Come ottenere il massimo da Microsofts ridisegnato (e rinominato) To Do

Microsoft ha rinnovato la sua app per la creazione di elenchi di attività per diventare un sistema completo di gestione delle attività. Per ottenere il massimo da esso, puoi

Importa elenchi esistenti

Crea e condividi liste

Lavora con le attività

Usa gli elenchi intelligenti

To Do è una delle ultime aggiunte alla gamma di strumenti di produttività di Microsoft. Ha recentemente acquisito un aggiornamento completo dell'interfaccia utente dopo una serie di nuove funzionalità, quindi abbiamo deciso di dare un'altra occhiata a ciò che può offrire nel 2019.

To Do nasce dall'acquisizione di Wunderlist da parte di Microsoft. Sebbene Wunderlist sia ancora operativo oggi, le risorse di ingegneria sono state dirottate su To Do. Microsoft ha ricostruito l'app sulla sua infrastruttura di Office 365, assicurando che soddisfi i requisiti di conformità per l'uso aziendale. Questa architettura consente inoltre a To Do di sincronizzarsi con e-mail e attività in Outlook.

La riprogettazione di To Do all'inizio di questo mese ha avvicinato l'app al linguaggio di progettazione di Wunderlist. C'è un maggiore uso del colore e una più attenta attenzione al padding tra gli elementi dell'interfaccia. Il nuovo look, con un sottile cambio di nome (da To-Do a To Do), indica la crescente fiducia di Microsoft nel prodotto.

Iniziare

Today's To Do è disponibile su quasi tutte le principali piattaforme. Le app sono disponibili su Windows 10, macOS, iOS, Android e sul Web. Inoltre, To Do si integra in una crescente selezione di prodotti Microsoft. Questi includono Outlook, Cortana e Microsoft Planner, quindi l'app è in grado di diventare un hub per tutte le tue attività.

Ai fini di questa guida, utilizzeremo To Do su un PC Windows 10. La maggior parte delle schermate è molto simile su tutte le piattaforme, quindi non dovresti riscontrare alcun problema sul tuo dispositivo.

Dopo aver scaricato To Do, dovrai prima effettuare il login. Sono supportati sia gli account Microsoft personali che gli account aziendali di Office 365. Utilizzando la schermata delle impostazioni dell'app, puoi aggiungere altri account in un secondo momento.

Una volta effettuato l'accesso, atterrerai sulla schermata "La mia giornata" di To Do. Vale la pena prendersi un momento per valutare l'interfaccia. Sui dispositivi desktop, To Do utilizza una visualizzazione a due riquadri. I tuoi elenchi di attività vengono visualizzati a sinistra, mentre la sezione centrale si aggiorna per visualizzare il contenuto degli elenchi. Quando selezioni un'attività, verrà visualizzato un riquadro aggiuntivo sulla destra per modificarne le proprietà. Il layout mobile è molto simile, con la navigazione nascosta dietro un menu di hamburger.

Per accedere alla pagina delle impostazioni dell'app, fai clic sulla tua immagine del profilo nell'angolo in alto a sinistra. Seleziona "Impostazioni" dal menu a discesa o "Gestisci account" per aggiungere e rimuovere account di Office 365.

Importazione di attività esistenti

La schermata Impostazioni ti consente di importare le tue attività esistenti da Wunderlist. Ciò significa che puoi riprendere da dove avevi interrotto nell'app precedente. To Do creerà automaticamente elenchi per sostituire quelli di Wunderlist, popolandoli con le tue attività in Wunderlist.

Le impostazioni ti consentono anche di modificare alcune opzioni fondamentali all'interno dell'app. C'è il supporto per i temi chiari o scuri e la possibilità di disabilitare le conferme di eliminazione e i suoni di completamento.

Più in basso, troverai una serie di pulsanti di commutazione per "Elenchi intelligenti". Rivisiteremo gli elenchi intelligenti in seguito, ma per ora sappi solo che è possibile impedire che gli elenchi intelligenti non utilizzati vengano visualizzati nell'app. L'ultimo pulsante di attivazione/disattivazione ti consente di controllare se le e-mail di Outlook contrassegnate devono essere visualizzate in Attività: disabilitando questa opzione, la sezione "E-mail contrassegnate" verrà rimossa dalla barra di navigazione.

Creazione di elenchi

Per creare un elenco, fai clic sul pulsante "Nuovo elenco" nella parte inferiore del menu di navigazione. Digita un nome per la tua lista e premi invio. Facoltativamente, puoi aggiungere un'emoji personalizzata da utilizzare come icona di navigazione dell'elenco. Fai clic sul nome dell'elenco nel riquadro centrale, quindi sul pulsante con la faccina per selezionare un'emoji.

Hai diversi elenchi correlati? Prova a creare un gruppo. Fare clic sul pulsante a destra del pulsante "Nuovo elenco" per creare e denominare il gruppo. Puoi quindi trascinare i singoli elenchi nel gruppo, rendendoli bambini al suo interno. Questo può aiutare a riordinare il menu di navigazione nascondendo gli elenchi utilizzati di rado.

Opzioni elenco

Puoi accedere al menu delle opzioni di un elenco facendo clic sull'icona dei tre punti in alto a destra dell'app. Puoi regolare il tema dell'app individualmente per ogni elenco, modificare l'ordinamento delle attività o rinominare l'elenco.

Questo menu ti offre anche un modo per mostrare (o nascondere) le attività completate all'interno del tuo elenco. Infine, ci sono voci di menu per aggiungere un collegamento al menu Start o eliminare l'elenco. Questo rimuoverà tutte le attività all'interno dell'elenco, nonché l'elenco stesso.

Condivisione di elenchi

Puoi condividere elenchi con altri utenti per facilitare la collaborazione. Inizia facendo clic sull'icona della persona accanto al pulsante delle opzioni dell'elenco.

Fai clic su "Crea link di invito" per ottenere il tuo link condivisibile. Dai il link alle persone che hanno bisogno di accedere alla lista. Saranno in grado di visualizzare, aggiungere e modificare le attività all'interno dell'elenco. Per gestire le opzioni di condivisione in futuro, fai nuovamente clic sul pulsante di condivisione. Vedrai i collaboratori aggiunti all'elenco e un'opzione per revocare l'accesso condiviso.

Lavorare con i compiti

Tasks are the most important objects within To Do. Creating a task is simple: select a list and then click "Add task" at the bottom of the screen. Type a task name and press enter.

In its most basic form, that's all there is to it. You can keep adding tasks by typing descriptions and hitting enter. Tasks have many more options available though, so try clicking one to bring up its details pane.

Here, you can set a reminder, due date and recurrence schedule for the task. There's a text field for additional notes (handy for website addresses) and a file picker to add attachments.

At the top of the pane, the "Add step" link lets you create a set of sub-tasks. This is useful to create simple checklists within a larger process. For example, you might add "Carpets", "Floors" and "Surfaces" to a "Clean the house" task.

Finally, the small star icon lets you mark a task as important. This will result in it showing up in the "Important" list visible in To Do's navigation menu. Similarly, "Add to My Day" will display the task in the "My Day" list – more on this in the next section...

Using Smart Lists

Smart Lists are To Do's way of describing lists which automatically aggregate tasks from other lists. You can't create Smart Lists but you can choose which ones are displayed, as we saw on the Settings page.

Abbiamo già esaminato due Smart List: Important e My Day. My Day merita ulteriori spiegazioni, in quanto è un modo in cui To Do si differenzia dalla concorrenza.

Anziché affidarsi interamente alle scadenze, To Do ti dà la possibilità di selezionare le attività su cui lavorare ogni giorno. L'idea è di rivedere le attività in sospeso al mattino, aggiungerne alcune a "La mia giornata" e quindi lavorare da quell'elenco. Questo ti aiuta a evitare di essere distratto da attività non eseguibili nelle tue liste.

To Do è abbastanza intelligente da essere in grado di suggerire attività da aggiungere a My Day. Potresti visualizzare dei suggerimenti quando visiti La mia giornata al mattino. In genere, To Do suggerirà attività con una data di scadenza chiusa. Includerà anche tutte le attività che hai aggiunto a La mia giornata ieri ma che non sei riuscito a completare. Questo ti aiuta a tornare rapidamente al punto in cui eri mentre gestisci il tuo carico di lavoro per la giornata.

Al momento ci sono altri tre elenchi intelligenti all'interno delle attività: pianificato, contrassegnato e-mail e assegnato a me. Planned presenta ogni attività con una data di scadenza. E-mail contrassegnata visualizza tutte le e-mail contrassegnate per l'azione utilizzando Outlook. Ogni e-mail viene convertita in una normale attività da fare.

Assegnato a me, che è specifico per gli account di Office 365, contiene le attività di Microsoft Planner su cui stai attualmente lavorando. Ciò significa che puoi utilizzare un pianificatore di squadra pur mantenendo il tuo elenco di attività personali. Non è necessario passare da un'applicazione all'altra quando si utilizzano sia Outlook che Planner fianco a fianco.

Microsoft da fare

Questa è la fine del nostro rapido tour di To Do. Come avrai visto, To Do è maturato in una soluzione di gestione delle attività sempre più completa. È ricco di funzionalità e in grado di integrarsi con gran parte dell'ecosistema Microsoft.

Per ottenere il massimo da esso, è necessario utilizzare funzionalità come gli elenchi intelligenti. Sono questi tocchi che elevano To Do al di sopra della folla. Tuttavia, è ugualmente utile come semplice app per attività per uso personale: l'aggiunta di nuovi elementi richiede pochi secondi.

I maggiori vantaggi in termini di produttività di To Do si ottengono probabilmente se combinati con altri prodotti Microsoft. Microsoft sta utilizzando l'app per combinare i suoi servizi disparati. To Do sta diventando un hub di produttività che aggrega i dati da Outlook, Cortana e Planner. La possibilità di utilizzare l'app su ogni piattaforma ti assicura di poter sempre accedere a tutte le tue attività, ovunque tu sia.

Con il supporto per il lavoro collaborativo, solide opzioni su singole attività e funzionalità di pianificazione quotidiana, To Do è diventata una piattaforma di gestione delle attività a tutto tondo. È stato in grado di farlo pur rimanendo estremamente semplice per iniziare, quindi qualunque siano le tue esigenze, To Do può probabilmente soddisfarle.