Come tenere traccia delle modifiche di un file di Google Doc

Quando lavori su un documento con un team, quel file passerà attraverso varie bozze. Ma cosa succede se ti piace una bozza precedente? Se hai appena sostituito il vecchio testo con il nuovo testo e non hai salvato una bozza di quella versione specifica, puoi considerarlo perso. Ma non deve essere così, grazie a Google Docs.

Una delle tante opzioni utili di Google Docs è visualizzare le diverse versioni del documento s. In questo modo, se ti piace ancora come è stata creata una bozza precedente, puoi comunque recuperarla. Ecco due modi in cui puoi vedere diverse versioni del tuo file di Google Documenti.

Come utilizzare la modalità di suggerimento per visualizzare le modifiche

Con la modalità suggerimento, puoi vedere tutte le modifiche apportate dal tuo team in un colore diverso in modo da poter distinguere più facilmente la differenza. Vedrai anche una versione riepilogativa delle modifiche a lato e puoi accettare o rifiutare una modifica suggerita.

Per iniziare, fai clic sull'icona della matita in alto a destra e scegli l'opzione Suggerimento.

Dopo aver scelto questa opzione, vedrai un breve messaggio che ti informa che l'opzione di suggerimento è stata abilitata. Se vuoi passare a un'altra opzione, fai clic sulla matita verde. Questa opzione ti consente di fare proprio questo, suggerisci. Tutto il testo che aggiungi non cambierà la versione originale. Se desideri modificare un suggerimento, fai semplicemente clic su e il cursore inizierà a lampeggiare.

Come rivedere il suggerimento di modifica in Google Docs

Quando è arrivata la fine della giornata, è tempo di rivedere quei suggerimenti. Fare clic sulla scheda Strumenti in alto e fare clic su Rivedi suggerimenti . Vedrai le opzioni per accettare o rifiutare i suggerimenti. Non vedrai un elenco di suggerimenti lì; Google Docs evidenzierà direttamente sul documento in cui si trova il suggerimento.

Puoi spostarti attraverso la modifica suggerita facendo clic sulle frecce su e giù. Saprai che lo sei poiché Google Documenti evidenzierà quello in cui ti trovi. Scegliendo Anteprima Accetta tutto, vedrai tutte le modifiche suggerite sul documento e tutto ciò che devi fare per accettarle tutte è fare clic sul grande pulsante blu Accetta tutto.

Quando scegli l'opzione Anteprima Nega tutto, tutti i suggerimenti scompariranno dal documento. Per finire, fai semplicemente clic sul pulsante Rifiuta tutto. Se hai già accettato o rifiutato i suggerimenti ma ti sei pentito di averlo fatto, puoi tornare indietro facendo clic sulla freccia indietro per apportare nuove modifiche.

Cronologia delle versioni

Puoi anche vedere diverse versioni del tuo file andando su:

• File
• Cronologia delle versioni
• Vedi Cronologia delle versioni

A destra vedrai tutte le diverse versioni del file. Fai clic sui punti e puoi nominare quella versione specifica o farne una copia. Vedrai anche elementi come la data e l'ora dell'ultima modifica. Ecco dove troverai l'opzione per ripristinare questa versione, ma la vedrai anche in un grande pulsante blu in alto.

Vedrai anche i nomi di tutti coloro che hanno modificato il file in una data specifica. Abilitando Mostra solo versioni denominate, puoi trovare rapidamente le versioni che hai nominato. Tutti gli altri verranno rimossi ma non cancellati.

Per commentare un suggerimento che hai fatto, evidenzia il testo su cui vuoi commentare e fai clic sull'opzione Commenta. Sarà l'ultimo della lista. Per apportare modifiche al tuo commento , fai clic sui punti a destra e scegli Modifica. Puoi anche collegarti a questo commento ed eliminarlo se cambi idea finché sei lì.

Per rispondere a un commento di un compagno di squadra, fai clic sul commento. Inserisci il tuo testo e fai clic sul pulsante Rispondi o Risolvi. Quando sei pronto per scaricare il tuo file andando su File > Download , puoi scegliere tra un'ampia varietà di formati.

Puoi scegliere tra:

• Parola
• Formato OpenDocument
• Formato testo Rick
• PDF
• Testo normale
• pagina web
• EPUB

Androide

Per fare quanto detto in precedenza ma sul tuo dispositivo Android, dovrai accedere a diverse opzioni . Per suggerire una modifica e vedere le due versioni tocca la matita in basso a destra , ma prima di iniziare a digitare tocca i puntini in alto a destra e scegli l' opzione Suggerisci modifiche .

Proprio come sul desktop, tutto ciò che suggerisci sarà di un colore diverso.

Come commentare un file di Google Docs – Android

Se hai qualcosa da dire, dillo. Puoi commentare il file di Google Docs sul tuo dispositivo Android premendo a lungo n la parola o la frase che vuoi commentare, seguita dai punti. Ora dovresti vedere l'opzione Aggiungi commento.

Saprai dove si trova il tuo commento poiché verrà evidenziato. Per visualizzare il tuo commento e altri, toccalo. Scegli Visualizza commento e dovresti vedere cosa hai digitato. Puoi modificare, eliminare o ottenere un link condivisibile per il commento toccando i punti. Se il problema alla base del commento è stato risolto, puoi toccare l'opzione Risolvi per farlo scomparire.

Se hai toccato accidentalmente l'opzione di risoluzione, vedrai ( per alcuni secondi ) l'opzione di annullamento. Toccalo per riaprire il commento. Dovresti vedere un messaggio vicino al commento che è stato aperto da te. Per visualizzare altri commenti, tocca le frecce per andare avanti e indietro.

Assicurati di essere sicuro del suggerimento che darai poiché l'autore o gli autori riceveranno una notifica e-mail per ogni suggerimento. Anche se cambi idea, loro lo capiscono comunque. Se sei l'autore e non vuoi ricevere una notifica per ogni piccolo suggerimento, puoi disattivarlo andando alle impostazioni di Google Drive:

• Andando su Impostazioni
• Notifiche
• Deselezionando la casella per entrambe le opzioni

Come condividere un documento di Google Documenti

Pensavi di avere tutto per modificare il documento e ricorda che ti sei dimenticato di aggiungere qualcuno. Per condividere il tuo file di Google Docs, fai clic sul pulsante blu Condividi in alto a destra.

Fai clic dove dice Aggiungi persone e gruppi e aggiungi il tuo contatto. Ricorda di concedere a quel contatto le autorizzazioni di modifica facendo clic sul menu a discesa a destra. Assicurati di scegliere l'opzione di modifica.

Come modificare le autorizzazioni di modifica su Google Docs

Se qualcuno ha guadagnato la rimozione da un documento, puoi fare clic sul pulsante di condivisione. Sotto l'opzione per aggiungere qualcuno, vedrai tutti gli utenti che hai già aggiunto.

A destra, vedrai un menu a discesa in cui puoi scegliere un'altra opzione.

Avrai anche la possibilità di un collegamento in cui chiunque abbia il collegamento può accedere al file o solo alle persone che hai aggiunto. Vedrai le opzioni per modificare questa impostazione o copiare il link per condividerlo. Facendo clic sulla ruota dentata è possibile modificare impostazioni come:

• Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.
• Gli spettatori e i commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.

Conclusione

Vedendo le modifiche, il file viene eseguito, puoi vedere se le modifiche hanno migliorato il documento. I commenti possono anche essere costruttivi per migliorare un file e ora sai come aggiungerli o modificarli. Lavori spesso con altri su documenti su Google Docs o raramente? Condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto e non dimenticare di condividere l'articolo con gli altri sui social media.