione e invitare i partecipanti alla riunione.

Creare una riunione con Microsoft Teams è un buon modo per rimanere in contatto con i tuoi colleghi sui progetti mentre lavori da casa o ogni volta che lavori da remoto. Supponendo che tu o la tua organizzazione siate un cliente Microsoft 365, state già sfruttando tutte le integrazioni delle app fornite da Microsoft. Ecco come creare una riunione in Microsoft Teams.

Crea un incontro

Ecco tre modi per creare una riunione in Microsoft Teams.

Scegli l' icona Calendario sotto la casella della chat di Teams per creare una riunione con i tuoi colleghi in Teams. Se l'icona del calendario non è presente, verifica con l'amministratore IT della tua organizzazione.

Scegli Calendario  sul lato sinistro dell'app desktop Microsoft Teams e scegli Nuova riunione nell'angolo in alto a destra.

Scegli un intervallo di tempo nel Calendario .

Dopo aver eseguito una delle tre opzioni sopra menzionate, si aprirà un modulo del calendario per modificare le informazioni sulla riunione. Usa l' Assistente di pianificazione per pianificare un orario della riunione che funzioni per tutti, a condizione che i programmi di lavoro e le riunioni esistenti siano già impostati nel calendario di Microsoft Teams . Dopo aver compilato l'ora, i partecipanti facoltativi, le posizioni (sale riunioni fisiche o virtuali con posizioni già configurate in Teams) e i dettagli della riunione, fare clic su Salva. I team invieranno una notifica della riunione di Microsoft Teams o e-mail un collegamento a tutti i partecipanti alla riunione.

Se aggiungi un canale Teams alla riunione, dovrai inviare un collegamento alla riunione se sono presenti persone invitate alla riunione dall'esterno dell'organizzazione.  Scegli Invia al termine. Teams invierà automaticamente un invito a tutti i partecipanti invitati tramite una notifica in Microsoft Teams o tramite posta elettronica se si trovano all'esterno dell'organizzazione.

Invita persone esterne alla tua organizzazione

Microsoft Teams consente inoltre agli utenti di invitare persone alle riunioni di Teams dall'esterno dell'organizzazione. Per invitare qualcuno al di fuori della tua organizzazione, dovrai conoscere il suo indirizzo email completo.

Scegli Aggiungi partecipanti richiesti . Se qualcuno è un partecipante facoltativo, scegli invece Aggiungi partecipanti facoltativi .

Digita l'indirizzo email completo della persona (es. [email protected]). Seleziona Invita (indirizzo email) . L'indirizzo e-mail fornito riceverà un'e-mail con un collegamento di invito alla riunione di Teams.

Pianifica una riunione da Outlook

Una volta installato, Microsoft Teams può installare un componente aggiuntivo di Outlook con la tua autorizzazione. Il componente aggiuntivo di Outlook ti consente di creare nuove riunioni di Teams direttamente da Outlook. In questo modo, non è necessario passare da Outlook a Microsoft Teams, gli utenti possono visualizzare, accettare, rifiutare o partecipare alle riunioni, da entrambe le app.

Crea un incontro istantaneo

Se vuoi organizzare una riunione veloce all'ultimo minuto, puoi creare una riunione veloce in Teams. Questo è per i casi in cui ti trovi nel calendario o in un canale di Teams e desideri incontrare un collega per un incontro veloce di 10 minuti per scambiare idee o dare un rapido aggiornamento sui tuoi progressi per un progetto.

Quando ti trovi nel Calendario di Teams , invece di scegliere Nuova riunione , scegli  Riunione ora .

Da lì, sarai in grado di aggiungere un titolo alla riunione, scegliere se desideri utilizzare o meno il video e scegliere la tua sorgente audio preferita. Quando sei pronto per iniziare la riunione, scegli  Partecipa ora .

Nell'angolo in alto a destra si aprirà una casella contrassegnata con Persone per consentirti di invitare qualcuno alla tua riunione istantanea. Inizia a digitare il nome della persona o delle persone che desideri invitare alla tua riunione istantanea. Riceveranno una chiamata in Microsoft Teams per partecipare alla riunione.
Se lo desideri, puoi anche copiare il link delle informazioni di iscrizionenegli appunti e invia il link di invito in un'e-mail se la persona o le persone sono esterne alla tua organizzazione. Se i destinatari della posta elettronica non dispongono di Microsoft Teams, possono partecipare alla riunione istantanea semplicemente utilizzando il browser Internet.

Questa è un'ottima opzione da usare se non hai la capacità di pianificazione in Outlook o Teams. Meet ora funziona proprio come le riunioni pianificate nel calendario di Teams. Tutti nella riunione Meet now possono accedere a tutto ciò che è condiviso nella riunione, inclusa la chat della riunione, la registrazione e qualsiasi file o documento condiviso nella riunione.

Se sei in un canale Teams e vuoi avviare una riunione istantanea, vai alla scheda Post e vai dove digiti nuovi messaggi nel canale e scegli l' icona Meet now .

Una volta scelta l' icona Incontra ora , si aprirà una riunione istantanea direttamente nel thread dei commenti.

Puoi utilizzare il pulsante Incontra ora per avviare una riunione istantanea per ottenere chiarimenti su un problema che non può essere risolto tramite messaggistica. Rispondi a qualsiasi thread di commento nel tuo canale Teams e scegli Meet now per continuare la conversazione. Una volta scelto Meet now, tutti i partecipanti al thread dei commenti verranno invitati alla riunione istantanea.

Hai problemi a creare una riunione in Microsoft Teams? Fateci sapere nei commenti.