Come gestire le riunioni in Outlook

Ecco le nostre scelte su come gestire le riunioni in Outlook

Utilizzare l'Assistente di pianificazione. Questa funzionalità integrata di Outlook può essere trovata facendo clic sulla scheda Home, quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto a Nuova e-mail e quindi scegliendo Riunione.

Prima di accettare di partecipare a una riunione da un'e-mail, puoi visualizzare rapidamente il tuo calendario per vedere come si sta formando la tua giornata o la tua settimana. Passa semplicemente il mouse sull'icona del calendario per visualizzare il calendario mensile.

Aprire l'e-mail di convocazione della riunione. Dovresti vedere Accetta, Provvisorio o Rifiuta. Fai clic su uno di questi per far conoscere il tuo stato ai partecipanti alla riunione e per aggiungerlo al calendario.

Se stai lavorando da casa, o ora torni in ufficio, qualcosa si è sempre ripresentato nel tempo sono le riunioni. Dalla discussione di argomenti importanti, allo svolgimento di interviste, one to one e molto altro ancora, parte di qualsiasi attività commerciale o lavoro prevede riunioni in modo che tutti possano aggiornarsi e rimanere sulla stessa pagina.

Tuttavia, più riunioni hai, più disordinato può diventare il tuo calendario. Bene, l'app Outlook su Windows 10, inclusa in Microsoft 365, semplifica la gestione delle riunioni. Ecco le nostre scelte su come gestire le riunioni in Outlook.

Usa l'assistente di pianificazione

La nostra scelta numero uno per la gestione delle riunioni in Outlook consiste nell'utilizzare l'Assistente di pianificazione. Questa funzionalità integrata di Outlook può essere trovata facendo clic sulla scheda Home, quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto a Nuova e-mail e quindi scegliendo Riunione. Dovresti quindi vedere una scheda apparire in alto per Scheduling Assistant. Fare clic su questo.

Guardando l'Assistente di pianificazione, un'area ombreggiata con barre verticali mostrerà gli orari delle riunioni desiderati. Puoi trascinare le barre per regolare l'ora. Una griglia mostrerà anche quando i partecipanti sono disponibili, vedrai che Outlook suggerirà anche gli orari e il numero di conflitti per quella riunione, se ce ne sono.

L'assistente alla pianificazione aiuta a garantire che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina e che non vi siano conflitti. Blocca le volte in cui i tuoi colleghi non sono disponibili e ti consente persino di vedere quando le sale riunioni sono e non sono disponibili quando fai una riunione.

Visualizza rapidamente il tuo calendario

Il prossimo passo per la gestione delle riunioni in Outlook è utilizzare il calendario di Outlook a tuo vantaggio. Prima di accettare di partecipare a una riunione da un'e-mail, puoi visualizzare rapidamente il tuo calendario per vedere come si sta formando la tua giornata o la tua settimana. Passa semplicemente il mouse sull'icona del calendario per visualizzare il calendario mensile. Con la visualizzazione rapida del calendario, sarai in grado di vedere il tuo programma senza lasciare le tue e-mail.

Passando il mouse sopra l'icona, sarai in grado di vedere le prossime riunioni e appuntamenti per la settimana. Puoi anche vedere in quali stanze si verificano e a che ora. Se lo desideri, puoi anche selezionare l'icona Aggancia la sbirciatina nell'angolo in alto a destra del calendario (vicino alla barra di scorrimento) per ancorare la sbirciatina e farti seguire mentre leggi le tue e-mail.

Usa la funzione di convocazione di riunioni a tuo vantaggio

La nostra scelta finale riguarda la funzione di convocazione di riunioni in Outlook. Con questo, hai il pieno controllo di rispondere alle richieste di riunione man mano che le ricevi, assicurandoti di avere le informazioni più aggiornate nel tuo calendario. Aiuta anche a ripulire la tua casella di posta dagli inviti.

Per utilizzare questa funzione, dovrai aprire l'e-mail di richiesta riunione. Dovresti vedere Accetta, Provvisorio o Rifiuta. Fare clic su uno di questi per far conoscere il proprio stato ai partecipanti alla riunione e per aggiungerlo al calendario. Se accetti, puoi modificare la risposta prima dell'invio, inviare la risposta ora o non inviare una risposta. Queste scelte aiuteranno l'organizzatore della riunione ad avere un'idea migliore di chi ha intenzione di partecipare. Se non rispondi, la persona che l'ha organizzato non saprà se hai intenzione di partecipare o meno.

Naturalmente, puoi anche fare clic sull'opzione Proponi nuovo orario per proporre un orario alternativo per la riunione. Oppure, una volta accettato, puoi modificare la riunione dal tuo calendario, ad esempio per modificare l'ora, facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Dai un'occhiata anche ad altre funzionalità

Sebbene abbiamo discusso dell'app Outlook su Windows, esistono anche altri modi per gestire le riunioni. Questi riguardano Outlook per il Web e Outlook per dispositivi mobili. Come annunciato a luglio , Outlook sul Web ora offre agli utenti un maggiore controllo sugli inviti alle riunioni visualizzando messaggi, dettagli della riunione, risposte dei partecipanti e altro ancora. Outlook su Android, nel frattempo, mostra le informazioni che potresti trovare rilevanti, come e-mail e file, nei dettagli dell'evento sul tuo calendario per aiutarti a pianificare meglio le riunioni. Esistono sicuramente più modi per gestire le riunioni in Outlook, quindi facci sapere come gestisci le tue riunioni lasciandoci un commento qui sotto.