La modalità riservata in G Suite è stata presentata lo scorso aprile, ma non è ancora stata resa disponibile al pubblico. Consente all'utente di inviare un'e-mail con le date di scadenza, revocare i vecchi messaggi inviati ed eliminare opzioni come inoltro, copia, stampa e download tramite i controlli di Rights Management (IRM) integrati. Tutto questo per proteggere i dati personali degli Utenti di G suite.
Per impostazione predefinita, la modalità riservata in G Suite è abilitata, tuttavia, gli utenti di G Suite possono disabilitarla facilmente.
Qui spiegheremo perché gli utenti di G Suite e altri dovrebbero utilizzare la modalità riservata di G Suite, come inviare messaggi e allegati utilizzando la modalità riservata di Gmail, rimuovere l'accesso anticipato e altro ancora.
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Perché utilizzare la modalità riservata?
La modalità riservata di G Suite fornisce al mittente il controllo per creare date di scadenza per le proprie email e revocare i messaggi inviati in precedenza.
Come iniziare con la modalità riservata di G Suite?
Prima di iniziare, ricorda che se utilizzi Gmail con un account aziendale o scolastico, dovrai contattare l'amministratore di sistema per utilizzare la modalità riservata di Gmail.
Amministratore: se sei un amministratore, puoi decidere se i tuoi utenti di G Suite possono utilizzare la Modalità riservata in G Suite o meno. Per questo vai su App> G Suite> Impostazioni Gmail> Impostazioni utente. Da qui seleziona una delle seguenti opzioni per consentire o impedire agli utenti di G Suite di utilizzare la modalità riservata in G Suite:
disattivare
Abilitare
Passaggi per utilizzare la modalità riservata Gmail sul tuo PC:
Nota: se la modalità riservata è abilitata, dovrai andare in fondo al messaggio e fare clic su Modifica.
Se viene selezionato " Nessun passcode SMS ", il destinatario utilizzando l'app Gmail può aprirlo direttamente. Mentre i destinatari che non utilizzano l'app Gmail riceveranno un'email con un passcode.
Se viene selezionato "Codice SMS ", il destinatario riceve un codice tramite messaggio di testo.
Suggerimento: qui dovrai inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo.
Ora, qualsiasi messaggio invierai sarà protetto tramite la modalità riservata di G Suite.
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Come rimuovere l'accesso anticipato utilizzando la modalità riservata in G Suite?
Per impedire al destinatario di visualizzare l'e-mail prima della data di scadenza, seguire i passaggi seguenti:
Come disabilitare la modalità riservata?
Per disabilitare la modalità riservata Gmail, procedi nel seguente modo:
Come accedere a un'e-mail inviata con la modalità riservata di G Suite?
Se hai ricevuto un'e-mail con Modalità riservata, puoi aprire sia il messaggio che l'allegato prima della data di scadenza o fino a quando l'accesso non viene rimosso dal mittente. Per visualizzare l'e-mail se sei un utente Gmail, segui i passaggi seguenti:
Scegli Invia passcode > lo riceverai sul telefono > inserisci lo stesso e fai clic su Invia.
Se stai utilizzando un altro account e-mail, apri l'e-mail > seleziona Visualizza il collegamento all'e-mail. Si aprirà una nuova pagina, seleziona Invia passcode> controlla il messaggio con passcode> inseriscilo e fai clic su Invia.
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Come funziona la modalità riservata di G Suite con Vault ed eDiscovery?
Quando viene inviato un messaggio con la modalità riservata, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un collegamento. Ciò significa che quando un utente invia un messaggio utilizzando la modalità riservata di G Suite, Vault trattiene, conserva, cerca ed esporta i messaggi in modalità riservata. Il messaggio è accessibile solo quando il mittente del messaggio proviene dall'interno dell'organizzazione.
Cosa fare se si riceve un'e-mail scaduta e il numero fornito è per un messaggio di errore del paese non supportato?
Durante l'utilizzo della modalità riservata in Gmail, se ricevi il messaggio di errore L'e-mail è scaduta, è possibile che l'accesso all'e-mail sia stato rimosso prima della data di scadenza. In tal caso dovrai chiedere al mittente di inviare nuovamente l'e-mail.
Se ricevi il numero fornito per un paese non supportato, ricorda che puoi inviare passcode SMS solo per i numeri che appartengono a queste regioni:
Nord America
Sud America
Europa
Australia
Asia: India, Corea e Giappone
Come funziona la modalità riservata Gmail sulla fine dei destinatari?
Google invia un collegamento, quando viene aperto nell'app o nel web visualizza il contenuto del messaggio in linea. Se il destinatario non è un utente Gmail, dovrà fare clic per visualizzare un'e-mail in un portale ospitato su cloud separato.
Inoltre, se desideri utilizzare la modalità riservata in G Suite su Android, iPhone e iPad, segui i passaggi seguenti:
Come utilizzare la modalità riservata di G Suite su Android, iPhone e iPad ?
Se la modalità riservata è abilitata, vai in basso > tocca Modifica > abilita la modalità riservata.
Una volta fatto, se desideri impostare un passcode, una data di scadenza e altri controlli, scegli tra:
Nessun codice SMS
Codice SMS
Dopo questo tocco Fatto.
In questo modo sarai in grado di inviare un messaggio utilizzando la modalità riservata dal tuo Android, iPhone e iPad.
Spero che l'articolo ti sia piaciuto e che utilizzerai la modalità riservata per proteggere i tuoi dati forniti da G Suite. Se c'è qualcos'altro, vorresti che scrivessimo su lasciaci un commento.
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