Come prendere appunti sulle riunioni su Microsoft Teams

Ormai sappiamo che i servizi di collaborazione video sono qui per restare e app come Microsoft Teams sono state in prima linea nell'offrire soluzioni di conferenza remota con diversi utenti che dipendono da esso ogni giorno. Sebbene le videochiamate siano l'aspetto principale di qualsiasi servizio di conferenza, ci sono molte altre cose che contribuiscono a rendere il tuo lavoro più comodo e facile. 

Una di queste funzionalità è la possibilità di prendere appunti durante una riunione e accedervi rapidamente in qualsiasi momento in futuro. In questo post, ti aiuteremo a capire in che modo le note sulla riunione su Microsoft Teams sono utili e come puoi iniziare a utilizzarle. 

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Contenuti

• Perché prendere appunti riunione su Microsoft Teams?
• Chi può utilizzare le note della riunione su Microsoft Teams?
• Come prendere appunti sulle riunioni su Microsoft Teams
  • Prima/Dopo una riunione
  • Durante una sessione di riunione
• Come accedere alle note dopo una riunione

Perché prendere appunti riunione su Microsoft Teams?

Sebbene tu possa utilizzare le app Blocco note o note adesive del tuo computer per coprire gli atti di una riunione, potresti trovare difficile passare da un'app all'altra quando una riunione è in corso o cercare una nota specifica che punti direttamente alla discussione che ha avuto posto in una riunione. 
È qui che entra in gioco l'opzione Note riunione. Microsoft Teams ha un'opzione nativa per le note della riunione che ti consente di creare note per una particolare riunione mentre è in corso. Puoi catturare cosa sta succedendo in una riunione o condividere i tuoi pensieri o opinioni su una discussione specifica all'interno delle note sulla riunione che vengono create. 

Le note della riunione che crei saranno visibili e accessibili agli altri membri della riunione, facilitando l'analisi e il confronto delle diverse interpretazioni di una determinata discussione. Queste note sono facilmente condivisibili tramite collegamenti che chiunque nella riunione può utilizzare per accedere rapidamente alle note della riunione senza cercarne una manualmente. 

Chi può utilizzare le note della riunione su Microsoft Teams?

Sebbene l'acquisizione di note sulla riunione su Microsoft Teams sia facile, la possibilità di accedervi dipende da alcuni fattori:

• I partecipanti a una riunione possono avviare o accedere alle note della riunione solo se sono presenti nella stessa organizzazione dell'organizzatore o dell'organizzatore della riunione. 
• È possibile accedere alle note della riunione solo all'interno di riunioni in cui sono presenti solo un massimo di 100 partecipanti. Sebbene la dimensione standard delle riunioni di Teams sia di 350 partecipanti, sarà necessario limitare la discussione a soli 100 se si desidera utilizzare le note della riunione per una determinata sessione. 
• I partecipanti che sono entrati nella riunione prima che le note della riunione fossero prese avranno accesso direttamente alle note. Coloro che accedono alla riunione dopo la creazione delle note della riunione dovranno richiedere l'accesso alle note. Quando lo fanno, l'organizzatore della riunione riceverà un'e-mail che chiede loro di approvare l'accesso alle note per le persone che lo hanno richiesto.

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Come prendere appunti sulle riunioni su Microsoft Teams

La possibilità di creare note sulla riunione sarà disponibile prima, durante e dopo una riunione su Microsoft Teams. Segui i passaggi seguenti per iniziare a prendere appunti sulla riunione in entrambi gli scenari. 

Prima/Dopo una riunione

Nota : puoi prendere appunti sulla riunione prima di una riunione quando la riunione viene creata privatamente e non all'interno del canale di un team. Le note che si desidera creare dopo una riunione in cui le note non sono ancora state create possono essere eseguite anche all'interno dei thread della chat privata e non all'interno di un canale. 

Per prendere appunti sulla riunione prima o dopo una riunione, apri il client desktop Microsoft Teams e fai clic sulla scheda Chat dalla barra laterale sinistra e seleziona una delle riunioni in cui vuoi prendere appunti. 

Quando la conversazione viene caricata nel riquadro di destra, fai clic sulla scheda "Note sulla riunione" in alto. 

Nota : la scheda "Note sulla riunione" in alto non verrà visualizzata all'interno dei canali in cui non hai creato alcuna nota sulla riunione prima. Puoi, tuttavia, aggiungere più sezioni alle note che hai già creato. 

All'interno di Note riunione, seleziona l'opzione "Prendi appunti".

Ora puoi creare le tue note aggiungendo un titolo e i tuoi pensieri e discussioni in una sezione che appare.

Puoi aggiungere più note qui facendo clic sull'icona '+' sotto una sezione. 

Durante una sessione di riunione

Per prendere appunti sulla riunione all'interno di una riunione, devi prima accedere a una riunione su Microsoft Teams. Quando sei all'interno della schermata della riunione, fai clic sull'icona a 3 punti in alto da cui accedi ad altri controlli della riunione. 

Quando viene visualizzato un menu a discesa sullo schermo, seleziona l'opzione "Note sulla riunione". 

Questo aprirà la barra laterale delle note sulla riunione sul lato destro. Qui, fai clic sul pulsante "Prendi appunti" qui sotto. 

Ora verrai riportato alla finestra di Microsoft Teams con il tuo canale corrente aperto. All'interno di questa finestra, dovresti vedere una nuova scheda "Note riunione" in alto, se non è stata creata prima. 

Qui puoi coprire gli atti della tua riunione assegnandogli un titolo e quindi menzionare obiettivi, note e elementi utilizzabili sotto il titolo.

Puoi creare quante più note possibili aggiungendo nuove sezioni con maggiori informazioni facendo clic sull'opzione "Aggiungi una nuova sezione qui".

Tutte le tue note saranno ora visibili e accessibili agli altri presenti alla riunione. 

Come accedere alle note dopo una riunione

I partecipanti che hanno accesso alle note della riunione possono visualizzare tutte le note create da altri all'interno della riunione. Esistono tre modi per accedere alle note della riunione su Microsoft Teams: all'interno del canale Teams, nel calendario di Teams o nella scheda Wiki di un canale in alto. 

Visualizza le note all'interno del canale Teams 

Il modo più semplice per accedere alle tue note è all'interno del canale del tuo team poiché saranno visibili insieme alla sessione della riunione all'interno del canale. Per vedere le note della riunione, fai clic sulla scheda Team a sinistra, seleziona la tua squadra e quindi seleziona il canale in cui sono state create le note.

All'interno di questo canale, scorri verso l'alto o verso il basso fino alla riunione in cui sono state prese le note. Quando trovi la riunione specifica, fai clic sull'icona della graffetta nell'angolo in alto a destra all'interno della casella della riunione. 

I team ora espandono la riunione e puoi vedere le note che hai fatto in una particolare riunione sotto il testo "Note create per questa riunione" sotto il timestamp "Riunione iniziata" all'interno del thread del canale. Per visualizzare queste note, fai clic sull'opzione "Mostra note a schermo intero" all'interno della finestra della riunione espansa. 

Ora dovresti essere in grado di vedere le note apparire direttamente nella scheda "Note sulla riunione". 

Visualizza le note all'interno della barra delle schede di Teams Channel

Un altro modo per accedere alle note della riunione che sono state create all'interno di una riunione del canale è all'interno della barra delle schede del canale in alto. Per arrivare qui, fai clic sulla scheda Team a sinistra, quindi seleziona Team > Canale in cui sono state create le note dalla barra laterale Team a sinistra. 

Quando il thread del canale del team si carica, puoi fare clic sulla scheda "Note sulla riunione" in alto. 

Questo dovrebbe aprire la scheda Note sulla riunione e ora dovresti essere in grado di vedere tutte le note create in questo canale specifico. 

Visualizza le note all'interno delle chat private

Se hai avuto una riunione privata con qualcuno su Microsoft Teams, puoi accedere alle note che sono state create durante questa riunione all'interno dei tuoi thread di chat su Microsoft Teams. Per accedere a queste note sulla riunione privata, fai clic sulla scheda "Chat" a sinistra e apri l'evento della riunione su cui tu o qualcun altro nella riunione ha creato le note dalla barra laterale della chat sul lato sinistro. 

Quando si apre l'evento della riunione, puoi vedere le note che sono state create durante la sessione facendo clic sulla scheda "Note della riunione" in alto. Ora dovresti vedere tutte le note che sono state create sotto questo evento di riunione selezionato nella schermata corrente. 

Questo è tutto ciò che c'è da sapere sulle note delle riunioni in Microsoft Teams. 

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