Come usare To Do in Outlook con Microsoft 365 per il tuo vantaggio in termini di produttività

Microsoft Outlook ha l'integrazione con To Do, uno strumento di gestione delle attività che può aiutarti a essere un po' più produttivo. Ecco come puoi usarlo.

• La vista "La mia giornata" ti consente di aggiungere attività che desideri svolgere ogni giorno
• La vista "Importante" ti consente di aggiungere attività importanti e urgenti
• La vista "Pianificata" ti consente di aggiungere attività per il futuro
• Puoi anche vedere le attività dalle e-mail e Microsoft Planner con la sezione "Assegnato a te" e "E-mail contrassegnata"

Se sei abbonato a Microsoft 365 Personal, Family o Business, potresti aver notato un piccolo segno di spunta nell'angolo in basso a destra della tua cassetta postale quando guardi la barra laterale in Outlook sul Web. Se fai clic anche sull'opzione Prova il nuovo Outlook, questo è un collegamento che ti porterà a provare un'integrazione in anteprima con To Do, il nuovo strumento di gestione delle attività di Microsoft.

Questo strumento è qualcosa che i proprietari di piccole imprese, gli studenti, i genitori o gli insegnanti potrebbero trovare utile. Può estrarre le tue email importanti contrassegnate, mostrarti le cose che sono pianificate e persino estrarre i tuoi compiti in Microsoft Planner. Ecco uno sguardo a tutto questo e a come puoi usarlo a tuo vantaggio in termini di produttività.

La mia giornata e le mie attività in To Do

La prima cosa che si nota in To Do è ciò che è noto come "My Day". My Day è una nuova tabula rasa per aggiungere determinate attività che vuoi svolgere ogni giorno. Puoi aggiungere manualmente attività comuni con il pulsante Aggiungi un'attività oppure puoi visualizzare gli itinerari suggeriti e altri elementi per la tua giornata con l'icona della lampadina nella parte superiore dello schermo. I suggerimenti verranno raggruppati per Ieri, Più tardi e Prima, in base a quando To Do pensa che dovresti aggiungerli. Puoi fare clic sull'icona + accanto all'attività per aggiungerla o sulla casella del cerchio per completarla. Altre opzioni disponibili nella pagina La mia giornata includono opzioni per l'ordinamento. Vedrai le opzioni per ordinare per importanza, data di scadenza, in ordine alfabetico o data di creazione.

Degna di nota è anche la sezione "Attività" in To Do. Questo appare nella parte inferiore della barra laterale ed è il tuo elenco di tutte le cose che hai aggiunto da fare in tutte le categorie di cui parleremo in seguito.

Importante in cose da fare

Il prossimo passo in To Do è ciò che è noto come "Importante". Importanti in To Do sono una raccolta di attività che hai contrassegnato come urgenti, ad esempio partecipare a una riunione importante, valutare compiti o persino nutrire i gattini. Questi otterranno un'attenzione visiva extra grazie all'icona a forma di stella che vedrai accanto a loro. Tuttavia, le attività importanti funzionano proprio come le altre attività. Dopo averne creato uno con il pulsante Aggiungi un'attività, lo vedrai popolare l'elenco e potrai contrassegnarlo come importante con una stella. Potrai completarlo facendo clic sulla casella di controllo del cerchio. Tutte le attività in To Do avranno anche un'icona accanto all'attività per dirti da dove proviene --- che si tratti di My Day o di un'e-mail.

Previsto in Da fare

Una terza area in To Do è ciò che è noto come pianificato. Come suggerisce il nome, le attività pianificate sono attività per il futuro. Puoi creare queste attività con l'icona +, quindi fare clic su aggiungi. Una volta aggiunto, puoi modificare la data di scadenza facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo un'altra data. Un tradizionale clic sinistro sull'attività, nel frattempo, ti darà opzioni di promemoria, passaggi e altre opzioni per impostare una data diversa. Puoi anche allegare file o lasciare note se necessario.

E-mail assegnata a te e contrassegnata in Attività

Se la tua piccola impresa o scuola è abbonata a Microsoft 365 e usa Microsoft Planner, questa sezione di To Do fa per te. La sezione "Assegnato a te" ti mostrerà le attività assegnate dalla direzione tramite To Do o Microsoft Planner.

Potrebbe essere necessario visualizzarlo facendo clic sul pulsante Crea nel popup nella barra laterale per collegare il tuo account Planner a To Do. Una volta configurate, tutte le attività di Planner verranno visualizzate in Attività. Puoi persino vedere quelli vecchi facendo clic su . . . e quindi scegliendo Mostra attività completate. È una piccola funzionalità elegante che ti dà un buon aumento della produttività e uno sguardo a tutte le attività che devi completare per la giornata.

Parleremo anche della sezione Email segnalate. Se hai contrassegnato delle e-mail in Ourlook, verranno visualizzate in questa sezione di Da fare. Da qui, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività per aggiungerla all'elenco "La mia giornata", rimuovere l'importanza o modificare la data di scadenza. Facendo doppio clic su di esso, nel frattempo, ti mostreranno le informazioni dal messaggio e ti consentirà di aprirlo in Outlook. Ancora una volta, è una piccola scorciatoia per evitare di dover fare clic su più cose per trovare ciò che è importante.

Altri aspetti di To Do

Abbiamo toccato gli aspetti principali di To Do, ma puoi anche sfruttare la funzione Elenchi del servizio. Dopo aver aggiunto un'attività a Da fare, puoi creare un elenco per essa. Ad esempio, se l'attività è fare acquisti, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività e quindi creare un elenco per essa. L'elenco verrà visualizzato nella barra laterale e sarai in grado di controllare le cose mentre le completi. È un modo davvero ingegnoso per gestire situazioni complicate, come compiti di valutazione o persino un inventario di cose.

Se stai trovando utile To Do, faccelo sapere nei commenti qui sotto. E sentiti libero di dare un'occhiata al nostro hub di notizie , dove parliamo delle altre app e servizi di Microsoft 365.