Gmailでメールを自動的にアーカイブする方法

Gmailの受信トレイを整理し、整理整頓する方法はたくさんあります。毎日数十から数百の電子メールを受信する場合は、物事を整理するために意識的に努力する必要があります。そのための1つの方法は、メールをアーカイブすることです。Gmailを使用している場合は、以下の手順に従って作業を完了してください。

Gmailでメールを自動的にアーカイブする方法

ラベルとフィルターを使用してメールをアーカイブする

Gmailでメールを自動的にアーカイブするには、特定のラベルを作成する必要があります。次に、これらのラベルを使用して、電子メールを特定のフォルダーに自動的に移動するフィルターを作成できます。そのフォルダを、その特定のカテゴリの電子メールのアーカイブと考えてください。

ラベルとフィルターを使用して電子メールを自動的にアーカイブする方法

1. Gmailに移動し 、[設定]を選択します 。
2. [すべての設定を表示]をクリックします。
3. [ラベル]タブを選択し  ます。
4. 次に、[ラベル]まで下にスクロールして、[新しいラベルの作成]を選択し ます。
5. 新しいラベルの名前を追加し、 [作成 ]ボタンをクリックします。

   

6. 次に、アーカイブするメッセージの1つを開きます。
7. [その他のオプション] （3つのドット）をクリックし、[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。

   

8. Gmailは、その送信者からすべてのメールを取得します。特定の単語に基づいてメッセージをさらにフィルタリングできます。
9. [フィルターの作成]ボタンをクリックして、これらの電子メールに特定のフィルターを作成します。

   

10. 以前に作成したアーカイブラベルを選択します。メールの特定のカテゴリを選択することもできます。

    

11. 変更を保存します。

今後、基準を満たすすべてのメールが自動的にアーカイブフォルダに送信されます。

または、「アーカイブ」または「送信とアーカイブ」オプションを使用して、電子メールをアーカイブすることもできます。

すべてのメールをアーカイブする

1. Gmailを起動し、アカウントにログインします。
2. [検索]フィールドをクリックし、次の形式を使用してアーカイブする電子メールをフィルタリングします。
   • label：inbox old_than：Xd
   •  label：inbox old_than：Xm
   •  label：inbox old_than：Xy。
     • Xは、電子メールのフィルタリングに使用する日数、月数、または年数です。たとえば、40日以上経過したメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：40dと入力します。
3. Enterキーを押して、フィルタリングされた電子メールを一覧表示します。
4. すべてのメールを選択します。検索に一致するメールが50通以上ある場合は、[検索に一致するすべての会話を選択]をクリックします。
5. 次に、 [アーカイブ]ボタンを押します。

⇒注：メールは日、月、年でフィルタリングできます。たとえば、3か月以上経過したメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：3mを使用します。1年以上前のメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：1yを使用してください。

送信とアーカイブオプションを使用する

送信およびアーカイブ機能を使用することもできます。このオプションは[送信]ボタンの横にあり、メールを[すべてのメール]ラベルに自動的に送信します。Gmailは、誰かが返信すると、メールを自動的に受信トレイに戻します。

このオプションを有効にするには、Gmailの設定に移動し、[すべての設定を表示]を選択します。次に、[全般]タブをクリックし、 [送信とアーカイブ]まで下にスクロールします。返信で[送信とアーカイブ]ボタンを表示するを選択します。

結論

Gmailでメールを自動的にアーカイブするには、特定のラベルを作成し、それを使用して、そのラベルを一連のメールに適用するフィルタを作成します。または、[アーカイブ]または[送信してアーカイブ]オプションを使用して、メールのアーカイブを取得することもできます。

Gmailで[アーカイブ]オプションを使用する頻度はどれくらいですか。以下のコメントでお知らせください。