Suggerimenti semplici ma efficaci per gestire le tue email

Tutti noi riceviamo decine di email. Dai manager ai loro dipendenti, colleghi, newsletter di vari servizi a cui ti sei abbonato e cosa no!

Setacciare dati di posta elettronica così voluminosi è uno spreco di tempo ed energia. Perché non rivalutare come gestire le tue e-mail in modo efficace.

Sapevi che puoi programmare le tue email con alcuni semplici trucchi?

• Sbarazzati della spazzatura

Supponiamo che tu riceva una media di cento e-mail al giorno, di cui solo la metà sono importanti e il resto è "spazzatura". Nel caso in cui ti trovi di fronte a istanze ripetitive di spam/posta indesiderata, usa i file spazzatura per catturare la maggior parte dello spam e scansionarlo due volte al giorno, per eliminare le e-mail indesiderate. Ridurrà il trenta percento della posta indesiderata dalla tua casella di posta.

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• Imposta cartelle intelligenti

Quando apri la tua casella di posta, noterai che un quarto delle e-mail sono offerte speciali, offerte di sconto, barzellette inoltrate o notifiche pubblicitarie. Fondamentalmente, roba di email marketing. È un trucco di vendita per attirare più clienti. Quindi, dai la priorità alle tue e-mail nelle sottocategorie per mantenere organizzata la posta in arrivo. Sarà facile trovare le email in caso di emergenza o eliminare più email insieme.

• Disattiva tutte le notifiche e-mail

La posta elettronica non è un mezzo di comunicazione istantaneo. Usiamo telefoni cellulari e messaggistica istantanea per questo. L'e-mail è utile per le aziende in cui non è necessaria una risposta immediata. Quindi, non permettere agli altri di ostacolare il tuo lavoro. Avvisi e-mail e segnali acustici interrompono la tua concentrazione, potrebbero distrarti in riunioni e conversazioni. Disattiva la vibrazione del telefono o il segnale acustico per ogni nuova email.

• Annulla l'iscrizione alle e-mail promozionali indesiderate

Non vorresti mai leggere tutte le email pubblicitarie e promozionali. Cancellati da quelli non necessari. È un processo facile e veloce. Per annullare l'iscrizione alle newsletter che non desideri, accedi al tuo account di posta elettronica e cerca "cancella l'iscrizione" nei mailer di cui sei stufo. Esamina i risultati della ricerca e decidi con quale email vuoi continuare. Puoi anche visitare www.unroll.me e cancellarti dalle newsletter che vuoi cestinare . Organizzerà la posta in arrivo con diverse categorie e cartelle.

• Pianifica il  tuo tempo per leggere e rispondere alle e-mail

Ricevere un avviso o una notifica ti rende disorientato rispetto alle tue responsabilità. Sebbene considerare le tue e-mail in tempo programmato ti aiuterà nell'assistenza urgente e ti aiuterà a mantenere e aggiornare il tuo calendario sulle riunioni.
Puoi anche redigere la tua email per qualsiasi emergenza aggiornando il tuo numero di contatto e fornendo un orario adeguato per raggiungerti. A causa del pesante carico di lavoro, puoi anche controllare le tue e-mail ogni ora per dieci-quindici minuti o controllare le tue e-mail 3-4 volte al giorno, come al mattino pomeriggio e alla sera.

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• Ordinare le email per categoria

Quando ricevi molte email insieme, potresti dimenticare di prestare attenzione alle email importanti o, a volte, potresti cancellarle per errore senza leggere. Succede quando ricevi tutte le e-mail nella tua casella di posta e non ci sono cartelle e categorie disponibili per mettere l'e-mail nelle rispettive cartelle. A volte, quando elimini la posta indesiderata dalla posta in arrivo, finisci per eliminare le e-mail relative al lavoro. Tuttavia, puoi recuperarli dal cestino ma a volte non sei consapevole di averlo fatto!

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Ognuno ha il suo modo di gestire le proprie cose. Questo è solo un suggerimento su come gestire le tue e-mail in modo efficace e come puoi renderlo semplice. Tuttavia puoi trovare un sistema che funziona per te.