Una guida per iniziare con Zoom Breakout Rooms

Zoom è un'app di web conferencing per video e/o audioconferenze e anche uno dei migliori strumenti di collaborazione per i team remoti . L'app ti consente di tenere riunioni illimitate, effettuare telefonate illimitate e registrare le tue chiamate o riunioni .

Una delle funzionalità meno conosciute di Zoom che non troverai in Microsoft Teams o Google Meet sono le Zoom Breakout Rooms. Le Breakout Rooms funzionano come gruppi di breakout in un seminario fisico o in un workshop, consentendoti di suddividere la riunione Zoom in sessioni separate.

In questa guida, ti guideremo attraverso il processo di configurazione di Zoom Breakout Rooms per aiutarti a comprendere la funzionalità nella sua interezza.

Che cos'è una stanza per sottogruppi di lavoro Zoom?

Le stanze per sottogruppi di lavoro Zoom sono interfacce separate che l' organizzatore della riunione Zoom crea manualmente o automaticamente per ospitare più riunioni in una sessione.  

Ad esempio, se stai ospitando una riunione nazionale dei delegati su Zoom, puoi creare gruppi di lavoro per diverse province o contee. Puoi spostare i delegati in diversi gruppi più piccoli in base alla contea o provincia che rappresentano.

Un ospitante della riunione può creare fino a 50 sessioni interattive nella sala riunioni Zoom centrale. Gli utenti possono partecipare a una riunione Zoom e a Breakout Rooms da qualsiasi dispositivo compatibile o dalle principali piattaforme, tra cui Windows, Mac, Linux, Android e iOS.

Prima di entrare in un gruppo di lavoro, controlla se stai utilizzando un dispositivo compatibile con il software Zoom e che un gruppo di lavoro sia abilitato nelle tue impostazioni.

Come impostare una stanza per sottogruppi di lavoro Zoom

1. Per avviare un gruppo di lavoro in Zoom, accedi a Zoom.

1. Fare clic su Impostazioni nella sezione Personale nel riquadro a sinistra.

1. Vai a In riunione (Avanzate) nella scheda Riunione sul lato destro.

1. Fare clic sull'opzione Breakout Room e verificare che sia abilitata. Se è disabilitato, attiva l'interruttore per abilitarlo.

1. Se desideri preassegnare i partecipanti ai gruppi di lavoro, fai clic sulla casella di controllo Consenti all'organizzatore di assegnare i partecipanti ai gruppi di lavoro durante la pianificazione per questa opzione. 

1. Per abilitare Breakout Rooms per i membri di un gruppo specifico, accedi a Zoom come amministratore e fai clic su Gestione utenti > Gestione gruppo nel menu di navigazione.

1. Fai clic sul nome del gruppo , quindi tocca o fai clic su Impostazioni . Nella scheda Riunione , verifica che l'opzione Breakout Room sia abilitata. Puoi anche consentire agli organizzatori della riunione di pre-assegnare i partecipanti ai gruppi di lavoro.  

Nota : puoi abilitare la funzione Breakout Rooms per uso personale, seguendo gli stessi passaggi descritti sopra. Tuttavia, se l'opzione Breakout Room è disattivata, probabilmente è bloccata a livello di account o gruppo. In questo caso è necessario contattare l'amministratore di Zoom per ulteriore assistenza.

Come creare e gestire una stanza per sottogruppi di lavoro Zoom

Una volta abilitata l'opzione Zoom Breakout room, puoi gestire le stanze e pre-assegnare i partecipanti alle Breakout Room.

Nota : solo l'organizzatore della riunione Zoom può assegnare partecipanti a Breakout Rooms. Se sei un co-host, puoi entrare e uscire solo da una stanza per sottogruppi di lavoro a cui ti ha assegnato l'host. Un ospitante può creare fino a 50 gruppi di lavoro con un massimo di 200 partecipanti preassegnati alle stanze. 

Tuttavia, il numero di partecipanti per sala è limitato alla capacità della riunione, al numero di sale riunioni create e se i partecipanti sono preassegnati o assegnati durante la riunione.

Come creare una stanza per sottogruppi di lavoro Zoom in Windows/Mac

1. Avvia una riunione Zoom, istantanea o programmata, e fai clic su Breakout Rooms .

1. Scegli il numero di stanze che vuoi creare e come vuoi assegnare i partecipanti alle stanze. Se scegli di assegnare automaticamente i partecipanti , Zoom li dividerà equamente in ogni stanza. Se scegli il metodo manuale , hai più controllo su quale partecipante vuoi che entri in ogni stanza.

1. Fai clic su Crea gruppi di lavoro .

1. Le Breakout Rooms verranno create, ma non si avvieranno immediatamente. Puoi gestire le stanze prima che inizino facendo clic su Opzioni per visualizzare altre opzioni per le stanze per sottogruppi di lavoro. Seleziona le opzioni che desideri utilizzare per i gruppi di lavoro:

• Sposta automaticamente tutti i partecipanti nelle stanze per sottogruppi di lavoro.
• Consenti ai partecipanti di tornare alla sessione principale in qualsiasi momento.
• I gruppi di lavoro si chiudono automaticamente dopo x minuti.
• Avvisami quando il tempo è scaduto.
• Conto alla rovescia dopo la chiusura dei gruppi di lavoro.

1. Fare clic su Apri tutte le stanze per avviare le stanze per sottogruppi di lavoro.

1. Se hai selezionato il metodo manuale di assegnazione dei partecipanti ai gruppi di lavoro, fai clic su Assegna accanto alla sala a cui desideri assegnarli.

1. Seleziona i partecipanti che desideri assegnare a quella stanza, quindi ripeti l'azione per ogni stanza per sottogruppi di lavoro che hai creato. Dopo aver assegnato un partecipante, il pulsante Assegna verrà sostituito con il numero di partecipanti nella stanza.

Dopo aver assegnato i partecipanti ai gruppi di lavoro, puoi riorganizzare i partecipanti. Tutti i partecipanti che non sono stati assegnati a una sala rimarranno nella riunione più ampia una volta avviate le sale. Puoi anche spostare o scambiare i partecipanti tra le stanze, ricreare le stanze, aggiungere nuove stanze per sottogruppi di lavoro o eliminare le stanze.

Nota : ogni partecipante riceverà una richiesta per entrare nella stanza per sottogruppi di lavoro e, una volta che tutti si spostano nelle rispettive stanze per sottogruppi di lavoro, l'ospitante rimane nella riunione principale. Se sei l'host, puoi entrare o uscire manualmente da qualsiasi gruppo di lavoro in corso.

1. Un ospitante può anche interrompere le stanze dopo un conto alla rovescia di 60 secondi facendo clic su Chiudi tutte le stanze .

1. Tu (ospitante) puoi anche trasmettere un messaggio a tutti i gruppi di lavoro per condividere più informazioni o avvisi di cronometraggio mentre le stanze sono in corso. Per trasmettere un messaggio, vai a Controlli riunione e fai clic sull'icona Breakout Rooms .
2. Fai clic su Trasmetti un messaggio a tutti .

1. Fai clic sul pulsante blu Trasmetti . Il messaggio verrà visualizzato da tutti i partecipanti nelle rispettive stanze di gruppo.

Come preassegnare i partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro

In qualità di host di una riunione Zoom, puoi preassegnare i partecipanti a Breakout Rooms mentre pianifichi la riunione.

Nota : i partecipanti devono aver effettuato l'accesso ai propri account Zoom per essere pre-assegnati a una Breakout Room. I partecipanti che accedono dal client web non saranno pre-assegnati a un gruppo di lavoro. Se hai abilitato la registrazione per la riunione Zoom e ci sono partecipanti esterni registrati per la riunione, puoi assegnarli a Breakout Rooms durante la riunione.

Puoi utilizzare il portale Web o un file CSV per preassegnare i partecipanti a Breakout Rooms in Zoom.

Come utilizzare il portale web per pre-assegnare le persone allo zoom delle sale per sottogruppi di lavoro

1. Accedi al portale Web Zoom, fai clic su Riunioni e pianifica una riunione.

1. Seleziona Pre-assegna stanza per sottogruppi di lavoro in Opzioni riunione .

1. Fare clic su Crea stanze .

1. Nella finestra popup, fai clic sull'icona più accanto a Stanze per aggiungere una stanza.

1. Se desideri rinominare una stanza per sottogruppi di lavoro, passa il mouse sopra il nome della stanza e fai clic sull'icona della matita . Cerca i partecipanti per nome o indirizzo e-mail nella casella di testo Aggiungi partecipanti e aggiungili al gruppo di lavoro. Puoi aggiungere utenti interni utilizzando lo stesso account, modificare l'ordine dei partecipanti nella stanza, spostare o rimuovere partecipanti ed eliminare una stanza per sottogruppi di lavoro.

1. Fare clic su Salva .

Come utilizzare un file CSV per preassegnare le persone a eseguire lo zoom dei gruppi di lavoro

1. Accedi al portale Web Zoom, fai clic su Riunioni e pianifica una riunione. 
2. Seleziona Pre-assegna stanza per sottogruppi di lavoro nella sezione Opzioni riunione e fai clic su Importa da CSV .

1. Scarica un file CSV di esempio che puoi compilare facendo clic sull'opzione Download .

1. Apri il file CSV e compila la colonna Pre-assegna nome stanza con il nome delle stanze per sottogruppi di lavoro. La colonna Indirizzo e-mail conterrà gli indirizzi e-mail dei partecipanti assegnati.

1. Salva il file. Trascinalo e rilascialo nel portale Web Zoom e Zoom verificherà che l'indirizzo e-mail abbia un account Zoom.
2. Puoi modificare le assegnazioni che hai già preassegnato a Breakout Rooms prima di iniziare la riunione. Accedi al portale Web Zoom, fai clic su Riunioni e seleziona la riunione che desideri modificare.

1. Fare clic su Visualizza dettagli nella sezione Breakout Room.

1. Modifica i gruppi di lavoro in base alle tue preferenze, quindi fai clic su Salva .

1. Avviare la riunione con gruppi di lavoro preassegnati ai partecipanti accedendo ai controlli della riunione e facendo clic su Gruppi di lavoro. Fare clic su Apri tutte le stanze per avviare le stanze per sottogruppi di lavoro.

Nota : è possibile assegnare manualmente i partecipanti utilizzando i controlli della stanza per sottogruppi di lavoro durante la riunione menzionati nella sezione precedente Come creare e gestire una stanza per sottogruppi di lavoro Zoom . Puoi anche avviare una sessione di lavagna in Breakout Rooms e invitare i partecipanti a visualizzare e annotare.

Organizza riunioni di gruppo senza sforzo

Zoom Breakout Rooms è un servizio gratuito di Zoom che funziona per molteplici casi d'uso, in particolare quando una riunione ha molti partecipanti. Tali riunioni includono focus group, riunioni di classe per gradi diversi o riunioni dipartimentali.

Hai ospitato una riunione Zoom e utilizzato la funzione Zoom Breakout Rooms? Condividi la tua esperienza nei commenti.