Google Task e Google Keep: quale è meglio

Google ha sorpreso i suoi utenti lanciando prima l'app Google Tasks e ora spostando i promemoria nell'app Google Tasks. Ora hanno due app simili: Google Keep e Google Task per la stessa cosa: creare cose da fare. Ma Google Task è davvero così simile a Google Keep? Quali sono le differenze tra le due app? Trova la risposta qui.

Google Tasks e Keep si somigliano molto, ma ci sono differenze significative tra i due in termini di design, funzionalità e altri aspetti. Iniziamo.

La differenza principale tra Google Task e Google Keep

Google Keep serve essenzialmente per creare diversi tipi di note con funzionalità aggiuntive di elenchi, promemoria e altre cose previste da un'app per prendere appunti. D'altra parte, Google Tasks è un'app di gestione delle attività adeguata per creare e gestire elenchi di cose da fare con la funzionalità aggiuntiva delle note di testo.

Inoltre, l'Assistente Google salverà i suoi elenchi come liste della spesa in Google Keep e promemoria in Google Task. Considera Tasks come un'app promemoria per iPhone o Samsung. È più un'app per la gestione delle attività che un elenco di cose da fare. Ora, tuffiamoci in altre differenze.

Disponibilità multipiattaforma

Entrambi gli strumenti sono disponibili sullo stesso numero di piattaforme. Hai Google Keep su  Android  e  iOS e come  estensione di Chrome . Non ha un'app per Windows o Mac ma è possibile accedervi tramite la sua  versione web .

Allo stesso modo, Google Task non ha un'app Windows o Mac. È disponibile su  Android  e  iOS . Ha anche una  versione web  . Google Task fa parte anche dell'app Google su Android e Google Calendar.

Funzionalità in termini di promemoria ed elenchi

Storia: prima di comprendere la differenza in termini di promemoria ed elenchi di cose da fare, torniamo indietro nella storia. In precedenza, tutti i promemoria creati in Google Keep venivano visualizzati sotto Promemoria in Google Calendar. Questi potrebbero anche essere creati dall'Assistente Google. Tuttavia, i promemoria di Google Task non venivano visualizzati in Google Calendar. Inoltre, gli elenchi dell'Assistente Google venivano conservati nell'Assistente Google stesso (o in qualsiasi app di terze parti). Non sono stati salvati nemmeno in Google Keep o Attività.

Situazione attuale: ora le cose sono cambiate . Google memorizzerà gli elenchi creati dall'Assistente in Google Keep e ha spostato tutte le funzionalità relative ai promemoria su Google Task. Adesso c'è solo un'app per i promemoria: Google Tasks, a cui è possibile accedere letteralmente da qualsiasi Google. Ciò significa che qualsiasi promemoria creato dall'Assistente Google, Google Home, Calendario, ecc. verrà visualizzato in Google Task. Inoltre, anche quando qualcuno ti assegna un'attività in Google Docs, la stessa apparirà in Google Tasks con un collegamento a quel documento.

Ora il fatto è che anche Google Keep ti consente di creare promemoria. Tuttavia, c'è una differenza importante tra entrambe le app per quanto riguarda i promemoria. Innanzitutto, i promemoria di Google Task sono accessibili dall'Assistente Google e persino da Google Calendar. Al contrario, i promemoria di Keep rimarranno solo in Keep e non verranno visualizzati nel Calendario o nell'Assistente Google.

Inoltre, Google Keep ti consente di creare promemoria per l'intero elenco. Non è possibile creare promemoria per singoli elementi dell'elenco di cose da fare. È totalmente l'opposto in Google Tasks dove puoi impostare promemoria per singole attività.

Ad esempio, se hai una lista della spesa in Google Keep, devi impostare un promemoria per l'intera lista. Al contrario, puoi impostare promemoria individuali per ciascun articolo nell'attività della lista della spesa in Google Task.

Promemoria basati su ora e posizione: inoltre, Keep ti consente di creare promemoria basati su ora e posizione. Sfortunatamente, Google Task attualmente supporta solo promemoria basati sul tempo. Non puoi creare promemoria basati sulla posizione in Google Task. Per fortuna, entrambi supportano promemoria ricorrenti.

Suggerimento: scopri i modi migliori per impostare promemoria sui telefoni Android.

Integrazione con Gmail, Google Calendar e altri prodotti Google

È possibile accedere sia alle note che alle attività di Google Keep all'interno delle varie versioni web dei prodotti Google come Gmail, Fogli, Calendario, ecc. Ottengono una posizione speciale sul lato destro della barra delle applicazioni di questi servizi, facilitandone l'accesso e l'utilizzo da ovunque.

Tuttavia, ci sono alcune differenze. Fondamentalmente, puoi trascinare e rilasciare le e-mail dal browser Web Gmail per creare nuovi elementi di attività in Attività. Riceverai anche un pulsante dedicato in ogni singola email per aggiungerla come attività. Questo non è disponibile per Google Keep. Tuttavia, puoi aggiungere note da Documenti o Presentazioni Google a Keep. Basta selezionare il testo e scegliere Salva in Conserva.

Inoltre, come accennato in precedenza, Google Task appare anche in Google Calendar. Ottieni anche uno spazio dedicato in Google Calendar per Google Task. Basta fare clic sul pulsante Attività nella parte superiore del Calendario per accedere a Google Task.

Suggerimento: scopri come condividere Google Calendar con altri.

Interfaccia utente, organizzazione e facilità d'uso

Interfaccia utente e organizzazione: fin dalla prima schermata stessa, c'è una grande differenza nel design di entrambe le app. Mentre Google Keep elenca sia le note che gli elenchi di cose da fare in formato scheda nella schermata principale, l'app Attività mostra le attività nel formato elenco con i nomi degli elenchi in alto. Queste attività sono ordinate in base all'ordine in cui le hai create. Puoi anche ordinarli per data. Parlando di ordinamento, non esiste un modo corretto per ordinare note/elenchi in Google Keep. Devi riordinare manualmente le carte trascinandole. Lo stesso vale per le singole cose da fare. Dovrai trascinarli manualmente per riordinarli in un elenco di note.

Facilità d'uso : analogamente alle altre app di cose da fare, possiamo creare attività con un solo tocco nell'app Google Tasks. Tutto quello che devi fare è toccare il pulsante Aggiungi attività in basso e inserire la tua attività. Questo è tutto. Una volta create, puoi spostare facilmente le attività tra gli elenchi. In Google Keep, dobbiamo prima trovare il nostro elenco nel disordinato design di Google Keep. Quindi possiamo aggiungere nuovi elementi dell'elenco toccando l'etichetta + Elemento elenco. Fondamentalmente, Google Keep riguarda elenchi e non attività adeguate. In entrambe le app, le attività completate o gli elementi dell'elenco vengono mantenuti in fondo a un nuovo elenco.

Inoltre, puoi agire direttamente sulle attività dalla schermata principale stessa in Google Tasks. Tuttavia, dovrai prima aprire la nota per completare un'attività in Google Keep.

Suggerimento: conosci la differenza tra Google Keep e Microsoft To-Do.

Gerarchia, elenchi multipli e note

Elenchi multipli: l'app Google Task ti consente di creare e passare facilmente da un elenco all'altro. Puoi nominarli anche tu. Puoi anche spostare le attività tra più attività con un solo tocco. È interessante notare che puoi avviare un'attività per aggiungerla all'elenco Speciali da cui puoi accedervi rapidamente. D'altra parte, sebbene sia possibile creare più elenchi in Keep, è complicato passare dall'uno all'altro. Inoltre, non è possibile spostare singole attività da un elenco a un altro o creare attività speciali.  

L'utilizzo di più elenchi in Google Keep è di per sé un compito importante. Tuttavia, puoi semplificare il processo organizzativo utilizzando etichette e codifica a colori. Queste due funzionalità non sono presenti in Google Tasks.

Gerarchia: quando si tratta di gerarchia, entrambi supportano le attività secondarie. Sotto ogni elemento da fare è possibile creare attività secondarie. Quando contrassegni l'attività principale come completata, tutte le attività secondarie verranno contrassegnate come completate.

Note all'interno di un elenco: puoi aggiungere note alle attività in Google Task. Ciò non è possibile in Google Keep dove non puoi aggiungere note agli elenchi di cose da fare. Può trattarsi di un elenco di cose da fare in Google Keep o di una nota.

Suggerimento: scopri come creare attività secondarie in Google Keep.

Condivisione e collaborazione

Google Keep ti consente di condividere le tue note (inclusi gli elenchi) con altri. È quindi possibile modificare o aggiungere nuovi elementi negli elenchi insieme in tempo reale. Ciò è possibile utilizzando la funzione Collaborazione in Google Keep. Attualmente, Google Task non supporta la condivisione o la collaborazione.

Google Keep e Google Task: quando utilizzarlo

In precedenza, quando Google aveva lanciato inizialmente l'app Google Tasks, la domanda era "Dovresti passare a Google Tasks?". Tuttavia, ora la domanda è cambiata in “Quale app utilizzare tra Google Keep e Attività per la gestione delle attività?” o quando utilizzare ciascuna app poiché sembrano simili.

La risposta sta fondamentalmente nel tuo caso d’uso. Se desideri un'app decente per prendere appunti con la funzionalità aggiuntiva degli elenchi di cose da fare (e anche questa condivisibile), Google Keep è la scelta giusta. Tuttavia, se stai cercando qualcosa per gestire le attività quotidiane con la funzionalità aggiuntiva delle note, allora Google Task è la scelta migliore.

Inoltre, se utilizzi l'ecosistema Google per creare promemoria, non hai più la possibilità di ignorare Google Task poiché i promemoria ora funzionano solo da Google Task. Quindi, in pratica, dovrai utilizzare entrambi i servizi, soprattutto se utilizzi l'Assistente Google. E questo perché gli elenchi dell'Assistente Google vengono salvati in Google Keep e i promemoria vengono salvati in Google Task.

E non c'è niente di male in questo. Puoi utilizzare Google Keep per prendere semplici appunti ed elenchi di cose da fare mentre Google Task per la gestione delle attività. La parte migliore è che non è necessario installare l'app Google Task sul telefono. Puoi accedere alle attività o ai promemoria di Google Task anche in Google Calendar.

Riepilogo

Per semplificare, ecco un riepilogo e alcuni esempi di Google Keep e Attività.

• Google Keep può essere utilizzato per annotare note rapide, salvare immagini e creare semplici elenchi di cose da fare come articoli della spesa e cose da fare.
• L'Assistente Google utilizza Google Keep per salvare note ed elenchi di cose da fare, comprese le liste della spesa
• L'Assistente Google utilizza Google Task per salvare i promemoria.
• Utilizza Google Task per creare cose da fare o attività se desideri che vengano visualizzate in Google Calendar.
• Utilizza Google Task per una corretta gestione delle attività in cui è necessario spostare le attività tra elenchi.
• Utilizza i promemoria di Google Keep per promemoria basati sulla posizione.
• Sia Google Task che Google Keep supportano i promemoria ripetuti.
• Utilizza Google Keep per condividere elenchi con il tuo partner, collega o chiunque altro.
• Google Task non si integra con Google Keep o viceversa.

Suggerimento : conosci la differenza tra l'app Google Task e l'app Promemoria su iPhone.

Sfrutta al meglio le app

Ora che conosci la differenza tra Google Task e Keep e hai deciso quale utilizzare per quale scopo, dovresti saperne di più su ciascuna app. Scopri i modi migliori per organizzare le note in Google Keep . Inoltre, sappi come utilizzare Google Task come un professionista.