メールを管理するためのシンプルで効果的なヒント

私たち全員が何十通ものメールを受け取ります。マネージャーからその従業員、同僚、あなたが購読しているさまざまなサービスからのニュースレターまで、そして何でもありません！

このような大量の電子メールデータをふるいにかけることは、時間とエネルギーの無駄です。メールを効果的に管理する方法を再評価してみませんか。

いくつかの簡単なトリックでメールをスケジュールできることをご存知ですか？

• がらくたを取り除く

1日に平均100通のメールを受信するとします。そのうち重要なメールは半分だけで、残りは「ジャンク」です。スパム/ジャンクメールの繰り返しのインスタンスに直面している場合は、ジャンクファイルを使用してスパムの大部分をキャプチャし、1日に2回スキャンして、不要な電子メールを取り除きます。それはあなたの受信箱からのがらくたの30パーセントを減らします。

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• スマートフォルダを設定する

受信トレイを開くと、メールの4分の1が特別オファー、割引オファー、転送されたジョーク、または広告通知であることがわかります。基本的に、Eメールマーケティングのもの。より多くの顧客を引き付けることはセールストリックです。そのため、受信トレイを整理するために、サブカテゴリでメールに優先順位を付けます。緊急時にメールを見つけたり、複数のメールをまとめて削除したりするのは簡単です。

• すべての電子メール通知をオフにします

電子メールは、即時のコミュニケーション手段ではありません。そのために携帯電話とインスタントメッセージングを使用しています。電子メールは、すぐに返信する必要がないビジネスに適しています。したがって、他の人があなたの仕事を妨げることを許可しないでください。電子メールのアラートとビープ音は集中力を妨げ、会議や会話にあなたをそらす可能性があります。新しい電子メールごとに、電話のバイブレーションまたは可聴音をオフにします。

• 不要なプロモーションメールの購読を解除する

あなたはすべての広告や宣伝用の電子メールを読みたくないでしょう。不要なものから退会してください。それは簡単で迅速なプロセスです。不要なニュースレターの購読を解除するには、メールアカウントにログインし、うんざりしているメーラーで「購読解除」を探します。検索結果を確認して、続行するメールを決定します。また、www.unroll.meにアクセスして、ゴミ箱に入れたいニュースレターの購読を解除することもできます。受信トレイをさまざまなカテゴリとフォルダで整理します。

• メールを読んで返信する時間をスケジュール する

アラートまたは通知を受け取ると、自分の責任に集中できなくなります。スケジュールされた時間にメールを検討することは、緊急の支援だけでなく、会議に関するカレンダーの維持と更新にも役立ちます。
また、連絡先番号を更新し、連絡するのに適切な時間を提供することで、緊急時にメールの下書きを作成することもできます。作業負荷が大きいため、1時間ごとに10〜15分間メールをチェックしたり、朝の午後や夕方のように1日3〜4回メールをチェックしたりすることもできます。

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• カテゴリによるメールの並べ替え

一緒にたくさんのメールを受信すると、重要なメールに注意を払うのを忘れたり、読んでいないのに誤って削除してしまうことがあります。これは、受信トレイにすべての電子メールを受信し、電子メールをそれぞれのフォルダーに配置するために使用できるフォルダーとカテゴリーがない場合に発生します。受信トレイから迷惑メールを削除すると、仕事に関連するメールが削除されることがあります。ただし、ゴミ箱からそれらを回復することはできますが、それを実行したかどうかに気付かない場合があります。

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誰もが自分のものを処理する独自の方法を持っています。これは、メールを効果的に管理する方法と、簡単に作成できる方法の提案にすぎません。しかし、あなたはあなたのために働くシステムを見つけることができます。