Una guida allutilizzo della barra di ricerca e degli operatori di ricerca in Microsoft Outlook

Stai cercando di trovare un'e-mail o un determinato allegato in Microsoft Outlook senza successo? È qui che entra in gioco la barra di ricerca di Outlook. Digitando una parola chiave nella barra di ricerca di Outlook pertinente all'elemento cercato, Outlook dovrebbe visualizzare diversi risultati. In genere, con la parola chiave giusta i risultati della ricerca di Outlook dovrebbero contenere l'elemento cercato, ma non è sempre così.

È importante capire come funziona la funzione di ricerca in Microsoft Outlook per ottenere esattamente la posta desiderata. Ciò accade quando si conosce l'importanza degli operatori di ricerca . Ecco tutto ciò che devi sapere:

Come funziona la funzione di ricerca di Microsoft Outlook

Per la maggior parte delle persone, effettuare una ricerca in Outlook significa inserire una parola chiave nella barra di ricerca e premere Invio. L'aspettativa dopo questa azione è che i risultati visualizzati contengano la ricerca dell'elemento. Tuttavia, di seguito analizziamo come funziona la funzione di ricerca:

Corrispondenza del prefisso

Quando si esegue una ricerca con una parola chiave, è importante notare che Outlook cercherà nella casella di posta i messaggi che iniziano con quella parola chiave. Se una parola termina con quella parola chiave, Outlook potrebbe non visualizzarla come risultato della ricerca. Ad esempio, se utilizzi la parola chiave "pre" nella ricerca, Outlook genererà risultati come "Prem", "predica" e "preistorico" . Tuttavia, le parole che finiscono o non iniziano con pre come "sempre" o "spread", non verranno visualizzate nei risultati.

Ambito di ricerca

Quando si utilizzano parole chiave per effettuare ricerche nella casella di posta, l'intervallo di ricerca e i risultati non includono solo i messaggi nella posta. Outlook cercherà e restituirà inoltre risultati che contengono le parole nell'oggetto, negli allegati, nel corpo e nel nome del mittente dell'e-mail.

Limitazioni della ricerca

Outlook presenta limitazioni quando si tratta di produrre risultati di ricerca. Vengono visualizzati solo i primi 250 risultati di ricerca dalla tua casella di posta. Inoltre, se la ricerca include numeri, se le stringhe di numeri sono inferiori a 4 cifre, Outlook non produrrà alcun risultato. Ad esempio, se cerchi un numero come "123", Outlook non produrrà alcun risultato poiché è inferiore al requisito di 4 cifre.

Come utilizzare la barra di ricerca di Microsoft Outlook

Esistono due modi per utilizzare la barra di ricerca di Microsoft Outlook. Puoi utilizzare la barra predefinita come appare su Outlook o fare clic sul menu a discesa nella barra per ottenere le sue funzionalità avanzate. Ecco come funzionano entrambe le opzioni.

Ricerca predefinito

La barra di ricerca si trova in genere nella parte superiore della pagina di Microsoft Outlook. La barra di ricerca semplificata viene utilizzata al meglio quando la ricerca non prevede criteri di ricerca complessi. Ad esempio, se stai semplicemente utilizzando una parola chiave. Ecco come usarlo:

Passaggio 1: apri il sito Web di Microsoft Outlook in un browser e accedi al tuo account Outlook. Oppure puoi utilizzare l'app desktop.

Sito Web di Microsoft Outlook

Passaggio 2: sposta il cursore nella parte superiore della pagina di Outlook dove si trova la barra di ricerca.

Passaggio 3: fai clic sulla barra di ricerca e inserisci la parola chiave di ricerca.

Passaggio 4: premi il tasto Invio sulla tastiera o fai clic sull'icona di ricerca per eseguire la ricerca.

Ricerca Avanzata

Laddove la ricerca di Outlook implica requisiti complessi come la ricerca di una parola chiave all'interno di una riga dell'oggetto da un indirizzo e-mail specifico, dovrai utilizzare la barra di ricerca avanzata. Ecco come:

Passaggio 1: accedi al tuo account Outlook utilizzando il tuo browser preferito o dall'app desktop.

Passaggio 2: sposta il cursore nella parte superiore della pagina di Outlook dove si trova la barra di ricerca.

Passaggio 3: fai clic sulla barra di ricerca per espanderla.

Passaggio 4: fai clic sul menu a discesa alla fine della barra di ricerca espansa. Questo dovrebbe mostrare i filtri di ricerca avanzata.

Passaggio 5: utilizzando i filtri di ricerca avanzata, specificare i requisiti per la ricerca nella casella di posta.

Le funzionalità predefinite dei filtri di ricerca avanzata includono:

Filtro	Descrizione	Esempio
Cerca nel	scegliere da un elenco a discesa una cartella specifica in cui Outlook effettuare la ricerca	Cartella Posta in arrivo, Cartella Posta indesiderata, Cartella Bozze, Cartella Posta inviata ecc.
Da	specificare il nome del mittente o l'indirizzo e-mail di cui Outlook mostrerà i risultati	da: Maria oppure da: [email protected]
A	specificare il nome del destinatario o l'indirizzo e-mail nella riga a cui Outlook mostrerà i risultati	a: Maria oppure a: [email protected]
CC	specificare il nome del destinatario o l'indirizzo e-mail nella riga cc di cui Outlook mostrerà i risultati	CC: Maria o CC: [email protected]
Soggetto	specificare il testo nel titolo dell'e-mail di cui Outlook mostrerà i risultati	oggetto: prova
Parole chiave	specificare l'intervallo di date dell'e-mail di cui Outlook mostra i risultati	parole chiave: Pre
Data da	specificare l'intervallo di date dell'e-mail di cui Outlook deve mostrare i risultati	Dal 7 febbraio 2023 al 30 giugno 2023
Allegati	seleziona la casella affinché Outlook mostri solo i risultati con allegati	spuntare per sì , deselezionare per no

Passaggio 6: fare clic sul pulsante Cerca per completare la ricerca.

Outlook dispone di altri filtri di ricerca avanzati oltre a quelli sopra. Leggi di seguito su come accedervi.

Come modificare i filtri di ricerca avanzata di Microsoft Outlook

Puoi includere filtri di ricerca aggiuntivi nella barra di ricerca avanzata di Microsoft Outlook. Tuttavia, funziona solo per l'app Outlook. Ecco cosa dovresti fare:

Passaggio 1: accedi al tuo account Outlook in un browser o utilizza l'app desktop.

Passaggio 2: sposta il cursore nella parte superiore della pagina di Outlook dove si trova la barra di ricerca.

Passaggio 3: fai clic sulla barra di ricerca per espanderla.

Passaggio 4: fai clic sul menu a discesa alla fine della barra di ricerca espansa. Questo mostrerà i filtri di ricerca avanzata.

Passaggio 5: fai clic su "Aggiungi altre opzioni" nella parte inferiore sinistra della finestra per avviare la finestra di dialogo Opzioni di ricerca avanzata.

Passaggio 6: dalla finestra di dialogo delle opzioni di ricerca avanzata, seleziona le caselle accanto ai filtri preferiti.

Passaggio 7: dopo aver selezionato i filtri preferiti, fare clic su Applica per salvare le modifiche.

Come perfezionare i risultati della ricerca in Microsoft Outlook utilizzando gli operatori di ricerca

In Outlook puoi utilizzare determinate parole e simboli per rendere i risultati della ricerca più precisi. Questi simboli o parole vengono definiti operatori di ricerca. Gli operatori di ricerca di Outlook devono essere in lettere maiuscole affinché funzionino. Ecco alcuni operatori di ricerca comuni e quando utilizzarli.

E

L'operatore di ricerca AND viene utilizzato al meglio quando si combinano i termini di ricerca nella barra di ricerca. Ciò garantisce che entrambe le parole chiave siano presenti nei risultati di ricerca. Ad esempio, sempre AND ricerca visualizza risultati con le parole sempre e ricerca .

O

L'operatore di ricerca OR è utilizzato al meglio quando si combinano i termini di ricerca in modo che uno dei termini venga visualizzato nei risultati. Ad esempio, sempre OR search visualizza i risultati che contengono sempre o search .

“”

L'operatore di ricerca " " è ideale quando desideri risultati esatti per una parola o una frase. Ad esempio, "corrispondenza prefisso" visualizza i risultati della ricerca con la corrispondenza esatta del prefisso della parola .

()

L'operatore di ricerca () viene utilizzato al meglio per combinare gli operatori di ricerca. Ad esempio, se desideri cercare un'e-mail contenente (sempre OR prefisso OR Prem) testing .

Contrassegnare le email come lette in Microsoft Outlook

Quando modifichi i filtri nella funzione Ricerca avanzata di Microsoft Outlook, puoi includere l'opzione Lettura. Qui, durante la ricerca in Outlook, puoi filtrare solo le email lette. Esistono diversi modi per contrassegnare un'e-mail come letta in Outlook con o senza aprire l'e-mail.