Come utilizzare Microsoft Planner per tenere traccia delle attività quando si lavora in remoto

Come utilizzare Microsoft Planner per tenere traccia delle attività quando si lavora in remoto:

Crea un piano.

Crea bucket per rappresentare le fasi di un processo.

Crea attività e trascinale tra i bucket per illustrare i progressi.

Microsoft Planner è un sistema di gestione delle attività in stile Kanban rivolto a team impegnati e lavoratori remoti. Planner può aiutarti a organizzare, assegnare e tenere traccia delle attività quando non puoi discuterle di persona.

Il lavoro del pianificatore avviene in "piani" che sono legati ai gruppi di Office 365. Quando crei un nuovo piano, creerà automaticamente un nuovo gruppo (a meno che tu non aggiunga il piano a un gruppo esistente). Il gruppo esiste come qualsiasi altro in Office 365: avrà il proprio sito di SharePoint, il blocco appunti di OneNote e altre risorse.

All'inizio può sembrare complicato, ma aiuta a potenziare alcune delle integrazioni avanzate di Planner. Nell'uso quotidiano, non dovresti preoccuparti troppo del modello di gruppo sottostante. È possibile utilizzare l'interfaccia di Planner per creare piani e aggiungervi utenti, senza essere coinvolti nella gestione dei gruppi di Office 365.

Piani e compiti

Accedi a Planner su task.office.com e fai clic su "Nuovo piano" nel menu di navigazione a sinistra. Assegna un nome al tuo piano e scegli se renderlo pubblico o privato. I piani pubblici sono automaticamente visibili a tutti nella tua organizzazione.

Le attività all'interno dei piani sono organizzate in una struttura Kanban a colonne. Sono rappresentati come elenchi verticali ("secchi") di carte che vengono visualizzati orizzontalmente sullo schermo. Puoi aggiungere tutti i secchi di cui hai bisogno.

Per creare un'attività, fai clic in qualsiasi bucket e digita un nome per l'attività. Facoltativamente, scegli una data di scadenza e assegna l'attività a un utente. Verrà quindi visualizzato come un'attività da completare.

Una volta creata un'attività, puoi fare clic su di essa per visualizzare più opzioni. Questi includono la possibilità di aggiungere note, liste di controllo, commenti e allegati. Puoi anche indicare la priorità di un'attività e lo stato di avanzamento attuale.

Il lato destro del riquadro ti consente di selezionare etichette con codice colore da aggiungere all'attività: queste verranno visualizzate sul retro della scheda sullo schermo della lavagna. Fare clic su qualsiasi etichetta per cambiarne il nome. Le etichette ti aiutano a distinguere tra diversi tipi di attività.

Utilizzo di Planner

Non esiste un modo prestabilito per utilizzare le opzioni disponibili. Per i team più piccoli, può essere sufficiente una semplice configurazione, con i bucket "Da fare", "Fatto" e "Fatto". Puoi quindi trascinare le schede attività tra i bucket per creare una chiara panoramica dei progressi.

I team più grandi con un volume di attività più elevato possono trarre vantaggio da un approccio più strutturato. I piani che rappresentano un processo lineare possono includere un bucket per ogni fase del processo (come "Progettazione", "Sviluppo", "Test" e "Rilascio" per lo sviluppo del software o "Piano", "Scrittura", "Modifica" , “Recensione” per la scrittura). Puoi quindi utilizzare l'opzione "Progresso" sulle carte per indicare lo stato di completamento.

Per ottenere maggiori informazioni sulle attività, puoi utilizzare le funzionalità di analisi integrate di Planner. Fai clic sulla scheda "Grafici" nella parte superiore del display per ottenere una suddivisione visiva del tuo piano. Questo riporta lo stato dell'attività, il bucket e la priorità, in modo da poter vedere chiaramente come sta procedendo il lavoro. La scheda Pianificazione ti offre una visualizzazione del calendario che ti consente di vedere quando è previsto il completamento del lavoro.

Questo articolo ti ha fornito una panoramica di alto livello dei concetti di base di Planner. Abbiamo guide più dettagliate disponibili su funzionalità specifiche, se vuoi saperne di più. Planner eccelle nel sostituire le lavagne in ufficio coperte da colonne di post-it. Puoi avere una visione d'insieme delle tue attività, che tiene tutti informati anche nei team di lavoro a distanza distribuiti.