Come creare un elenco a discesa in Excel: 2 metodi migliori nel 2023

Per rendere le attività di immissione dei dati impeccabili e veloci, devi imparare come creare un elenco a discesa in Excel.

Excel è un potente software di inserimento dati. Puoi usarlo per esigenze di immissione dati personali e professionali come la creazione di elenchi di forniture per ufficio, la creazione di elenchi di forniture per la casa, la creazione di un inventario per una piccola impresa o casa e molto altro.

In qualsiasi lavoro di inserimento dati, devi digitare piccoli dati come nomi, indirizzi, quantità, posizioni, prezzi, ecc. Quando qualcuno controlla questo database, potrebbe voler inserire commenti come audit, verifica in attesa, errore trovato, ecc.

Se tu o il tuo dipendente iniziate a farlo manualmente, il raggiungimento dell'obiettivo richiederà giorni. Pertanto, è necessario automatizzare il foglio Excel in cui si acquisiscono i dati. Il comando dell'elenco a discesa di Excel è un'automazione di base che è possibile utilizzare senza apprendere la codifica Visual Basic per Excel. Continua a leggere per sapere come creare un elenco in Excel con menu a discesa.

Che cos'è un elenco a discesa in Microsoft Excel?

Come creare un elenco a discesa in Excel

L'elenco a discesa di Excel è uno strumento di convalida dei dati dell'applicazione Excel. Richiede di selezionare un intervallo o un elenco di dati per l'elenco a discesa. Quindi, applica semplicemente il comando Convalida dati per l'elenco a discesa nella cella o negli intervalli di celle di destinazione per ottenere suggerimenti per l'immissione dei dati.

Gli elenchi a discesa eliminano le congetture dall'attività di immissione dei dati. Inoltre, non commetterai errori di battitura e altri errori quando utilizzi la funzione dell'elenco a discesa di Excel. È anche lo strumento di automazione dell'inserimento dati più utilizzato su Microsft Excel.

Quando puoi utilizzare gli elenchi a discesa?

Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è possibile applicare questo comando di convalida dei dati:

• Stai creando un database su Excel e hai bisogno degli operatori di immissione dati per digitare i dati di cui hai bisogno, niente spazzatura.
• Si desidera che gli operatori di immissione dati utilizzino solo dati categorizzati durante l'immissione di informazioni in un foglio di lavoro di Excel.
• Stai creando moduli online o offline gratuiti in Excel e desideri che l'utente inserisca solo i dati disponibili nel modulo e nient'altro.
• Il tuo database include nomi ripetitivi, numeri di telefono, indirizzi, ecc. Inoltre, a seconda di questi dati, paghi bollette o fatture. Pertanto, la precisione è estremamente critica per il progetto. In tal caso, è necessario utilizzare elenchi a discesa in Excel.
• Si sta creando un foglio Excel per le forniture domestiche e si desidera che i membri della famiglia inseriscano voci solo da un elenco consentito di articoli.
• Il tuo team di inserimento dati ama usare molto le scorciatoie da tastiera e, per questo, gli elenchi a discesa di Excel offrono una comodità senza pari.
• Stai creando un database di forniture per ufficio o richieste di acquisto e desideri che i dipendenti creino solo richieste di acquisto per articoli di cancelleria, hardware IT o accessori pre-approvati.

Come creare un elenco a discesa in Excel: utilizzo di un intervallo di dati

Esistono due modi per creare un elenco in Excel con le frecce a discesa. Uno utilizza un intervallo di dati preconfigurato e un altro digita manualmente le opzioni. Trova di seguito i passaggi per il menu a discesa più automatizzato in Excel:

• Crea un nuovo Foglio di lavoro in Excel e chiamalo Database .
• Ora, crea un'intestazione di colonna nella cella A1 in base al tipo o qualsiasi altro nome che ti piace. Ad esempio, in questo tutorial assegno all'elenco del menu a discesa un'intestazione di colonna Hardware IT .
• Ora, copia e incolla i dati da qualche altra parte o digita manualmente per popolare le celle sotto l'intestazione della colonna con gli elementi che desideri nel menu a discesa.
• Sto digitando le opzioni di richiesta di acquisto del dispositivo IT come Monitor, Altoparlante, RAM, CPU, Case PC, GPU, PSU e così via.

Finora, hai creato correttamente il database da cui il comando Convalida dati Excel mostrerà le opzioni o le scelte dell'elenco a discesa. Ora, creiamo l'elenco a discesa effettivo seguendo i passaggi indicati qui:

• Seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa in Excel.
• Ora, fai clic sulla scheda Dati nel menu della barra multifunzione di Excel .
• Nella sezione del comando Strumenti dati , fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa Convalida dati .
• Si aprirà un menu contestuale con alcune opzioni. Scegli Convalida dati .
• Ora dovresti vedere lo strumento di comando Convalida dati nel foglio di lavoro in cui desideri aggiungere un elenco a discesa per Excel.
• Contiene tre schede. Questi sono Messaggio di input, Impostazioni e Avviso di errore.
• Fai clic su Impostazioni .
• Sotto l' opzione Criteri di convalida , fai clic sull'elenco a discesa sotto il menu Consenti .
• Scegli Elenco dal menu a discesa.
• Per impostazione predefinita, il menu a discesa In-cell e il segno di spunta Ignora vuoto dovrebbero essere selezionati. In caso contrario, controllali.
• Fare clic sulla freccia in su nel campo Origine . La finestra di dialogo Convalida dati verrà ora ridotta a una barra sottile con un campo vuoto.
• Vai al foglio di lavoro del database e seleziona l'intervallo di celle nell'elenco a discesa di Excel.
• Scegli alcune celle vuote sotto l'ultimo elemento. Ti aiuterà a espandere l'elenco senza modificare nuovamente la fonte.
• Excel popolerà automaticamente i dati di origine per l'elenco a discesa. Devi solo fare clic sulla freccia giù sulla sottile barra di convalida dei dati .
• Ora dovresti vedere di nuovo la finestra di dialogo Convalida dati espansa. Ma, questa volta, vedrai un intervallo di dati di origine nel campo Origine .
• Basta fare clic su OK e il gioco è fatto.

Congratulazioni! Hai creato il tuo primo elenco a discesa in Excel. Ora, basta copiarlo in qualsiasi altro punto in cui è necessario mostrare gli stessi elementi quando un dipendente o qualsiasi altro utente inserisce i dati in un foglio di inserimento dati.

Potresti voler bloccare il foglio di lavoro del database in modo che nessuno possa apportare modifiche all'elenco di opzioni negli elenchi a discesa nel foglio di lavoro per l'immissione dei dati. Segui questi rapidi passaggi per proteggere gli elementi dell'elenco:

• Scegli gli intervalli di celle che devi bloccare.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse e quindi selezionare Formato celle .
• Vai alla scheda Protezione e seleziona l' opzione Bloccato .
• Fare clic su OK per applicare le modifiche al Formato celle .
• Ora vai alla scheda Revisione sulla barra multifunzione di Excel.
• Selezionare l' icona Proteggi foglio .
• Nella finestra di dialogo Proteggi foglio , inserisci una password nel campo vuoto.
• Reinserisci la password ed Excel bloccherà definitivamente il foglio di lavoro.

D'ora in poi, nessuno può modificare le voci dell'elenco a discesa del menu.

Come creare un elenco a discesa in Excel: utilizzo di voci di elenco

Se desideri un breve menu a discesa, come Sì/No, Verificato/Non verificato, Assegnato/Aperto, Completo/Incompleto, ecc., puoi utilizzare l'elenco manuale anziché il metodo dell'intervallo di dati. Risparmia tempo. Ecco come creare un elenco a discesa in Excel utilizzando gli elementi dell'elenco:

• Fare clic su una cella per popolare un menu a discesa.
• Selezionare Convalida dati dalla scheda Dati del menu della barra multifunzione.
• Nel menu Consenti , fai clic su Elenco .
• Ora, digita semplicemente l'elenco di elementi nel campo Origine .
• Assicurati di separare ogni elemento con una virgola.
• Fare clic su OK per applicare l'elenco a discesa.

Questo è il metodo più semplice e veloce per creare un semplice elenco a discesa in Excel. Tuttavia, il primo metodo è più affidabile quando utilizzerai abbondantemente gli elenchi a discesa.

Come creare un elenco a discesa in Excel: visualizzazione del messaggio di input

Un elenco a discesa vuoto potrebbe non dire molto agli operatori di immissione dati. Devi aggiungere istruzioni specifiche, in modo che non commettano errori. Ecco come puoi aggiungere un messaggio di istruzioni agli elenchi a discesa in Excel:

• Fare clic su qualsiasi cella che contiene un comando Convalida dati attivo .
• Ora vai alla scheda Dati > Convalida dati > fai clic su Convalida dati .
• All'interno della finestra di dialogo Convalida dati , fare clic sulla scheda Messaggio di input .
• Digita un piccolo testo per il titolo e poi un messaggio dettagliato nel campo Messaggio di input .
• Fare clic su OK per applicare le modifiche.

Ora, ogni volta che un utente seleziona una cella con un comando di convalida dei dati dell'elenco a discesa attivo, verrà visualizzato un messaggio su come riempire la cella utilizzando gli elementi dell'elenco a discesa.

Come creare un elenco a discesa in Excel: visualizza un avviso di errore

Se qualcuno commette un errore durante l'utilizzo degli elenchi a discesa sul foglio di inserimento dati di Excel, puoi anche mostrare un messaggio di errore. Ciò assicurerà che l'utente intervenga per risolvere l'errore e non salti la cella. Ecco i passaggi per attivare Visualizza un avviso di errore:

• Seguire i passaggi menzionati in precedenza fino a quando non viene visualizzata la finestra di dialogo Convalida dati .
• Ora seleziona la scheda Avviso di errore .
• Scegli uno stile di errore tra tre opzioni: Stop, Avviso e Informazioni.
• Quindi, digita un breve testo per il titolo dell'avviso di errore .
• Ora, inserisci un messaggio dettagliato nel campo Messaggio di errore .

Ottimo lavoro! Con Visualizza un avviso di errore attivato, il foglio di lavoro mostrerà una finestra di dialogo di errore se qualcuno digita qualcosa di diverso dagli elementi menzionati nell'elenco a discesa in Excel.

Elenco a discesa in Excel: parole finali

Ora sai come creare un elenco in Excel con menu a discesa in due metodi diversi. Puoi provare modi per creare elenchi a discesa di Excel e creare moduli di immissione dati per aiutare i tuoi dipendenti.

Puoi anche creare un elenco intuitivo di forniture per la casa per generi alimentari, hardware, abbigliamento, servizi pubblici e altro utilizzando gli elenchi a discesa in Excel.

Non dimenticare di commentare di seguito se conosci un altro modo interessante per creare un elenco a discesa in Excel.

Successivamente, impara a  mostrare righe o colonne in Excel  e alcuni  modelli di calendario di Excel per qualsiasi anno .