生産性を向上させるためにMicrosoft365を使用してOutlookでToDoを使用する方法

Microsoft Outlookは、生産性を少し高めるのに役立つタスク管理ツールであるToDoと統合されています。使い方は次のとおりです。

• 「マイデイ」ビューでは、毎日実行したいタスクを追加できます
• 「重要」ビューでは、重要で緊急のタスクを追加できます
• 「計画済み」ビューでは、将来のタスクを追加できます
• また、電子メール、および「割り当てられた電子メール」セクションと「フラグ付き電子メール」セクションを備えたMicrosoftPlannerからのタスクを確認することもできます。

Microsoft 365 Personal、Family、またはBusinessのサブスクライバーの場合、Outlook on the webのサイドバーを見ると、メールボックスの右下隅に小さなチェックマークが付いていることに気付いたかもしれません。[新しいOutlookを試す]スイッチもクリックすると、Microsoftの新しいタスク管理ツールであるToDoとのプレビュー統合を試すことができるリンクになります。

このツールは、中小企業の経営者、学生、保護者、または教師が同様に役立つと思うものです。重要なフラグ付きの電子メールをプルしたり、計画されていることを表示したり、MicrosoftPlannerで割り当てをプルしたりすることもできます。これらすべてを見て、生産性を向上させるためにどのように使用できるかを説明します。

私の日とやるべきことのタスク

To Doで最初に目立つのは、「MyDay」と呼ばれるものです。My Dayは、毎日達成したい特定のタスクを追加するための新鮮な白紙の状態です。[タスクの追加]ボタンを使用して一般的なタスクを手動で追加できます。または、画面上部の電球アイコンを使用して、その日のおすすめの旅程やその他のアイテムを確認できます。提案は、To Doがそれらを追加する必要があると考える時期に基づいて、昨日、後、および前にグループ化されます。タスクの横にある[+]アイコンをクリックして追加するか、丸ボックスをクリックしてタスクを完了できます。[マイデイ]ページから利用できるその他のオプションには、並べ替えのオプションがあります。重要度、期日、アルファベット順、または作成日で並べ替えるオプションが表示されます。

また、ToDoの「タスク」セクションも注目に値します。これはサイドバーの下部に表示され、次に説明するすべてのカテゴリからToDoを追加したすべてのリストです。

やることで重要

To Doの次は、「重要」と呼ばれるものです。To Doで重要なのは、緊急としてマークしたタスクのコレクションです。たとえば、その重要な会議に出席したり、論文を採点したり、子猫に餌をやったりすることもできます。これらの横に表示される星のアイコンのおかげで、これらは視覚的にさらに注目されます。ただし、重要なタスクは他のタスクと同じように機能します。[タスクの追加]ボタンを使用して作成すると、リストにデータが表示され、重要として星印を付けることができます。丸のチェックボックスをクリックすると、完了できます。To Doのすべてのタスクには、タスクの横にアイコンが表示され、タスクがどこから来たのかがわかります。これは、MyDayでもメールでもかまいません。

ToDoで計画

To Doの3番目の領域は、計画どおりに知られていることです。名前が示すように、計画されたタスクは将来のタスクです。+アイコンを使用してこれらのタスクを作成し、[追加]をクリックできます。追加したら、右クリックして別の日付を選択することで、期日を変更できます。一方、タスクを従来の左クリックすると、リマインダーオプション、手順、および別の日付を設定するためのその他のオプションが表示されます。必要に応じて、ファイルを添付したり、メモを残したりすることもできます。

あなたに割り当てられ、ToDoでフラグが立てられたメール

中小企業または学校がMicrosoft365にサブスクライブしていて、Microsoft Plannerを使用している場合は、ToDoのこのセクションが最適です。[割り当て済み]セクションには、ToDoまたはMicrosoftPlannerを介して管理者によって割り当てられたタスクが表示されます。

PlannerアカウントをToDoにリンクするには、サイドバーのポップアップにある[作成]ボタンをクリックして表示する必要がある場合があります。設定すると、すべてのPlannerタスクがToDoに表示されます。をクリックすると、古いものも表示されます。。。次に、[完了したタスクを表示]を選択します。これは、生産性を大幅に向上させ、その日に完了する必要のあるすべてのタスクを確認できる、気の利いた小さな機能です。

フラグ付きメールセクションについても説明します。Ourlookでメールにフラグを付けた場合、それらはToDoのこのセクションに表示されます。ここから、タスクを右クリックして[マイデイ]リストに追加したり、重要度を削除したり、期日を変更したりできます。一方、ダブルクリックすると、メッセージの情報が表示され、Outlookで開くことができます。繰り返しになりますが、重要なものを見つけるために複数のものをクリックする必要がないようにするためのちょっとした近道です。

ToDoの他の側面

To Doのコアな側面に触れましたが、サービスのリスト機能を活用することもできます。To Doにタスクを追加すると、そのタスクのリストを作成できます。たとえば、タスクが買い物に行くことである場合は、タスクを右クリックして、そのリストを作成できます。リストはサイドバーに表示され、完了するとチェックできるようになります。これは、論文の採点や在庫などの複雑な状況を管理するための非常に便利な方法です。

To Doが役立つと思われる場合は、以下のコメントでお知らせください。また、他のMicrosoft365アプリやサービスについて説明しているニュースハブもお気軽にチェックしてください。