Zoom Breakout Rooms: tutto quello che devi sapere

Costretti a seguire il distanziamento sociale , i luoghi di lavoro, le istituzioni e persino i ritrovi sociali si sono rivolti alle videoconferenze per tenersi in contatto con le loro vite normali. E app come Zoom sono state a dir poco salvavita.

Una delle principali piattaforme di teleconferenza al mondo, Zoom, ha visto aumentare il numero di utenti dall'epidemia di COVID-19. Questa società di software con sede negli Stati Uniti ha potenziato le funzionalità di sicurezza e utilità di Zoom negli ultimi due mesi, sperando di rendere la piattaforma il più ospitale possibile. Dalla sua interfaccia utente facile da padroneggiare al repertorio di funzioni di produttività, inclusi sfondi personalizzati , ci sono molti motivi per passare allo zoom . E oggi parleremo di una di queste caratteristiche che distingue l'applicazione.

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Contenuti

• Che cos'è Zoom Breakout Rooms?
• Le sale per gruppi di lavoro Zoom sono disponibili gratuitamente?
• Come creare un gruppo di lavoro?
  • Crea un gruppo di lavoro Zoom durante una riunione
  • Preassegnare i gruppi di lavoro tramite il portale Web
• Limitazioni dei gruppi di lavoro dello zoom
• E la registrazione?
• Regole dei gruppi di lavoro preassegnati
  • Modifica dei gruppi di lavoro preassegnati
• Stanze di gruppo dal punto di vista di un partecipante
• Come chiudere un gruppo di lavoro?

Che cos'è Zoom Breakout Rooms?

Zoom Breakout Rooms consente a un ospitante di suddividere il gruppo della riunione principale in più sottogruppi. Che si tratti di una sessione di brainstorming o di un'attività di team virtuale, l'opzione di suddividere una riunione in un massimo di 50 sessioni separate è innegabilmente utile. In qualità di organizzatore, hai il pieno controllo su come vengono assegnati i partecipanti, automaticamente o manualmente, mentre c'è anche la possibilità di passare da una riunione all'altra.

• Come vedere tutti i partecipanti contemporaneamente su Zoom
• Come trovare la password della riunione Zoom

Le sale per gruppi di lavoro Zoom sono disponibili gratuitamente?

Sì. Tutto quello che devi fare è registrarti con Zoom , accedere al tuo profilo e abilitarlo come indicato di seguito.

Come creare un gruppo di lavoro?

https://www.youtube.com/watch?v=j_O7rDILNCM

Prima di arrivare ai dettagli cruenti, devi prima assicurarti che l'opzione per creare un gruppo di lavoro sia abilitata.

Accedi al portale web Zoom . Assicurati di accedere come proprietario o di disporre dei privilegi di amministratore perché devi modificare le impostazioni dell'account. Vai alla pagina del tuo profilo . Ora fai clic su Impostazioni > Riunione > In riunione (avanzate). [Se disponi di un account amministratore, sarà in Gestione account > Impostazioni account.]

Trova l' opzione Breakout Room e fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione per abilitarla.

Mentre sei qui, puoi anche scegliere di abilitare l'opzione "Consenti all'host di assegnare partecipanti a gruppi di lavoro durante la pianificazione".

Dopo averlo abilitato correttamente, vedrai un'opzione Breakout Rooms (pulsante) nella parte inferiore del pannello, ogni volta che organizzi una riunione.

Fare clic su di esso per assegnare i partecipanti al gruppo di lavoro prima dell'inizio della riunione. I partecipanti verrebbero quindi inviati direttamente ai gruppi di lavoro anziché alla sala riunioni principale.

Crea un gruppo di lavoro con zoom durante una riunione

Ovviamente, Zoom ti offre anche la possibilità di dividere il gruppo in sottogruppi mentre è in corso una riunione.

Fai clic sul pulsante Stanze per gruppi di lavoro nel pannello inferiore per visualizzare le opzioni disponibili: quando condividi lo schermo, l'opzione Stanze per gruppi di lavoro si sposta nel menu "…" Altro. A seconda del numero di partecipanti, potrai scegliere il numero di stanze in cui vuoi che si dividano. Quindi, scegli se vuoi che Zoom assegni automaticamente i partecipanti o abbia più controllo selezionandoli tu stesso. Dopo aver confermato, fai clic su Crea gruppo di lavoro.

Se hai scelto di assegnare i partecipanti manualmente, ora dovrai fare tu stesso il lavoro sporco per spostare i tuoi colleghi dalla sala riunioni principale. Fare clic sul pulsante Assegna, adiacente al *numero* della Breakout Room, per controllare il nome dei membri che si desidera includere. Dopo aver ricontrollato, fare nuovamente clic sul pulsante Assegna. Passa il cursore sul nome di un partecipante per spostarlo in un'altra stanza o scambiare con un altro membro. Al termine, fai clic su Apri tutte le stanze.

Dopo che le stanze sono state create, vedrai un'opzione Partecipa, proprio accanto al nome della stanza riunioni. Fare clic su di esso per accedere a un gruppo di lavoro.

Preassegnare i gruppi di lavoro tramite il portale Web

Le Breakout Room possono essere assegnate anche attraverso il portale web . Tuttavia, avrai la possibilità di invitare direttamente gli utenti Zoom interni, solo gli utenti che si trovano nello stesso account. Per altri, dovrai importare un file CSV.

Invitare utenti interni

Vai al portale web Zoom e accedi. Abilita Partecipa prima dell'host in Impostazioni generali. Quindi, vai a Opzioni riunione nella scheda Riunioni .

Quindi controlla la preassegnazione del gruppo di lavoro e fai clic sul collegamento ipertestuale Crea stanze.

Ogni stanza che crei ti darà una casella di testo con l'etichetta "Aggiungi partecipanti". Inserisci il nome o l'ID e-mail dei partecipanti e conferma premendo Salva .

Invitare utenti esterni

Come accennato in precedenza, dovrai importare un file CSV per invitare utenti Zoom esterni. Per fortuna, il processo non è così noioso come penseresti. Dopo aver controllato la preassegnazione del gruppo di lavoro, fare clic su Importa da CSV .

Popolare la sezione Preassegna il nome della sala del file CSV, utilizzando Fogli Google o Microsoft Excel, con il nome della sala di lavoro. Allo stesso modo, riempi la colonna Indirizzo e-mail con indirizzi e-mail validi dei partecipanti. Puoi scaricare il modello da Zoom stesso.

Salva il file CSV e caricalo su Zoom. La piattaforma verificherà a tempo debito.

Limitazioni dei gruppi di lavoro dello zoom

Breakout Rooms è una delle caratteristiche distintive della piattaforma. Tuttavia, ci sono alcuni vincoli a cui devi attenerti.

• Numero massimo di partecipanti per sala (Cordiali saluti, è richiesto un componente aggiuntivo per riunioni di grandi dimensioni per la capacità massima):
  • 20 sale riunioni: fino a 500 partecipanti per sala
  • 30 sale riunioni: fino a 400 partecipanti per sala
  • 50 salette per gruppi di lavoro: fino a 200 partecipanti per sala
• La versione dell'app deve essere 4.5.0 o successiva
• Gli utenti di Zoom Mobile App o di dispositivi H.323/SIP non possono gestire una Breakout Room
• Gli utenti di Chromebook/Chrome OS non possono partecipare o gestire gruppi di lavoro

E la registrazione?

Come ci si aspetterebbe, la registrazione funziona in modo leggermente diverso quando sono in gioco le Breakout Rooms.

Se la registrazione su cloud è abilitata, registrerà solo la sala riunioni principale e non i gruppi di lavoro. Questo può essere ignorato se gli utenti, uno per ogni Breakout Room, optano per la registrazione locale.

Regole dei gruppi di lavoro preassegnati

Nella sezione precedente, ti abbiamo chiesto di abilitare Partecipa prima dell'host . Abilitando questa opzione, hai dato agli altri partecipanti la possibilità di accedere alle loro Breakout Room preassegnate, a condizione che arrivino prima di te.

Tuttavia, se un partecipante si unisce dopo di te, non verrà assegnato automaticamente alla stanza che hai deciso in precedenza. Avrai quindi la possibilità di inserirli manualmente in un gruppo di lavoro o scegliere il programma prestabilito.

Per fare quest'ultimo, dovrai fare clic su Ricrea e premere Ripristina nelle stanze preassegnate. Al termine della riorganizzazione, fai clic su Apri tutte le stanze.

Modifica dei gruppi di lavoro preassegnati

Se non sei soddisfatto della precedente assegnazione dei partecipanti, puoi scegliere di riorganizzare prima dell'inizio della riunione. Per farlo, accedi prima al portale web di Zoom . Quindi vai su Riunioni e scegli la riunione che desideri modificare. Fare clic su Visualizza dettagli nella sezione Breakout Room. Modifica come richiesto e salva.

Stanze di gruppo dal punto di vista di un partecipante

Le sezioni precedenti si rivolgevano principalmente agli host delle Breakout Rooms. Ora diamo un'occhiata ai gruppi di lavoro dal punto di vista di un partecipante.

Se l'organizzatore della riunione ti assegna a un gruppo di lavoro, ti verrà chiesto di partecipare. Fai clic su Partecipa al gruppo di lavoro per accedere alla stanza assegnata. C'è anche la possibilità di aderire in seguito.

Come al solito, avrai la possibilità di utilizzare il microfono, condividere lo schermo e accendere la webcam. Inoltre, potresti anche chiedere al tuo host di aiutarti. Fare clic su Chiedi aiuto e poi su Invita host a farlo. Infine, puoi anche scegliere di uscire da una riunione e tornare alla sala riunioni principale ogni volta che vuoi. Basta fare clic su Esci dal gruppo di lavoro per uscire dalla stanza.

Come chiudere un gruppo di lavoro?

In qualità di host, puoi scegliere di chiudere i gruppi di lavoro ogni volta che vuoi. Vai semplicemente alla schermata Breakout Rooms e fai clic su Close All Rooms. I partecipanti hanno esattamente 1 minuto per concludere le discussioni ed entrare nelle stanze. Dopo la chiusura delle stanze, tutti i partecipanti tornano alla schermata principale della riunione.