Googleドキュメントファイルの変更を追跡する方法

チームでドキュメントを作成している場合、そのファイルはさまざまなドラフトを通過します。しかし、前のドラフトが気に入ったらどうしますか？古いテキストを新しいテキストに置き換えたばかりで、その特定のバージョンのドラフトを保存しなかった場合は、失われたと見なすことができます。しかし、Google Docsのおかげで、そのようにする必要はありません。

Googleドキュメントの便利なオプションの1つは、さまざまなバージョンのドキュメントを表示することです。そうすれば、以前のドラフトが作成された方法がまだ気に入っている場合でも、それを復元できます。Googleドキュメントファイルのさまざまなバージョンを表示する2つの方法を次に示します。

提案モードを使用して編集を表示する方法

提案モードを使用すると、チームが行ったすべての編集を異なる色で表示できるため、違いをより簡単に見分けることができます。側面に変更の要約バージョンも表示され、提案された変更を受け入れるか拒否することができます。

開始するには、右上の鉛筆アイコンをクリックして、[提案]オプションを選択します。

このオプションを選択すると、提案オプションが有効になったことを知らせる短いメッセージが表示されます。別のオプションに切り替えたい場合は、緑色の鉛筆をクリックしてください。このオプションを使用すると、まさにそれを実行できます。追加したすべてのテキストが元のバージョンを変更することはありません。提案を変更したい場合は、クリックするだけでカーソルが点滅し始めます。

Googleドキュメントで編集提案を確認する方法

一日の終わりが来たら、それらの提案を確認する時が来ました。上部の[ツール]タブをクリックし、 [提案のレビュー]をクリックします。提案を受け入れるか拒否するかのオプションが表示されます。そこには提案のリストは表示されません。Googleドキュメントは、提案があるドキュメントを直接強調表示します。

上下の矢印をクリックすると、提案された編集を進めることができます。Googleドキュメントが現在の場所を強調表示するので、自分がいることがわかります。[すべて承認]をプレビューを選択すると、ドキュメントに提案されたすべての編集が表示され、それらすべてを承認するために必要なのは、大きな青い[すべて承認]ボタンをクリックすることだけです。

[すべて拒否をプレビュー]オプションを選択すると、すべての提案がドキュメントから消えます。終了するには、[すべて拒否]ボタンをクリックするだけです。提案をすでに承認または拒否したが、それを後悔している場合は、戻る矢印をクリックして新しい変更を加えることで戻ることができます。

バージョン履歴

次の場所に移動して、ファイルのさまざまなバージョンを確認することもできます。

• ファイル
• バージョン履歴
• バージョン履歴を見る

右側には、ファイルのすべての異なるバージョンが表示されます。ドットをクリックすると、その特定のバージョンに名前を付けるか、そのコピーを作成できます。最終編集日時なども表示されます。ここにこのバージョンを復元するオプションがありますが、上部の大きな青いボタンにも表示されます。

特定の日にファイルを編集したすべての人の名前も表示されます。[名前付きバージョンのみを表示]を有効にすると、名前を付けたバージョンをすばやく見つけることができます。他のすべてのものは削除されますが、消去されません。

行った提案にコメントするには、コメントするテキストを強調表示して、[コメント]オプションをクリックします。リストの最後になります。コメントを変更するには、右側のドットをクリックして[編集]を選択します。気が変わったら、このコメントにリンクして削除することもできます。

チームメイトからのコメントに答えるには、コメントをクリックしてください。テキストを入力して、[返信]または[解決]ボタンをクリックします。[ファイル]>[ダウンロード]に移動してファイルをダウンロードする準備ができたら、さまざまな形式から選択できます。

次から選択できます。

• 語
• OpenDocument形式
• リックテキスト形式
• PDF
• プレーンテキスト
• ウェブページ
• EPUB

アンドロイド

前述のようにAndroidデバイスで行うには、さまざまなオプションにアクセスする必要があります。編集を提案して2つのバージョンを表示するには、右下の鉛筆をタップしますが、入力を開始する前に、右上のドットをタップして[変更の提案]オプションを選択します。

デスクトップと同じように、提案するものはすべて異なる色になります。

Googleドキュメントファイルにコメントする���法– Android

何か言いたいことがあれば、それを言ってください。コメントする単語またはフレーズのnを長押しし、その後にドットを押すと、Androidデバイス上のGoogleドキュメントファイルにコメントできます。コメントの追加オプションが表示されます。

コメントが強調表示されるので、コメントがどこにあるかがわかります。コメントなどを表示するには、それをタップします。[コメントの表示]を選択すると、入力した内容が表示されます。ドットをタップすると、コメントの共有可能なリンクを編集、削除、または取得できます。コメントの背後にある問題が処理されている場合は、[解決]オプションをタップしてコメントを削除できます。

誤って解決オプションをタップした場合は、（数秒間）元に戻すオプションが表示されます。それをタップしてコメントを再度開きます。コメントの近くに、自分が開いたというメッセージが表示されます。他のコメントを表示するには、矢印をタップして前後に移動します。

著者はすべての提案に対して電子メール通知を受け取るので、あなたが行う提案について確信していることを確認してください。気が変わっても、彼らはそれを理解します。あなたが作成者であり、小さな提案ごとに通知を受け取りたくない場合は、次の方法でGoogleドライブの設定に移動して通知をオフにすることができます。

• 設定に移動
• 通知
• 両方のオプションのチェックボックスをオフにします

Googleドキュメントドキュメントを共有する方法

ドキュメントを編集するすべてのものがあると思い、誰かを追加するのを忘れたことを覚えています。Googleドキュメントファイルを共有するには、右上の青い[共有]ボタンをクリックします。

[人とグループを追加]と表示されている場所をクリックして、連絡先を追加します。右側のドロップダウンメニューをクリックして、連絡先の編集権限を付与することを忘れないでください。必ず編集オプションを選択してください。

Googleドキュメントの編集権限を変更する方法

誰かがドキュメントから削除された場合は、共有ボタンをクリックできます。誰かを追加するオプションの下に、すでに追加したすべてのユーザーが表示されます。

右側に、別のオプションを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。

また、リンクを知っている人なら誰でもファイルにアクセスできる、または追加した人だけがアクセスできるリンクのオプションもあります。この設定を変更するか、共有するリンクをコピーするためのオプションが表示されます。歯車をクリックすると、次のような設定を変更できます。

• 編集者は権限を変更して共有できます。
• 視聴者とコメント投稿者は、ダウンロード、印刷、およびコピーのオプションを確認できます。

結論

変更を確認することで、ファイルが通過し、変更によってドキュメントが改善されたかどうかを確認できます。コメントはファイルを改善する上でも建設的なものになる可能性があり、コメントを追加または変更する方法がわかりました。Googleドキュメントのドキュメントで他の人と頻繁に作業しますか、それともめったに作業しませんか？以下のコメントであなたの考えを共有してください、そしてソーシャルメディアで他の人と記事を共有することを忘れないでください。