Come pianificare le e-mail in Outlook su qualsiasi piattaforma

Hai mai desiderato un modo più semplice per gestire le tue e-mail e assicurarti che vengano inviate nel momento più opportuno? Se è così, sei nel posto giusto. In questo articolo ti guideremo su come pianificare le email in Outlook, permettendoti di essere più efficiente e organizzato nella tua comunicazione.

Ora, perché vorresti pianificare le e-mail in Outlook? La risposta è abbastanza semplice: la vita può essere impegnativa e, a volte, inviare e-mail esattamente quando si desidera che raggiungano i destinatari è una sfida. La pianificazione delle email ti consente di pianificare e garantire la consegna dei tuoi messaggi negli orari più appropriati. Con questa comprensione, iniziamo con l'articolo.

Come pianificare le e-mail in Outlook sul Web

La pianificazione delle e-mail in Outlook è piuttosto semplice e facile da eseguire. Segui i passaggi seguenti.

Passaggio 1 : innanzitutto, apri Outlook sul Web o sul desktop sul tuo computer Windows o Mac e accedi al tuo account.

Passaggio 2 : fare clic sul pulsante Nuovo messaggio nell'angolo in alto a sinistra dello schermo per comporre una nuova email. 

Nota : se si tratta di un thread di posta elettronica a cui desideri pianificare la posta, puoi fare clic sul pulsante Rispondi e continuare con i passaggi seguenti.

Passaggio 3 : scrivi un'e-mail come faresti normalmente. Dopo aver completato la redazione e aggiunto i documenti, fai clic sull'icona chevron (freccia) accanto al pulsante Invia per visualizzare il menu con l'opzione Invia più tardi. Selezionalo.

Passaggio 4 : nel popup "Imposta data e ora", scegli la data e l'ora in cui desideri che venga inviata questa email. Infine, fai clic su Invia per salvare le modifiche.

Hai pianificato correttamente la tua posta in Outlook. Se cambi idea, desideri modificare l'e-mail o cambiare l'orario di pianificazione, continua con i passaggi seguenti.

Passaggio 5 : vai alla cartella Bozze nella barra laterale sinistra.

Passaggio 6 : fare clic sull'icona della matita per modificare l'e-mail e riprogrammarla o inviarla immediatamente.

Nota : in alternativa, fare clic sull'opzione Annulla invio per annullare l'e-mail pianificata in Outlook.

Questo è tutto. Hai imparato a modificare e pianificare le email in Outlook. È importante notare che i passaggi sono gli stessi per Outlook Web e le nuove app desktop (Windows o Mac). Tuttavia, se utilizzi una versione precedente dell'app desktop Outlook o non desideri "Provare il nuovo Outlook", i passaggi potrebbero differire leggermente; Continua a leggere.

Leggi anche : Come aggiungere immagini all'e-mail di Outlook e al corpo dell'e-mail su dispositivi mobili e desktop

Come pianificare le e-mail nell'app desktop Outlook

Se utilizzi la versione precedente dell'app desktop Outlook, devi sapere che Microsoft chiama la funzionalità Invia in seguito come Consegna ritardata. Seguire le istruzioni riportate di seguito.

Suggerimento : se utilizzi Outlook su più dispositivi, provare il nuovo Outlook su un dispositivo non si sincronizza con l'altro. Dovrai modificarlo individualmente.

Passaggio 1 : apri l'app desktop Outlook sul tuo computer Windows o Mac. 

Passaggio 2 : fare clic sul pulsante Nuova email nell'angolo in alto a sinistra della barra degli strumenti. 

Passaggio 3 : componi l'e-mail come desideri. Una volta completato, fai clic sul menu Opzioni nella barra degli strumenti.

Passaggio 4 : fai clic sul menu a tre punti e seleziona l'opzione Consegna ritardata dal menu a discesa. 

Passaggio 4 : nella finestra Proprietà, verifica se è selezionata l'opzione "Non consegnare prima". Ora scegli una data e un'ora per pianificare la consegna e fai clic su Chiudi.

Ora puoi fare clic sul pulsante Invia come fai normalmente. Puoi trovare tutte le email che hai pianificato nella cartella Posta in uscita. Proprio come sul Web, puoi aprire l'e-mail che hai pianificato per modificarne il contenuto o riprogrammarla.

Ripeti gli stessi passaggi se desideri inviare la posta immediatamente invece di pianificarla. Tuttavia, deseleziona l'opzione "Non consegnare prima", chiudi la finestra Proprietà e fai clic su Invia dalla schermata di composizione. 

Inoltre, se non sei un utente desktop o non hai accesso al Web e desideri fare lo stesso sui dispositivi mobili, continua a leggere.

Leggi anche : Come eliminare più email in Outlook su dispositivi mobili e Web

Come pianificare le e-mail in Outlook su Mobile

I passaggi sono gli stessi per Android o iOS. Tuttavia, a titolo dimostrativo, utilizzeremo Android. Se sei su iOS, segui. 

Passaggio 1 : innanzitutto avvia l'app Outlook sul tuo dispositivo Android o iOS. Tocca il pulsante mobile Nuova posta nell'angolo in basso a destra. 

Passaggio 2 : componi l'e-mail come faresti normalmente. Al termine, tocca l'icona a tre punti prima di toccare l'icona Invia.

Passaggio 3 : dal foglio inferiore, scegli l'opzione Pianifica invio. Nella modalità Pianifica invio, seleziona l'opzione predefinita. 

Se desideri pianificare l'e-mail in base alle tue preferenze temporali, continua con i passaggi seguenti.

Passaggio 4 : invece di scegliere l'opzione predefinita nel popup Pianifica invio, seleziona "Scegli un orario, seleziona la data e l'ora che preferisci e, infine, tocca Pianifica".

Ecco qua. Hai pianificato la tua posta elettronica nell'app mobile Outlook. Troverai tutte le email programmate nella cartella Bozze, a cui puoi accedere toccando il tuo profilo nell'angolo in alto a sinistra, e dalla barra laterale, scegliendo la cartella Bozze.

In caso di domande, consulta la sezione Domande frequenti di seguito.

Domande frequenti sulla pianificazione delle e-mail in Outlook

1. Posso pianificare e-mail ricorrenti in Outlook?

Outlook non dispone di una funzionalità integrata per pianificare le e-mail ricorrenti in modo nativo. La versione standard di Outlook consente di pianificare l'invio di una singola e-mail in un'ora e una data specifiche, ma non offre la possibilità di inviare automaticamente e-mail ricorrenti secondo una pianificazione prestabilita.

2. È necessario mantenere Outlook aperto per l'invio di e-mail pianificate?

No, non è necessario mantenere Outlook aperto per l'invio delle e-mail pianificate. Una volta pianificato l'invio di un'e-mail a un orario specifico, l'e-mail verrà aggiunta alla Posta in uscita e accodata per l'invio. Outlook si occuperà di inviare l'e-mail anche se l'applicazione è chiusa o il computer è spento.

3. Le e-mail pianificate vengono archiviate localmente o nel cloud?

In genere, il cloud archivia le e-mail pianificate. Quando pianifichi l'invio di un'e-mail in un secondo momento, il fornitore del servizio di posta elettronica conserva i dettagli dell'e-mail pianificata sui propri server. Ciò garantisce che l'e-mail verrà inviata all'ora specificata, anche se il tuo dispositivo è spento o non sei connesso a Internet quando arriva l'ora prevista.

Pianifica le tue e-mail

Ora che sai come pianificare la posta in Outlook, puoi comporre i messaggi quando preferisci e riceverli automaticamente in un secondo momento. Potresti anche voler leggere come rimuovere la riunione di Microsoft Teams dall'invito di Outlook .