Come utilizzare MyAnalytics in Office 365 per gestire al meglio il tuo tempo quando lavori da remoto

Per utilizzare Microsoft Analytics:

Avvia MyAnalytics da Office.com.

Visualizza le tue statistiche su Focus, Benessere, Rete e Collaborazione.

Lavorare da casa può essere difficile, soprattutto quando c'è tutta la famiglia. Una gestione efficace del tempo è fondamentale se vuoi passare la giornata mantenendo un ragionevole equilibrio tra lavoro e vita privata.

MyAnalytics di Microsoft è un membro meno noto della famiglia Office 365. MyAnalytics può fornire approfondimenti che ti aiutano a capire come stai spendendo il tuo tempo. Tiene traccia della tua attività e dei tuoi impegni all'interno di altre app di Office 365 e quindi analizza come puoi migliorare la concentrazione, il benessere, il networking e la collaborazione.

MyAnalytics non è disponibile su tutti i piani di Office 365 e potrebbe essere disabilitato da un amministratore. Se è disponibile, verrà visualizzato nell'utilità di avvio delle app su Office.com (potrebbe essere necessario prima fare clic su "Tutte le app").

La home page di MyAnalytics suddivide le tue statistiche attuali nelle quattro sezioni principali dell'app: Focus, Benessere, Rete e Collaborazione. Massimizzando la tua efficacia in tutte e quattro le aree, puoi aumentare le tue possibilità di lavorare in modo produttivo pur essendo in grado di rilassarti e distenderti alla fine della giornata.

Messa a fuoco

La sezione Focus valuta quanto tempo di focus ottieni durante la tua giornata. Il tempo di concentrazione si riferisce al tempo libero da distrazioni in cui lavori in profondità e con la massima produttività.

MyAnalytics identifica i tuoi periodi di focus osservando quanto tempo di calendario hai avuto, meno i tuoi periodi di "Collaborazione". Una collaborazione viene conteggiata come qualsiasi chiamata effettuata, e-mail inviata o riunione a cui partecipi. Gli eventi nel tuo calendario senza partecipanti non sono considerati una collaborazione.

MyAnalytics visualizza un grafico a barre che mostra quanto tempo di concentrazione hai avuto nell'ultimo mese. Se le barre verdi non sono abbastanza alte, potresti dedicare del tempo in eccesso a gestire le distrazioni. MyAnalytics può aiutarti programmando automaticamente uno spazio di messa a fuoco di 1-2 ore sul tuo calendario, assicurandoti di avere lo spazio necessario per svolgere il lavoro.

Benessere

Il benessere considera la tua vita al di fuori del lavoro. Le notifiche in tempo reale sono una delle caratteristiche distintive dell'era digitale, ma possono anche essere una delle maggiori minacce al tempo libero.

MyAnalytics mostra la frequenza con cui fai gli straordinari o rispondi a un'email di lavoro fuori orario. Il completamento di qualsiasi "attività significativa" dopo il lavoro o durante il fine settimana ti farà perdere uno dei tuoi "giorni tranquilli".

Fare regolarmente gli straordinari o controllare gli avvisi di lavoro può essere uno dei principali fattori di stress e esaurimento. MyAnalytics può aiutarti a visualizzare la quantità di tempo extra che stai dedicando, il che potrebbe darti un'immagine più chiara di come sta reggendo il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata.

Rete

La schermata Rete mostra come interagisci con altre persone, sia all'interno della tua organizzazione che all'esterno. Puoi vedere la tua relazione con i contatti, quanto tempo dedichi a collaborare con loro e quante persone sono attive all'interno della tua rete.

Ciò è particolarmente utile per i venditori, dove la dimensione della rete può corrispondere direttamente al successo delle vendite. Più in generale, ti aiuta a identificare con chi stai parlando, il che è particolarmente importante se sei un team leader. Se un membro del team non è stato attivo nella tua rete ultimamente, potrebbe essere il momento di inviare un messaggio amichevole per vedere come stanno procedendo.

Collaborazione

La collaborazione è la sezione finale. Ti consente di vedere quanto tempo trascorri in riunioni, al telefono o rispondendo alle e-mail.

MyAnalytics esamina il numero di chiamate, e-mail e messaggi a cui hai partecipato nell'ultimo mese. Puoi quindi utilizzare queste informazioni per valutare quanto tempo trascorri collaborando con gli altri.

È probabile che le implicazioni di queste statistiche dipendano dal tuo ruolo all'interno della tua organizzazione. Un venditore o un dirigente potrebbe passare gran parte del tempo a collaborare con altre persone, mentre ci si potrebbe aspettare che uno scrittore, un designer o uno sviluppatore utilizzi più tempo per concentrarsi. Ricorda sempre che i valori "ideali" per un individuo potrebbero sembrare radicalmente diversi per un altro.

Analizzando i tuoi schemi di lavoro

Se stai lottando con il lavoro a distanza, inizia pensando a come trascorri la giornata. Quindi accedi a MyAnalytics e guarda i suoi report. Potresti scoprire che alcuni piccoli cambiamenti, come limitare il tempo che trascorri nelle e-mail, fanno la differenza nell'aumentare la quantità di lavoro che svolgi.

Le sezioni di MyAnalytics sono intrinsecamente interconnesse ed è importante trovare un equilibrio tra di esse. Per massimizzare le statistiche di Focus, è probabile che tu abbia bisogno di una riduzione della Collaborazione; tuttavia, non è realistico eliminare completamente Collaboration.

Prova invece a considerare, con l'aiuto di MyAnalytics, quanto tempo di collaborazione è necessario. Una soluzione semplice potrebbe essere quella di assegnare alcune "ore limite" (ad esempio prima o dopo pranzo) per rispondere alle e-mail, offrendoti un periodo di tempo maggiore per bloccare la produttività al mattino o al pomeriggio.