Suggerimenti e trucchi per il desktop di Microsoft Teams per una migliore comunicazione

A differenza di Skype, Microsoft Teams non è uno strumento facile. Puoi considerare Teams come una combinazione di Slack e Skype. È uno strumento globale di comunicazione e videoconferenza che può essere personalizzato in base alle proprie esigenze aziendali. È vasto e ha molte caratteristiche nascoste sotto la superficie. Quindi, detto questo, ecco alcuni suggerimenti e trucchi di Microsoft Teams per una migliore comunicazione.

Suggerimenti e trucchi per Microsoft Teams

1. Sfocatura dello sfondo e sfondo virtuale

Simile a Skype, Microsoft Teams fornisce anche un'opzione di sfocatura dello sfondo. Questa opzione è davvero utile, soprattutto quando lavoriamo tutti da casa. Tuttavia, a differenza di Skype, al momento non è possibile abilitare in modo permanente "Sfoca il mio sfondo". Devi farlo separatamente per ogni videochiamata. Ecco come abilitare la sfocatura dello sfondo.

Durante la videochiamata, fai clic sui tre pulsanti all'estrema destra della barra mobile. Dal menu esteso, fare clic su " Effetti di sfondo ". Nella pagina degli effetti di sfondo, vedresti un sacco di effetti. La prima opzione è Sfoca il mio sfondo . Fai clic su di esso e riavvierà il tuo flusso video e dovresti avere uno sfondo sfocato.

Oltre all'opzione Sfoca il mio sfondo, Teams fornisce anche uno sfondo virtuale. Ovviamente, quando li scegli, sostituisce lo sfondo originale. Ma a partire da ora, Microsoft ti consente solo i modelli di sfondo forniti nell'app Teams. Per saperne di più, dai un'occhiata al nostro articolo dedicato sullo sfondo virtuale e la modalità sfocatura dei Team .

2. Scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera sono la cosa più utile sia che tu abbia a che fare con Outlook o Teams. All'interno di Microsoft Teams, puoi premere "Ctrl+". in qualsiasi momento per vedere le scorciatoie da tastiera. Tuttavia, i più importanti di questi sono i seguenti.

• Ctrl+E (⌘+E su Mac ): vai alla barra di ricerca
• Ctrl+più (⌘+più su Mac ): ingrandisci
• Ctrl+meno (⌘+meno su Mac ): rimpicciolisci
• Esc: chiude i popup
• Ctrl+G (⌘+G su Mac ): vai a qualsiasi squadra/canale

3. Comandi barra

Simile a Slack, Microsoft Teams ha anche i comandi slash . Ma questi comandi slash non funzionano ovunque. Funziona solo sulla barra di ricerca più in alto. Per andare rapidamente alla barra di ricerca, premi Ctrl+E (⌘+E su Mac ).

Un comando slash che uso molto è "/dnd". Come suggerisce il nome, attiva la modalità Non disturbare e riceverai solo messaggi urgenti dai tuoi contatti prioritari. Allo stesso modo, puoi anche eseguire "/ disponibile" per trasformare il tuo stato in Disponibile. Un altro utile comando Slash è "/goto". Ti aiuta a passare rapidamente a un canale o a un team.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Ecco una serie di utili comandi Slash.

• /goto – Passa a una squadra oa un canale
• /chiama – Chiama qualcuno
• /menzioni – Vedi tutte le chat e le attività in cui sei menzionato
• /unread – Visualizza tutte le tue attività non lette
• /saved – Visualizza i messaggi salvati

4. Menzioni

Ora, quando cerchi informazioni utili all'interno di un canale, è meglio leggere i contenuti diretti a te. Fondamentalmente, i messaggi che hai menzionato. Per raggiungerli, digita "/menzioni" sulla barra di ricerca. In alternativa, puoi andare alla scheda Attività e premere l'icona Filtro accanto all'opzione Feed. Quindi, fai clic sui 3 punti e seleziona "@Menzioni".

5 Notifiche

Per impostazione predefinita, Microsoft Teams ti invierà una notifica per ogni cosa del cazzo. Ad esempio, Slack non ti invia notifiche per i messaggi del canale a meno che tu non sia menzionato in essi. Tuttavia, Microsoft Teams invia una notifica banner e un'e-mail per lo stesso. Per disattivarlo:

• Fare clic sull'icona del profilo nell'angolo in alto a destra e fare clic su Impostazioni
• Nel menu a comparsa delle impostazioni, vai alla scheda Notifiche

Nella pagina delle notifiche vedrai le azioni che possono essere intraprese per ogni tipo di notifica. Fondamentalmente, ci sono 3 tipi di azioni per una notifica: Banner ed Email, Banner e Mostra solo nel feed. Mentre i primi 2 sono autoesplicativi, la scelta del terzo suggerisce che queste notifiche verranno visualizzate solo nella scheda Attività.

Ad esempio, Microsoft Teams, per impostazione predefinita, ti invierà un'e-mail e un banner di notifica quando vieni menzionato in un team o in un canale. Anche se non ho problemi con la notifica del banner, non mi piace ricevere e-mail per tutte queste menzioni. Quindi, li ho trasformati solo in "Banner".

6. Bot e app

Microsoft Teams ti consente di avere app e bot illimitati nel tuo team. Nel caso non lo sapessi, i bot e le app forniscono funzionalità aggiuntive a Microsoft Teams o ti aiutano a integrarsi con altre piattaforme. Alcune delle app utili che puoi utilizzare sono le seguenti.

• Polly: tieni sondaggi durante le riunioni
• RememberThis: imposta promemoria per i thread di chat all'interno di Teams
• Mio – Chatta con i contatti Slack e WebEx
• Zoom: tiene conferenze di gruppo

Abbiamo un articolo dedicato sulle migliori app di Microsoft Teams che tocca in modo approfondito l'installazione e le funzionalità di queste app. Puoi esaminarlo per maggiore chiarezza.

7. Modificare la lavagna

Mentre siamo in tema di app di terze parti, eccone un'altra importante: Freehand. Ora, la lavagna in Microsoft Teams è di base ed è limitata solo all'input penna. Se usi molto la lavagna per modelli di programmazione Sprint, progetti wireframe, prototipazione, storyboard video, ecc., dovresti provare la lavagna Freehand di Invision. Rispetto a MS Whiteboard, fornisce più forme come rettangolo, linee e cerchi.

Freehand può essere utilizzato anche durante una videoconferenza al posto della lavagna dei team. Inoltre, puoi persino presentare la lavagna a mano libera senza effettuare una videochiamata. Lo usiamo spesso per creare uno storyboard delle nostre introduzioni video di YouTube.

Integra  Freehand di InVision

8. Lettore immersivo

Anche l'Immersive Reader del popolare browser Edge è integrato in Microsoft Teams. Il lettore immersivo non sarebbe una funzionalità molto utile, ma la modalità di lettura ad alta voce che ottieni con esso è vantaggiosa. Per accedere alla modalità di lettura immersiva, fare clic sui 3 punti sopra un messaggio e fare clic su Lettore immersivo.

Una volta entrato nella modalità di lettura immersiva, vedrai un pulsante "Riproduci" in basso. Non appena lo colpisci, reciterà l'intero messaggio per te. Lo uso spesso per leggere articoli e script che mi vengono inviati su Teams.

Parole di chiusura

Molte altre funzionalità come ID e-mail di canale e team, registrazione di riunioni cloud e intercomunicazione Skype funzionano solo se si dispone di un account Microsoft 365. Per ulteriori problemi o domande su Microsoft Teams, fammi sapere nei commenti qui sotto

Leggi anche: Slack vs. Teams: quale strumento di comunicazione e collaborazione utilizzare