Diventa un esperto alle riunioni di Microsoft Teams con queste cinque best practice principali

Più tempo trascorri in Teams, più diventa importante cercare di sfruttare al meglio tutte le funzionalità a tua disposizione all'interno del servizio. Ecco alcune di queste funzionalità e le migliori pratiche di Teams.

Sfoca lo sfondo o usa immagini di sfondo:  questo aiuta a proteggere la tua privacy durante le riunioni mettendo solo l'accento sul tuo viso.

Usa un auricolare per un'esperienza migliore: questo ti aiuta a ottenere la migliore qualità audio e microfono durante una riunione.

Pianifica le tue riunioni con Scheduling Assistant: questo assicura che tu e i tuoi colleghi siate sulla stessa pagina e che non ci siano conflitti di pianificazione.

Prendi appunti sulla riunione con la funzionalità delle note sulla riunione in Teams: questa funzionalità integrata di Teams ti aiuta a evitare di dover destreggiarti tra programmi diversi.

Registra le tue riunioni: con il permesso del tuo collega, questo ti consente di avere una copia della riunione per riferimento futuro.

Ora più che mai, probabilmente trascorrerai più tempo nelle riunioni in Microsoft Teams. Tuttavia, più tempo trascorri in Teams, più diventa importante cercare di sfruttare al meglio tutte le funzionalità disponibili per te, in modo da poter vivere un'esperienza senza interruzioni. Ecco alcune di queste funzionalità e alcune best practice da sfruttare per diventare un esperto durante le riunioni in Microsoft Teams.

Esercizio 1: Sfoca lo sfondo o usa le immagini di sfondo

La prima best practice della nostra lista è quella più ovvia e più popolare nella situazione attuale. Cioè, usando la possibilità di sfocare lo sfondo in Team s o usare le immagini di sfondo.

Con questa best practice, puoi tenere la tua riunione quasi ovunque e nascondere qualsiasi cosa accada sullo sfondo intorno a te. Infatti, grazie alla funzione, Teams metterà in risalto solo il tuo viso e nasconderà tutto il resto. Basta essere consapevoli, utilizza l'intelligenza artificiale e funziona solo con gli umani. Quindi, potresti voler stare un po' attento se i tuoi amici pelosi sono sullo sfondo.

Esistono alcuni modi per sfocare lo sfondo o usare un'immagine di sfondo in Teams. Puoi farlo prima della riunione o durante la riunione.

Prima della riunione, nella schermata di accesso, fai clic sulla casella quadrata a sinistra di PC Mic and Speakers sotto il tuo feed video. Da lì, vedrai un'opzione per le impostazioni dello sfondo. Puoi scegliere il primo, che dice Sfocatura. Oppure, se desideri uno sfondo diverso, puoi sceglierne uno dall'elenco. Il tuo feed passerà allo sfondo desiderato e, quando hai finito, puoi chiudere la finestra Impostazioni sfondo con la X.

Per sfocare lo sfondo durante la riunione, fai clic sui tre punti ( . . . ) nella parte superiore della finestra della riunione. Quindi, da lì, fai clic su Applica effetti di sfondo. Puoi quindi sceglierne uno dall'elenco e fare clic su Applica. 

Pratica 2: usa un auricolare per un'esperienza migliore

Il prossimo passo è una pratica che i tuoi colleghi potrebbero apprezzare: l' uso di un auricolare . Con questa pratica, finirai per avere una chiamata di qualità superiore in Teams. Non dovrai preoccuparti che i colleghi non ti sentano o che tu non li ascolti. Ecco come puoi configurarne uno in Teams.

Per usare un auricolare con Teams, assicurati che sia collegato o connesso al tuo dispositivo, tramite Bluetooth o jack per cuffie. Una volta connesso, assicurati che Teams sia configurato correttamente per l'auricolare. Ancora una volta, ci sono due modi per farlo, prima della riunione nella schermata di accesso o durante la riunione dal menu.

Prima della riunione, puoi configurare le impostazioni facendo clic sul pulsante PC Mic and Speakers sotto il tuo feed video. Una volta fatto, vedrai apparire le Impostazioni del dispositivo. Assicurati di guardare le sezioni per Altoparlante e Microfono. Fare clic sulla freccia giù e scegliere la cuffia dall'elenco sia per l'altoparlante che per il microfono. Quindi, chiudi la finestra con la X.

Durante la riunione, puoi passare all'auricolare facendo clic sui tre punti ( . . . ) nella parte superiore dello schermo e scegliendo Impostazioni dispositivo. Da lì, sarai in grado di scegliere le stesse impostazioni descritte sopra. Al termine, chiudi la finestra con la X.

Vale la pena notare che anche qui puoi utilizzare la funzione Effettua una chiamata di prova, per assicurarti che tutto funzioni subito prima di entrare in una riunione.

Esercizio 3: Pianifica le tue riunioni

Una delle cose peggiori delle riunioni è essere trascinati in una all'ultimo minuto o secondo. Ecco perché, come best practice, ti suggeriamo di programmare e perfezionare le tue riunioni. Puoi farlo con l'Assistente di pianificazione in Microsoft Teams. Ecco uno sguardo a come usarlo.

Innanzitutto, fai clic sull'icona Calendario nella barra laterale di Teams. Da lì, fai clic sulla scheda Assistente pianificazione in alto. Da quella scheda, sarai in grado di pianificare una riunione in base alla disponibilità dei tuoi colleghi. Puoi aggiungere luoghi, partecipanti e molto altro ancora. Quando aggiungi partecipanti, i tuoi colleghi verranno visualizzati come disponibili non disponibili o sconosciuti. L'assistente estrae le informazioni dal calendario di Outlook del collega per compilarlo. Vedrai una visualizzazione della pianificazione, che mostra le riunioni già pianificate in viola. Puoi anche scorrere i giorni e le ore per trovare l'ora giusta per tutti.

Correlata a questo, è la possibilità di condividere un'agenda di una riunione. Puoi farlo in modo che i tuoi colleghi e tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina. Quando crei una riunione di rete, lo vedrai nella casella di composizione. Potrai inserire qui la tua agenda, che apparirà nell'e-mail di invito.

Esercizio 4: Prendi appunti sulla riunione

Cosa succede se sei nel bel mezzo di una riunione importante, ma hai bisogno di un modo per prendere appunti? Pensi di dover usare Microsoft Word o un altro programma, ma sapevi che anche Teams ha la sua funzione per le note delle riunioni ?

Questa è una delle nostre altre best practice per le riunioni in Teams. La ragione per cui? Le note vengono salvate come parte della riunione stessa e possono andare ovunque con te e verranno salvate per dopo o per la condivisione con i tuoi colleghi.

Per utilizzare la funzione, partecipare alla riunione come faresti normalmente, quindi fare clic sul pulsante (. . . ) Altre azioni, seguito da Note sulla riunione. Dovresti quindi visualizzare una finestra delle note sulla riunione. Da lì, ti consigliamo di fare clic su Prendi appunti. Questo ti darà quindi pieno accesso a una barra degli strumenti di formattazione, con grassetto, corsivo, evidenziazione e alcune delle altre cose a cui sei abituato in Microsoft Word. Puoi anche creare una nuova sezione anche con il pulsante (+).

Al termine della riunione, puoi accedere alle tue note dalla chat. Dovrebbe esserci un'opzione che dice Mostra note a schermo intero. Fare clic per visualizzare le note.

Esercizio 5: Registra i tuoi incontri (con il permesso ovviamente!)

L'ultimo nel nostro elenco di best practice è la registrazione di una riunione in Teams. Una delle cose peggiori nelle riunioni è quando devi chiedere costantemente ai tuoi colleghi di ripetere le cose più e più volte perché non sei stato in grado di annotarlo o prendere appunti. Bene, se hai il consenso di tutte le parti nelle riunioni, puoi effettivamente registrare una riunione dal vivo, come accade, per assicurarti di poter avere una copia della riunione per riferimento in seguito.

Per registrare una riunione, puoi fare clic sui tre puntini ( . . . ) nella parte superiore dello schermo, quindi sul pulsante Avvia registrazione. Da lì, vedrai un disclaimer che la riunione viene registrata. Puoi ignorarlo, questo è solo per la sicurezza del tuo collega. Quando la riunione è finita e sei pronto per interromperla, puoi fare clic sullo stesso menu e scegliere Interrompi registrazione.

Al termine della registrazione, riceverai un'e-mail che ti informa che è disponibile in Microsoft Stream. Puoi fare clic sul collegamento nell'e-mail per accedervi e persino scaricare un file, in modo da poterlo visualizzare offline.

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Sebbene l'obiettivo di questo articolo siano state alcune delle procedure consigliate per le riunioni di Teams, c'è molto altro da sapere su Microsoft Teams. Negli ultimi mesi, ci siamo immersi più a fondo in Teams. Gli argomenti includono come eseguire più istanze di Teams , come usare i bot , gestire le notifiche e molto altro. Dai un'occhiata al nostro hub di notizie qui per ulteriori informazioni e facci sapere se hai trucchi e suggerimenti di Teams lasciandoci un commento qui sotto.