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Gmailでメールを自動的にアーカイブする方法
Gmailの受信トレイを整理し、整理整頓する方法はたくさんあります。毎日数十から数百の電子メールを受信する場合は、物事を整理するために意識的に努力する必要があります。そのための1つの方法は、メールをアーカイブすることです。Gmailを使用している場合は、以下の手順に従って作業を完了してください。
Gmailでメールを自動的にアーカイブする方法
ラベルとフィルターを使用してメールをアーカイブする
Gmailでメールを自動的にアーカイブするには、特定のラベルを作成する必要があります。次に、これらのラベルを使用して、電子メールを特定のフォルダーに自動的に移動するフィルターを作成できます。そのフォルダを、その特定のカテゴリの電子メールのアーカイブと考えてください。
ラベルとフィルターを使用して電子メールを自動的にアーカイブする方法
- Gmailに移動し 、[設定]を選択します 。
- [すべての設定を表示]をクリックします。
- [ラベル]タブを選択し ます。
- 次に、[ラベル]まで下にスクロールして、[新しいラベルの作成]を選択し ます。
- 新しいラベルの名前を追加し、 [作成 ]ボタンをクリックします。
- 次に、アーカイブするメッセージの1つを開きます。
- [その他のオプション] （3つのドット）をクリックし、[このようなメッセージをフィルタリングする]を選択します。
- Gmailは、その送信者からすべてのメールを取得します。特定の単語に基づいてメッセージをさらにフィルタリングできます。
- [フィルターの作成]ボタンをクリックして、これらの電子メールに特定のフィルターを作成します。
- 以前に作成したアーカイブラベルを選択します。メールの特定のカテゴリを選択することもできます。
- 変更を保存します。
今後、基準を満たすすべてのメールが自動的にアーカイブフォルダに送信されます。
または、「アーカイブ」または「送信とアーカイブ」オプションを使用して、電子メールをアーカイブすることもできます。
すべてのメールをアーカイブする
- Gmailを起動し、アカウントにログインします。
- [検索]フィールドをクリックし、次の形式を使用してアーカイブする電子メールをフィルタリングします。
- label：inbox old_than：Xd
- label：inbox old_than：Xm
- label：inbox old_than：Xy。
- Xは、電子メールのフィルタリングに使用する日数、月数、または年数です。たとえば、40日以上経過したメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：40dと入力します。
- Enterキーを押して、フィルタリングされた電子メールを一覧表示します。
- すべてのメールを選択します。検索に一致するメールが50通以上ある場合は、[検索に一致するすべての会話を選択]をクリックします。
- 次に、 [アーカイブ]ボタンを押します。
⇒注：メールは日、月、年でフィルタリングできます。たとえば、3か月以上経過したメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：3mを使用します。1年以上前のメールをアーカイブする場合は、label：inbox old_than：1yを使用してください。
送信とアーカイブオプションを使用する
送信およびアーカイブ機能を使用することもできます。このオプションは[送信]ボタンの横にあり、メールを[すべてのメール]ラベルに自動的に送信します。Gmailは、誰かが返信すると、メールを自動的に受信トレイに戻します。
このオプションを有効にするには、Gmailの設定に移動し、[すべての設定を表示]を選択します。次に、[全般]タブをクリックし、 [送信とアーカイブ]まで下にスクロールします。返信で[送信とアーカイブ]ボタンを表示するを選択します。
結論
Gmailでメールを自動的にアーカイブするには、特定のラベルを作成し、それを使用して、そのラベルを一連のメールに適用するフィルタを作成します。または、[アーカイブ]または[送信してアーカイブ]オプションを使用して、メールのアーカイブを取得することもできます。
Gmailで[アーカイブ]オプションを使用する頻度はどれくらいですか。以下のコメントでお知らせください。
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