Ti è mai capitato di perdere un'e-mail importante perché la tua casella di posta era piena di messaggi precedenti senza risposta? La maggior parte delle persone lo ha sperimentato e quasi tutti conoscono la distrazione di cinquanta e-mail non lette che richiedono la tua attenzione non appena apri la tua casella di posta al mattino.
Secondo gli studi, i lavoratori trascorrono fino al 28% della settimana leggendo e rispondendo alle e-mail. Questo è più di un quarto del tuo intero tempo al lavoro. Quanto potresti ottenere di più se non dovessi gestire una raffica costante di e-mail?
Che cos'è Posta in arrivo zero?
Inbox Zero è un concetto sviluppato da Merlin Mann, esperto di produttività. Sebbene la maggior parte delle persone interpreti lo "zero" nel nome per riferirsi al numero di e-mail che una persona ha, originariamente faceva riferimento a quanto tempo le persone trascorrono a pensare alla posta elettronica. Se hai zero email, non passi quasi zero tempo a pensarci.
Questo articolo ti illustrerà come ridurre al minimo il numero di e-mail non lette nella tua casella di posta utilizzando gli strumenti a tua disposizione all'interno di Gmail, nonché le pratiche che puoi applicare alla tua giornata lavorativa che ti aiuteranno a domare lo sciame di e-mail che ricevi durante il giorno.
Nozioni di base sulla gestione della posta elettronica
Il primo passo per migliorare la produttività della posta elettronica è chiudere la posta in arrivo. Potrebbe sembrare controintuitivo, ma è meglio concedersi determinati periodi di tempo per leggere e rispondere alle e-mail piuttosto che indirizzarle non appena arrivano. La ricerca ha dimostrato che le scadenze, autoimposte o meno, migliorano l'efficienza e riducono il tempo dedicato a un progetto.
Metti da parte cinque minuti all'inizio di ogni ora, o forse venti minuti all'inizio e alla fine della giornata, per rispondere alle e-mail . Elimina tutte le email che sono chiaramente spam . Se un'e-mail richiede due minuti o meno per rispondere, rispondi prima.
Se un'e-mail richiederà più tempo per rispondere, spostala in una cartella appositamente designata.
Utilizzo di Gmail per raggiungere la posta in arrivo zero
Gmail è il client di posta elettronica più utilizzato al mondo, ma la maggior parte delle persone non si rende conto di quanto sia versatile la piattaforma. Gmail è pieno zeppo di strumenti e opzioni personalizzabili che ti danno un enorme controllo sul suo aspetto. Inbox Zero diventa molto più realizzabile quando sfrutti questi strumenti.
Usa stelle speciali
Tutti conoscono la possibilità di "aggiungere una stella" a un'e-mail facendo clic sull'icona Stella, ma sapevi che ci sono 12 diverse stelle che possono essere utilizzate? Fai clic su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Generali , quindi scorri fino a visualizzare la sottosezione Stelle .
Esistono diversi colori di stelle, ma ci sono anche icone come un punto esclamativo, una freccia di avanzamento rapido, un segno di spunta, un punto interrogativo e una i minuscola. Per impostazione predefinita, è attiva solo la stella principale, ma puoi fare clic e trascinare qualsiasi icona nella sezione In uso per attivarla.
In Gmail verrà visualizzato un solo simbolo. Fare clic più volte per scorrere tutte le diverse stelle che hai selezionato. Scegli almeno quattro simboli: la stella standard, la stella rossa, la i minuscola e il segno di spunta verde.
Imposta più caselle di posta e filtri
Potresti già avere familiarità con molte delle schede disponibili in Gmail: Promozioni, Personale, Social, ecc. Vai su Impostazioni > Posta in arrivo e accanto a Tipo di posta in arrivo, fai clic sulla casella a discesa e seleziona Posta in arrivo multipla.
Viene visualizzata una nuova sezione denominata Più sezioni della posta in arrivo. Puoi nominare fino a cinque sezioni personalizzate da visualizzare accanto alla tua casella di posta principale, sebbene due siano compilate per impostazione predefinita. Una sezione è per le email speciali, mentre l'altra è per le bozze. Queste sezioni sono designate dalle loro query di ricerca, quindi dovrai sapere come viene chiamata ciascuna delle stelle speciali per mettere da parte le sezioni per loro.
Questi sono i nomi di ogni stella:
Il campo della query di ricerca riconosce diversi operatori, quindi puoi utilizzare i comandi OR/AND per includere più stelle all'interno della stessa sezione. Accanto al campo Query di ricerca è presente il campo Nome sezione . Immettere qui il nome specifico con cui si desidera chiamare il campo.
Per ottenere Posta in arrivo zero, è meglio impostare alcune sezioni specifiche:
Puoi scegliere di creare una quinta sezione in base alle tue esigenze, ma queste quattro si occuperanno delle attività più basilari.
Raggiungere Posta in arrivo zero
Ora che hai modificato le impostazioni di Gmail, è il momento di mettere tutto in azione. Innanzitutto, imposta i filtri. Digita il seguente:
| Query di ricerca | Nome della sezione |
| ha: stella gialla | Richiede azione/risposta |
| ha: stella rossa | Ha bisogno di una risposta urgente |
| ha: blue-info | Aspettando una risposta |
| ha: spunta verde | Delegato |
Quando ricevi un'e-mail, la prima cosa che dovresti fare è decidere se richiede una risposta o se dovresti eliminarla. Se l'e-mail è spam o semplicemente non richiede una risposta, eliminala o archiviala immediatamente.
Se l'e-mail richiede una risposta e richiederà meno di due minuti, rispondi. Se hai bisogno di più di due minuti, fai clic sull'icona a forma di stella una volta. Se l'e-mail è urgente e dovrebbe essere la prossima cosa a cui rispondi, fai clic due volte sull'icona per contrassegnarla con una stella rossa.
Dopo aver risposto a un'e-mail, se stai aspettando una risposta, fai clic sull'icona a forma di stella tre volte per designarla come "In attesa di risposta". Se ricevi un'e-mail gestita meglio da qualcun altro, inoltrala alla persona appropriata e fai clic quattro volte sull'icona a forma di stella per contrassegnarla come "Delegato".
Scegli quando vuoi rispondere alla tua e-mail e concentrati sul lavoro solo entro quei tempi. Dandoti scadenze e periodi prestabiliti per gestire la posta elettronica, riduci la quantità di tempo che trascorri nella tua casella di posta in modo da poterti concentrare su attività più importanti. Se scegli di occupartene all'inizio dell'ora, concentrati prima sulla risposta a eventuali e-mail urgenti, quindi gestisci il resto da lì.
Mettendo in pratica questi metodi, puoi presto ottenere il controllo totale della tua casella di posta. Se è già un casino, dedica mezz'ora al giorno per riordinare le e-mail che hai già e determinare se sono importanti o meno. Rispondi a chi ne ha bisogno, cancella chi non ne ha bisogno.
Potrebbe volerci un po' di tempo, ma i filtri , le caselle di posta designate e altri strumenti ti aiuteranno a raggiungere Posta in arrivo zero e scoprirai quali tecniche ti aiutano a rimanere lì.
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