Suggerimento per la produttività: utilizzo di IFTTT per automatizzare un processo, invio di notifiche Twitter a Microsoft Band 2

La nuova strategia di Microsoft è quella di trasformarsi nella società di produttività "cloud-first, mobile-first", una trasformazione massiccia dall'essere prevalentemente "l'azienda Windows" come era stata per decenni. Offrendo un'ampia gamma di soluzioni di produttività che funzionano su ogni piattaforma importante, Microsoft è sulla buona strada per diventare un fornitore veramente onnipresente di prodotti e servizi che possono aiutarti a fare le cose.

Tuttavia, le soluzioni dell'azienda non funzionano nel vuoto. Esistono numerose opzioni di terze parti che possono aiutare a rendere i vari prodotti Microsoft ancora più efficaci. E poiché Microsoft sta lavorando duramente per assicurarsi che le cose funzionino su iOS e Android insieme alla propria piattaforma Windows 10, ci sono buone probabilità che tu possa utilizzare tutti questi vari strumenti con i tuoi prodotti Microsoft preferiti, indipendentemente dallo smartphone scelto.

Uno di questi strumenti è IFTTT (che sta per IF This Then That), che funziona in background per prendere vari input, o "trigger", elaborarli e quindi inviarli in un modo o nell'altro a un altro dispositivo o sensore. Sebbene IFTTT abbia app che funzionano su iOS e Android e non su Windows 10 (PC o dispositivi mobili), è principalmente un servizio che supporta una serie di prodotti Microsoft chiave sul back-end.

Ecco un elenco dei prodotti Microsoft attualmente supportati da IFTTT:

• Una nota
• Una guida
• OneDrive per le aziende
• Office 365 Business e Education (quindi versioni non consumer)
  • Calendario di Office 365
  • Contatti di Office 365
  • Posta di Office 365

Sebbene il supporto di IFTTT per la linea di prodotti Microsoft possa sembrare limitato, c'è ancora molto da fare. IFTTT può supportare così tanti altri servizi (un totale di 305 canali sono disponibili mentre viene scritto questo post) che potresti essere sorpreso da ciò che puoi ottenere. Per me, OneNote si distingue come un elemento estremamente importante del mio set di strumenti di produttività: OneNote è dove alla fine salvo tutto, e quindi IFTTT si adatta molto bene al mio flusso di lavoro.

Il caso del rilascio a sorpresa di Windows Insider

Ieri sera, mi è stato ricordato un utilizzo di IFTTT che è estremamente utile per me come editor di WinBeta. Microsoft ha inavvertitamente rilasciato Windows 10 Insider Preview build 13432 e ha iniziato a inviare agli Insider intorno alle 19:30 circa PST. Presumibilmente, nessuno si aspettava che quella build sarebbe stata rilasciata e quindi non l'ho tenuta d'occhio.

In qualità di redattore di questo sito, sono responsabile, insieme a qualsiasi altro redattore di turno, di assicurarmi che annunciamo questo tipo di aggiornamenti non appena arrivano. A volte, le build vengono rilasciate quando sono l'unico editore sul sito, e a volte ciò significa che mi sono allontanato dalla mia scrivania nel momento preciso in cui Gabe Aul preme il Big Red Button (apposta o no). In questo caso, stavo cenando tardi.

A WinBeta, ci piace ricevere i nostri annunci iniziali il prima possibile dopo il rilascio delle build, perché il nostro pubblico se lo aspetta da noi. Se aspettiamo 30 minuti per farvi sapere che è disponibile una nuova build e cosa include (e cosa no) quella build, allora perdiamo valore. Chiunque può farti sapere cosa sta succedendo ore dopo: riteniamo che un ritardo di 10 minuti sia troppo lungo. Succede, ovviamente, che non siamo i primi con le notizie, e che a volte siamo in ritardo, ma di certo non ci piace.

Ora, anche quando sono sul sito, non mi concentro sempre su Twitter, che è il luogo in cui Gabe annuncia per la prima volta che è disponibile una nuova build. Potrei scrivere materiale originale, controllare i feed RSS, o Reddit, o PRNews, o un numero qualsiasi di altre fonti per storie attuali, o completamente lontano da qualsiasi sistema, come sono stato la scorsa notte. L'ultima cosa che voglio, però, è che qualcuno mi faccia sapere che Gabe ha twittato cinque minuti fa che una build è stata rilasciata, perché poi devo scrivere la storia iniziale e farla pubblicare, che non importa quanto velocemente io possa essere a scrivere un post richiede un paio di minuti. Se comincio subito dopo che il tweet è stato inviato, allora sono in vantaggio.

IFTTT e la mia Band 2 vengono in soccorso

E così, mi sono chiesto un giorno, qual è il modo migliore per sapere quando Gabe twitta la notizia, in particolare se sono lontano dalla mia scrivania, e soprattutto se non ho il mio telefono o altro con me? La risposta si è rivelata più semplice di quanto pensassi. L'unica cosa che è quasi sempre con me - su di me, in effetti - è la mia Microsoft Band 2 . L'unica volta che lo tolgo, più o meno, è quando faccio la doccia e quando ha bisogno di un po' di tempo nel caricabatterie che è seduto sulla scrivania del mio ufficio a casa.

Quella era la prima parte del puzzle. Se mi allontano dalla scrivania durante l'orario di lavoro, sono quasi sicuro di avere il mio Band 2 al polso. Il Band 2 è in grado di trasmettere notifiche finché il mio telefono si trova nel raggio di portata del Bluetooth, che è praticamente ovunque in casa mia. Anche se non ho molte notifiche in esecuzione sul mio Band 2, ho notifiche per chiamate telefoniche, messaggi di testo e promemoria Cortana sempre attivi.

Questo mi ha lasciato fare la domanda successiva: c'è un modo per essere avvisato tramite telefonata o SMS quando Gabe twitta su una nuova build? Le telefonate non accadranno, almeno non facilmente, e sono di disturbo. Ma messaggi di testo, ora c'è un'opzione che potrebbe funzionare per me.

How, then, can I get a text message when Gave tweets about a new build? That's where IFTTT comes in, and the process is actually pretty simple. Here's how I did it.

Step 1: log into IFTTT

That's simple enough--I created an IFTTT account well over a year ago and have been using it productively ever since. One thing to remember about IFTTT is that the service requires connecting to various other services (e.g., see Step 2) and granting authorization to do things. If you're worried about such things for security and/or privacy reasons, then IFTTT might not be for you.

Start creating a free ifttt by entering your email address and creating a password.

Personally, I'm okay with it because as far as I can tell, the risks are limited. The OneNote channel, for example, appears to only be able to create pages, not access them, and so it doesn't seem like someone could hack into OneNote through my IFTTT account and do anything other than create new notes. I'd be more concerned if IFTTT was able to read my personal notes and, even worse, copy or publish them somewhere else.

Generally speaking, I'm not worried about what someone can do with the other channels I've connected, such as Facebook or Twitter. At most, those would be embarrassing if someone hacked in and posted something offensive. And of course, IFTTT is just one of many hacking vectors--if I think too much about such things, I'll just stop using technology altogether.

Nevertheless, it's something to keep in mind

Step 2: connect to IFTTT's Twitter channel

Channels are the backend services that IFTTT can interact with in order to accomplish tasks. Connecting to the Twitter channel required login into Twitter and then authorizing IFTTT to access my Twitter account. Note: again, using IFTTT requires access to accounts that you might not want to allow. If you're at all concerned about enabling such access, then you can stop reading, because it's required to do any of this cool stuff.

Connecting to a twitter account.

Note what you're allowing as you authorize ifttt to use your twitter account.

Step 3: connect to IFTTT's SMS channel

The other IFTTT channel that I needed to authorize was the services SMS channel. That required simply entering my cell phone number and then entering a pin that IFTTT sent via text as confirmation. Then, I needed to click through the prompts notifying me that I'd get could charged for any text messages sent through IFTTT.

Connecting to the sms channel.

Note the caveats to connecting to sms.

Step 4: create an IFTTT recipe.

Here's where the magic happens. Next, I created an IFTTT "recipe" that would monitor Twitter for a tweet from Gabe Aul's Twitter account and then pass along the message to phone via text messages. The basic process is depicted below.

The first step is to select create a recipe.

Next, click on "this" and then choose a trigger channel. In this case, i chose twitter.

Choose what kind of trigger you want to start the recipe.

Complete the trigger by entering in the criteria. In this case, i entered gabeaul as the twitter account.

Next, click on "that" and then choose an action channel for the recipe's output. I chose sms in this case.

Choose an action that you want the recipe to perform. I need ifttt to send an sms to my phone.

Complete the action by specifying what you want included. In this case, i want an sms message that includes gabe's tweet.

Finally, confirm that the recipe is correct.

And here's what the completed recipe looks like.

Step 5: turn on text message notification on my Band 2

As I mentioned, that part was already setup, and so I was good to go. The Band 2 provides just enough of a vibration on my wrist to get my attention, but not enough to, say, disrupt my family at dinner.

Ho abilitato il riquadro dei messaggi nell'app per la salute sul mio Nexus 6p. Il risultato: mi ronza sul polso ogni volta che Gabe invia un tweet.

Ora, ogni volta che Gabe pubblica un tweet quando la ricetta è attiva, IFTTT invia un messaggio di testo al mio cellulare. My Band 2 riceve quindi quella notifica e vibra. Controllo il mio messaggio di testo, vedo che è un tweet su una nuova build e torno di corsa alla mia scrivania per iniziare a pubblicare.

Ecco alcuni dei messaggi inviati da ifttt mentre gabe stava twittando sulla nuova build.

Accendo la ricetta solo quando è ragionevole aspettarsi una build (ad esempio, Gabe ha lasciato intendere che potrebbe essere in arrivo una build), sono l'unico editore e so che sarò lontano dalla mia scrivania, perché altrimenti potrei essere sommerso dai messaggi. Ho attivato la ricetta lunedì a causa dei suggerimenti che potrebbero essere in arrivo nuove build questa settimana, quindi ero pronto.

Ma non è tutto

Naturalmente, ci sono molte altre ricette che puoi creare. Alcuni altri che uso sono i seguenti:

• Crea una nota in OneNote ogni volta che viene apprezzato un mio tweet.
• Crea una nota in OneNote ogni volta che vengo taggato su Facebook.
• Crea una nota in OneNote ogni volta che creo un nuovo messaggio di stato in Facebook.
• Crea un hashtag di Twitter che posso aggiungere a un tweet per inviare automaticamente una copia a OneNote.
• Crea una nota in OneNote ogni volta che metto tra i preferiti un Tweet.

Chiaramente, io uso IFTTT con OneNote un po', e ho una serie di altre ricette IFTTT non Microsoft che ho usato. Ci sono centinaia (o migliaia?) di ricette pubblicate sul sito IFTTT a cui puoi attingere, oltre a crearne di tue.

Se stai cercando un buon modo per automatizzare alcuni processi, potresti provare IFTTT. Sicuramente ha aiutato la scorsa notte quando la build 14342 è stata rilasciata accidentalmente e, sebbene la mia cena si sia un po' raffreddata, la notizia è stata pubblicata. E questo è il tipo di cosa che dovrebbe fare questa tecnologia, giusto?