Come far entrare le persone su Zoom

Può essere così facile perdere il controllo di una narrazione e ancora di più quando la narrazione è una videoconferenza che devi organizzare per scopi professionali. Zoom ha sicuramente avuto un viaggio piuttosto turbolento nella navigazione degli aspetti relativi al controllo sulla sua app di videoconferenza. Abbiamo anche assistito mentre affrontavano gravi violazioni della sicurezza verso la prima metà del blocco quando l'app ha improvvisamente assistito a una forte ripresa degli utenti che stavano lottando per adattarsi alle nuove circostanze.

Quindi è interessante come un'applicazione di videoconferenza virtuale come Zoom abbia affrontato questa crisi e stabilito un efficace elemento di controllo nella loro applicazione. Con alcuni controlli ed equilibri in atto, incluso un processo per consentire alle persone di partecipare in sicurezza a una riunione Zoom, hanno sicuramente anticipato e coperto tutte le loro basi. Ecco uno sguardo a come consentire alle persone di partecipare a una riunione Zoom.

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Contenuti

• Il processo di ammissione in Zoom
• Che cos'è la funzione Zoom Sala d'attesa?
• Come far entrare le persone in una riunione Zoom
  • Su PC
  • Al telefono
• E se la riunione è bloccata?
• Cosa vede il partecipante quando si trova in una sala d'attesa?
• Come disabilitare la sala d'attesa su Zoom
  • Su PC
  • Al telefono

Il processo di ammissione in Zoom

Puoi dire che gli sviluppatori di Zoom stanno ricevendo il maggior numero di feedback possibile e lo stanno implementando in modo efficace a causa del modo in cui gli utenti sono ammessi alle riunioni. È stato messo in atto un processo di ammissione decentemente personalizzabile per la comodità dell'host. Questo processo offre un maggiore controllo in modi come consentire all'ospite di decidere chi e come consentire alle persone di partecipare alla riunione Zoom.

Fondamentalmente, l'ospite può scegliere di ammettere chi vuole alla riunione come parte di questo processo, e non è così semplice come fare clic su un'opzione di ammissione, ci sono modifiche ponderate che lo rendono più facile per l'ospite, specialmente se c'è un numero enorme di partecipanti.

La più grande abilitazione del processo di ammissione nella funzione Sala d'attesa. Comprendiamo ora lo scopo della Sala d'Attesa.

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Che cos'è la funzione Zoom Sala d'attesa?

Pensa a una sala d'attesa del mondo reale in cui devi aspettare prima di andare nella stanza reale dove potresti avere l'esame/consultazione del tuo medico, la funzione Zoom Waiting Room è una versione virtuale della cosa reale.

Fondamentalmente, come host, puoi scegliere di aggiungere una sala d'attesa nella riunione in cui i partecipanti devono "aspettare" fino a quando non approvi la loro ammissione alla riunione. Zoom ha persino portato questa funzionalità della sala d'attesa a un livello superiore, consentendo agli utenti a pagamento di personalizzare la sala con il logo e i colori del marchio.

In termini di replica di una funzionalità della vita reale, la sala d'attesa Zoom non solo si avvicina, ma eleva anche l'esperienza per gli utenti che è qualcosa che si può sempre apprezzare.

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Come far entrare le persone in una riunione Zoom

L'applicazione Zoom sia per Desktop che per Mobile consente all'host di attivare l'opzione Waiting Room che elaboreremo nel tutorial. Vediamo come consentire alle persone di partecipare alle riunioni Zoom ora.

Su PC

Quando un partecipante fa clic sul collegamento della riunione per partecipare alla riunione, sul lato destro della schermata della riunione viene visualizzata l'intestazione "Sala d'attesa". Fare clic su Ammetti per consentire al partecipante di partecipare alla riunione e interagire con gli altri.

È così che fai entrare (o meno) i partecipanti sull'app Zoom per desktop.

Al telefono

Sulla tua app Zoom, tocca lo schermo una volta per visualizzare le opzioni nella parte inferiore dello schermo. Ora tocca i partecipanti.

Vedrai gli utenti che puoi far entrare nella sezione "In attesa". Tocca Ammetti per consentire all'utente di partecipare alla riunione.

E se la riunione è bloccata?

Devi aver notato la funzione Blocca riunione proprio sopra la funzione Sala d'attesa. Questa è un'altra funzionalità fornita da Zoom per consentire un maggiore controllo per l'host. Una volta che tutti i partecipanti si sono uniti alla riunione, o se non hanno rispettato la scadenza richiesta per partecipare, è possibile attivare la funzione Blocca riunione per impedire a chiunque altro di accedere alla riunione.

Fondamentalmente, una volta attivata la funzione Blocca riunione, anche se il partecipante ha l'ID riunione/invito, non può partecipare. Questa funzione è un modo molto efficace per smettere di far entrare più persone in una riunione Zoom.

Per far entrare più partecipanti, devi sbloccare la riunione e premere il pulsante Ammetti come indicato sopra per ammettere i partecipanti.

Cosa vede il partecipante quando si trova in una sala d'attesa?

Mentre da un lato, l'ospite potrebbe probabilmente essere bombardato dai nomi dei partecipanti che sono in attesa di essere ammessi al Meeting, il partecipante stesso si troverà faccia a faccia con una schermata che assomiglia a questa:

Se disponi di un account Zoom a pagamento, potrai anche personalizzare l'aspetto della sala d'attesa come preferisci. Quindi, se vuoi aggiungere il logo, il design e i colori che rappresentano la tua azienda/organizzazione, tutto ciò che puoi fare è creare un'esperienza unica per i partecipanti.

Come disabilitare la sala d'attesa su Zoom

Se non vuoi tenere le persone nella sala d'attesa, puoi disabilitare la sala d'attesa in modo che chiunque abbia un invito possa semplicemente partecipare direttamente. Ecco come disabilitare la sala d'attesa per consentire alle persone di entrare senza dover essere ammessi.

Su PC

Zoom ha un'applicazione desktop a cui puoi accedere in due modi. O vai al sito Web di Zoom tramite un browser, dove puoi avviare l'applicazione facendo clic su Ospita una riunione > Con video attivato/disattivato 

In alternativa, avvia l'applicazione Zoom direttamente dal menu Start .

Quindi selezionare l' opzione Nuova riunione ai fini di questo tutorial.

La pagina della riunione si aprirà in una scheda separata. Puoi invitare un altro partecipante se vuoi vedere come risponde la funzione di sicurezza anche nel tuo caso. Clicca sull'icona Sicurezza che vedrai in basso.

Nel menu che appare, puoi decidere se vuoi abilitare/disabilitare l' opzione Sala d'attesa . L'opzione Sala d'attesa viene pre-abilitata in questo modo:

Cliccandoci sopra la disabiliterai, nel qual caso i partecipanti arriveranno direttamente alla riunione e non potrai controllare l'afflusso.

Inoltre, puoi anche decidere cosa possono o non possono fare i partecipanti nella riunione Zoom con queste opzioni di impostazione nello stesso menu Sicurezza.

Puoi anche scegliere di abilitare/disabilitare la funzione Sala d'attesa dal menu a tre punti in basso a destra.

Puoi anche fare clic sull'opzione Abilita sala d'attesa qui.

Al telefono

Apri l'app Zoom sul tuo telefono. Se non lo possiedi, scaricalo e installalo dal Play Store o dall'App Store , a seconda del tuo dispositivo. Una volta aperta l'app, seleziona l' opzione Nuova riunione .

Ti verrà chiesto di avviare una nuova riunione.

Ora ti ritroverai alla riunione. Qui, seleziona l' opzione Impostazioni riunione .

Una volta che sei nelle Impostazioni riunione, puoi abilitare/disabilitare la funzione Sala d'attesa a seconda di come vuoi far entrare i partecipanti nella Sala Zoom.

Sei a posto!

Com'è stata la tua esperienza con Zoom finora? Non vediamo l'ora di sentirti nei commenti. Abbi cura di te e stai al sicuro!