Scopri come utilizzare Microsoft Teams al più presto

Il lockdown ha costretto milioni di professionisti a rifugiarsi all'interno delle proprie case. Questo li ha costretti a cercare lavoro da app e strumenti domestici. Un'app che ha visto una crescita enorme, al punto che i server si sono arrestati in modo anomalo , è Microsoft Teams. Persone in tutto il mondo hanno effettuato l'accesso a Teams per condurre, comunicare, gestire, condividere e lavorare insieme su questioni urgenti. Poiché la maggior parte di questi utenti non conosce l'app, non sa come usare Microsoft Teams.

Come utilizzare Microsoft Teams

Cercherò di aiutarti qui fornendoti una sorta di tabella di marcia. Troverai scorciatoie utili, collegamenti ad articoli ed esercitazioni importanti e risposte ad alcune importanti istruzioni che dovrebbero iniziare rapidamente. L'idea è di alzarti in piedi al più presto.

Cominciamo.

1. Scorciatoie da tastiera in Microsoft Teams

In realtà non devi ricordare le scorciatoie, ma se lo fai aiuta. Premi Ctrl + . (che è il tasto controllo e punto) sulla tastiera per visualizzare un popup con tutte le scorciatoie disponibili in Teams. Sono ordinatamente classificati in sezioni come Navigazione, Messaggistica e così via.

Memorizza alcune scorciatoie da tastiera, quelle che ritieni ti serviranno di più. Il resto lo trovi qui quando ne hai bisogno. Lentamente, sarà più facile ricordarli dalla memoria.

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2. Comandi in Microsoft Teams

I comandi in Teams funzionano allo stesso modo in cui funzionano in Slack. Se non l'hai usato neanche tu, ecco come funziona. Premi il tasto barra (/) nella barra di ricerca in alto sulla tastiera e dovresti vedere un elenco di comandi disponibili . Vedrai più opzioni mentre inizi a digitare.

Il comando si trova a sinistra mentre una breve descrizione si trova a destra. Abbastanza autoesplicativo e facile da usare. Ti consiglio di scorrere l'elenco condiviso sopra per capire tutto ciò che puoi fare usando questi comandi. Possono essere un vero risparmio di tempo.

3. Dashboard di Teams introduttivo

Ecco il layout di base di Teams e come funziona. In realtà è abbastanza facile da usare se sai dove si trova tutto. C'è una barra di ricerca in alto dove puoi anche inserire i comandi come abbiamo discusso nel punto 2. I link importanti sono nella barra laterale. Lì troverai l'Attività in cui saranno visibili tutte le menzioni, le risposte e altre conversazioni (feed). Poi c'è la scheda chat in cui puoi conversare con tutti i membri del team.

Teams è il luogo in cui puoi accedere a tutti i team e ai canali all'interno. Lo screenshot sopra è della scheda Squadre. Blogging e Watercooler sono canali. Hai notato le schede in alto come Post e File? Puoi creare o rimuovere schede con cui lavori di frequente. Queste schede possono essere app come OneNote o Planner e persino singoli file della suite di app Office. Basta fare clic sull'icona '+' per scegliere.

Ora puoi saltare tra app, file, persone e conversazioni da un'unica schermata utilizzando le schede. Non impazzire qui e inserisci troppe schede però. Mantienilo semplice e ordinato in modo da non dover scorrere molto.

Facendo clic su File dal menu della barra laterale, potrai vedere chi sta lavorando su quale file e monitorare i progressi. Puoi anche accedere alle app di archiviazione cloud connesse da lì come OneDrive, Dropbox e così via.

Ora fai clic sul pulsante App nella parte inferiore del menu della barra laterale. Lì troverai un elenco di app, bot, schede, connettori e altro ancora.

Sai cosa sono le app. Connettiti, accedi, concedi l'accesso e l'autorizzazione e ora hai le informazioni di lettura/scrittura direttamente all'interno di Teams. Abbiamo anche visto delle schede sopra in cui puoi appuntare i contenuti in alto. Questi possono essere file o app. I bot ti aiuteranno ad automatizzare determinati processi come la raccolta e la condivisione di informazioni con il team o il canale. I connettori porteranno notifiche come promemoria da altre app come Trello all'interno di Teams. Infine, la messaggistica ti consentirà di formattare i contenuti di altre app e condividerli in una chat o in un canale affinché altri possano accedervi e visualizzarli.

Stragrande? Non preoccuparti. Basta collegare un'app e vedere come va. Puoi anche rimuoverli facilmente.

4. Skype for Business a Teams

Skype è stato progettato per essere un'app di comunicazione con funzionalità di chiamata audio e video. Nel corso degli anni, hanno aggiunto alcune altre utili funzionalità. Teams è stato progettato per la collaborazione con una profonda integrazione con Office 365 e altre app. Puoi anche effettuare chiamate a/v usandolo. Microsoft afferma che esiste l'interoperabilità tra entrambe le app utilizzando la modalità TeamsUpgrade. Se sei un amministratore, scopri qui come entrambi possono coesistere  . Tieni presente che Skype for Business cesserà di esistere in futuro, ma per ora continuerà. Microsoft sa che ci sono troppe aziende che utilizzano Skype for Business in questo momento. Se sei un utente finale, ecco come possono coesistere entrambi nella stessa area di lavoro e cosa puoi fare mentre sei connesso a entrambe le app.

Leggi anche: 10 suggerimenti e trucchi Microsoft per gestire meglio le attività

5. Elenchi di cose da fare di Microsoft Teams

Microsoft Planner è stato progettato per Teams e Microsoft To-Do è stato progettato pensando alle persone. Inoltre, Planner richiede un abbonamento a Office 365 mentre To-Do è gratuito. Ora, Microsoft ha annunciato le attività che funzionano all'interno di Teams. Come?

Puoi utilizzare Attività per creare e assegnare attività ad altri o a te stesso. Quello che la maggior parte delle persone non sa è che puoi anche usarlo per importare attività da To-Do e Planner. Tieni presente che le app Attività e attività funzionano anche con Outlook e Cortana. Tutto rimane sincronizzato, indipendentemente da dove vieni, proprio all'interno di Teams.

6. Come utilizzare Planner in Teams

Aggiungere Planner all'interno di Teams è facile. Basta fare clic sull'icona "+" per aggiungere una scheda e trovare l'app Planner per aggiungerla. Ancora una volta, puoi aggiungere qualsiasi app che ti è stata messa a disposizione dal tuo amministratore e dal piano che ha scelto. Prendo Planner come esempio perché molti di voi lo chiedevano.

Una volta aggiunta l'app Planner, puoi facilmente creare un nuovo piano, assegnare persone ad esso, creare attività e assegnare queste attività agli utenti e molto altro ancora. Nel link condiviso sopra, troverai un pratico elenco di tutte le cose che puoi fare con Planner all'interno di una scheda Teams.

Come utilizzare Microsoft Teams

Microsoft ha fatto davvero un ottimo lavoro con Teams. L'app è abbastanza facile da usare e con cui lavorare. Hai solo bisogno di conoscere le basi e da dove iniziare e a cosa servono tutti i pulsanti e le schede. Il resto viene facile. Man mano che aggiungi più app e schede, tutto inizierà a prendere forma e imparerai nuove cose lungo il percorso. Per ora, devi essere operativo al più presto perché c'è del lavoro da fare. Spero che questo articolo sia stato utile per fare proprio questo. Una guida rapida e veloce per iniziare con Microsoft Teams in pochi minuti.