Lavorare da casa? Ecco come utilizzare Microsoft Teams per rimanere in contatto

Sei improvvisamente costretto a lavorare da remoto? Ma non hai idea di come farlo? Non preoccuparti, eccoci qui con una guida completa su come utilizzare Microsoft Teams.

Microsoft Teams è un attore relativamente nuovo nel mercato della comunicazione, della collaborazione in team e delle videoconferenze . Con l' aumento dei problemi di privacy e sicurezza relativi a Zoom , le gemme nascoste vengono portate alla luce.

In parole povere, Microsoft Teams è uno strumento che si integra con Office 365 e combina funzionalità come videoconferenze, archiviazione di file, chat, ecc.

Usandolo, puoi creare documenti online per l'ufficio, condividere idee e competenze, sfruttare i bot e fare molto di più.

L'importante è che non devi nemmeno pagare per usare questo fantastico strumento.

Vantaggi – Strumento gratuito di Microsoft Teams

• Chat, audio e videochiamate illimitate
• 10 GB di spazio di archiviazione file per il team
• 2GB per ogni individuo
• Si integra con le app di Office Online: Word, PowerPoint, Excel, OneNote e altre 140 app aziendali
• Può aggiungere fino a 300 persone al tuo elenco di contatti (all'interno o all'esterno dell'organizzazione)

Nota : la versione gratuita di Microsoft Teams è disponibile solo per coloro che non hanno pagato l'abbonamento commerciale a Office 365.

In evidenza – Microsoft Teams

• Metti insieme una squadra
• Integrazione con Office 365
• Personalizza i team tramite API e framework di bot
• Modifica e apri file contemporaneamente
• Integrazione con Azure Active Directory

Non sei convinto di voler continuare a utilizzare Zoom ?

Ecco un rapido confronto tra Microsoft Teams e Zoom

Panoramica – Microsoft Teams

Per iniziare con Microsoft Teams, è necessario visitare: pagina Web di Microsoft Teams e creare un account. Una volta che hai un account, puoi confrontare sia i piani a pagamento che quelli gratuiti e decidere quale piano vuoi utilizzare. Oltre a questo, puoi anche scaricare l'applicazione desktop Microsoft Teams.

Team e canali

Ora che hai installato Microsoft Team, devi creare un team dando un nome e una descrizione. Ogni squadra ha sottosezioni chiamate Canali; viene creato automaticamente un canale generale. Ogni volta che c'è un'attività, il canale verrà evidenziato.

Schede dei canali : ogni canale ha le sue schede predefinite: Conversazioni, File, Note, Servizi del team. Se lo desideri, puoi aggiungere le tue schede.

Conversazione : questa è una caratteristica essenziale e centrale di Microsoft Teams e funziona come un forum di discussione centralizzato in cui tutte le comunicazioni vengono salvate e rese ricercabili.

File: la finestra Teams ti consente di eseguire diverse attività all'interno della finestra come chattare con il gruppo, eliminare, scaricare, copiare, aprire un file, ecc. Questo aiuta a evitare di passare da un'applicazione all'altra.

Note: questa scheda porta il tuo team a OneNote. Ciò significa che puoi modificare e visualizzare OneNotes.

Aggiunta di schede : consente di aggiungere dashboard di Power BI, Planner, fogli di calcolo, ecc.

Menu : sul lato sinistro di Teams, sono disponibili diverse opzioni: Chat, Riunioni, File e Attività. La maggior parte dei quali è autoesplicativa. Verranno descritti quelli che necessitano di una spiegazione.

Attività : mostra le ultime attività eseguite da Teams.

Chat : fornisce la cronologia chat completa archiviando la conversazione Skype for Business.

Team : panoramica di tutti i team e i canali all'interno dei team.

Riunioni : estrae le riunioni da Outlook e consente la pianificazione delle riunioni.

File : visualizza e cerca file in OneDrive, OneNote.

Ora che conosciamo Microsoft Teams e cosa possiamo ottenere da esso. È ora di imparare a usare Microsoft Teams.

Come usare Microsoft Teams

Microsoft Teams combina quattro funzioni aziendali essenziali in un'unica piattaforma. Usandolo, puoi inviare messaggi, coordinarti con i team, effettuare chiamate vocali/video e, infine, puoi integrare Microsoft 365.

1. Avvia Microsoft Teams

Puoi usare Microsoft Teams direttamente da un browser oppure puoi scaricare un'applicazione desktop (Mac o PC) o su un dispositivo mobile (Android e iOS).

Per questo scopo del tutorial, utilizzeremo una versione del browser. Poiché ha la stessa funzionalità, non dovrai affrontare problemi quando lo usi come applicazione desktop o smartphone.

Per utilizzare i team, vai su https://teams.microsoft.com/start

Qui avrai la possibilità di registrarti gratuitamente. Puoi creare un account Microsoft in questo momento o puoi accedere utilizzando uno esistente.

Tuttavia, se stai già utilizzando la versione aziendale di Microsoft Office 365, Teams sarà installato.

Una volta effettuato l'accesso, ti verrà chiesto lo scopo per cui lo utilizzerai come amici, affari, famiglia, ecc. Ogni opzione personalizza i profili di conseguenza, ma la funzionalità fondamentale rimane la stessa.

Poiché la maggior parte di noi lavora da casa a causa del COVID-19, adotteremo l'opzione "Per lavoro".

Ora creiamo la prima squadra.

2. Crea una squadra

Per creare o unirti a un team, fai clic sulla sezione Team > Partecipa o Crea un team. Se i team pubblici sono già stati creati, li vedrai, fai clic su di esso. Tuttavia, se vuoi unirti a una squadra speciale, puoi inserire un codice.

In questo esempio, selezioneremo l'opzione Crea un team.

Ora puoi decidere se il team deve essere reso pubblico, privato o a livello di organizzazione.

• La squadra pubblica può essere utilizzata da chiunque
• Il privato è solo su invito
• L'intera organizzazione aggiunge automaticamente tutti gli utenti dell'azienda

Una volta deciso il tipo, la tua squadra che desideri creare, devi nominarla e dare una descrizione.

3. Aggiunta di squadre

Puoi aggiungere persone a Teams in diversi modi. Ma il modo più semplice è inviare un collegamento via e-mail. Una volta che il destinatario lo fa clic, verranno registrati automaticamente. In alternativa, puoi aggiungere indirizzi e-mail direttamente in Teams o importare nomi, indirizzi e-mail da Outlook, Persone, ecc.

Una volta che le persone sono connesse, le vedrai nell'elenco dei team e potrai ricevere i membri e la loro attività.

Per impostazione predefinita, ha una sottosezione Generale chiamata Canali. Puoi aggiungere uno di questi canali e iniziare a interagire con gli altri.

4. Aggiungi un canale

Per creare un canale, assegnagli un titolo, una descrizione. Puoi decidere di mantenerlo standard o privato. Se desideri avere una conversazione privata, puoi scegliere un'opzione privata.

Una volta creato il canale, puoi caricare file, aggiungere post e interagire con i membri del team.

5. Conversazioni di canale

Chattare in un canale standard, non è privato; è come una discussione ad alta voce. Ad esempio, se hai inviato un messaggio a Jim, tutti i partecipanti alla conversazione possono vederlo. Ma solo Jim sarà avvisato in modo che possa concentrarsi sul messaggio. Inoltre, se lo desideri, puoi rispondere a un Canale anche se non menzionato.

6. Videochat

Nella parte inferiore del pannello di destra, vedrai l'opzione più importante: Meet. Assomiglia a una videocamera e legge Meet Now.

Per avviare una chat video, fai clic su questa icona. Puoi disattivare l'audio, disabilitare i video, condividere file, mostrare i partecipanti. Puoi anche condividere il tuo desktop o utilizzare una funzionalità di lavagna.

7. Gestione dei canali

Puoi unirti e lasciare qualsiasi canale. Se ti unisci a un canale e non lo trovi appropriato, puoi eliminarlo. Prima di decidere di eliminarlo, ricorda che una volta fatto, tutte le conversazioni, le registrazioni e tutto il resto relativo a quel canale verranno eliminati.

Tuttavia, se sono presenti file allegati, verranno conservati su Sharepoint.

8. Aggiunta di funzionalità

Ad esempio, abbiamo spiegato solo la funzionalità di base. Tuttavia, puoi aggiungere varie funzionalità e integrazioni a Teams come il calendario per pianificare riunioni e rimanere informato.

Puoi anche connetterti a una vasta gamma di prodotti di terze parti come Zoom, Trello, KUDO, ecc.

Era questo; utilizzando questi semplici passaggi, puoi utilizzare Microsoft Teams e collaborare con i membri del tuo team. Non solo questo, ma puoi anche esprimerti usando adesivi, emoji, GIF. Ci auguriamo che proverai Microsoft Teams. Una volta utilizzato, condividi la tua esperienza con noi.