Google ドキュメントで変更の追跡を使用する方法

一人でライターをしている場合でも、チームで共同作業している場合でも、Google ドキュメントの共同作業力は否定できません。しかし、編集中に迷って、その重要な変更を誰が行ったのか、いつ行ったのか疑問に思ったことはありませんか?恐れるな！この記事では、Google ドキュメントの変更を効率的に追跡する方法について説明します。

しかし、そもそもなぜ変更を追跡したいのでしょうか?まず、複数の共同作業者と作業する場合、変更を追跡することで、誰がいつどのような編集を行ったのかについての混乱を避けることができます。また、フィードバックを提供して承認を得るプロセスも簡素化されます。

さらに、一人で作業している場合、変更の追跡は個人の改訂履歴として機能し、必要に応じてドキュメントの以前のバージョンに簡単に戻すことができます。これを理解した上で、記事を始めましょう。

Google ドキュメントで提案モードをオンにする方法

提案モードを使用すると、元のテキストを誤って変更することを心配せずに変更を提案できます。提案モードをオンにすると、編集内容が強調表示または取り消し線で表示され、各変更に提案ボックスが表示されます。こうすることで、ドキュメントの所有者は提案をすぐに確認して承認または拒否できます。 

デスクトップの手順から始めましょう。

デスクトップ上

ステップ 1 : Windows または Mac コンピュータ上の好みのブラウザで Google ドキュメントを開きます。起動したら、編集を提案したいドキュメントに移動してクリックします。

Google ドキュメントを開く

ステップ 2 : 文書内で、右上隅にある鉛筆アイコンをクリックし、ドロップダウン メニューから [提案] を選択します。

それでおしまい。これで提案モードが有効になりました。今後、すべての編集が追跡され、緑色の取り消し線とテキストの色で強調表示されます。ドキュメント内の既存のテキストは黒色のままになることに注意してください。 

PC にアクセスできず、モバイル デバイスを使用して同じことを行いたい場合は、読み続けてください。

Google ドキュメント モバイル アプリの場合

ステップ 1 : Android または iOS デバイスで Google ドキュメント モバイル アプリを起動します。起動したら、提案を有効にするドキュメントに移動します。

ステップ 2 : ドキュメントが読み込まれたら、右上隅にある 3 点アイコンをタップします。ドロップダウン メニューから、[変更の提案] をオンに切り替えます。

さあ、どうぞ。これで、編集内容が強調表示または取り消し線で表示され、理由を説明するコメントを残すこともできます。提案することは、Google ドキュメントで変更を追跡することと同じことですか?はい、そうです。提案は、Google ドキュメントの変更履歴オプションと実質的に同じです。どちらの機能でも、元のテキストを直接変更することなく、ドキュメントへの編集を提案できます。

他のユーザーを招待して編集を提案する方法

変更を追跡することで作業を効果的に磨き上げることができますが、それには時間がかかります。ただし、鋭い目を持って貢献してもらい、洞察力に富んだ提案をしてもらうことはできます。コメントへのアクセスを許可し、具体的な改善点を提案し、全員に最新情報を提供する方法を検討します。 

デスクトップの手順から始めましょう。

デスクトップ上

ステップ 1 : Windows または Mac コンピュータ上の好みのブラウザで Google ドキュメントを開きます。起動したら、編集を提案したいドキュメントに移動してクリックします。

Google ドキュメントを開く

ステップ 2 : 次に、上部バーのメニューで [ファイル] オプションをクリックします。次に、ドロップダウン メニューから [共有] オプションを選択し、拡張メニューから [他のユーザーと共有] を選択します。

ステップ 3 : 共有モーダルで、作業中のドキュメントへの編集を提案するために招待する人の電子メールを追加します。権限の下で、山形 (矢印) アイコンをクリックし、[コメント投稿者] を選択します。

注: 編集者アクセスにより、ユーザーは追跡されずに変更を加えることができ、閲覧者はドキュメントの表示のみが可能になります。

ステップ 4 : すべてが完了したら、[送信] をクリックします。

さあ、どうぞ。招待されたユーザーは招待に関するメールを受け取り、そこから Google ドキュメントにアクセスして、コメントの形式で必要な提案を行うことができます。編集者は、その提案を追跡し、更新するか無視するかを選択できます。これについては次のセクションで説明します。 

外出中で、モバイル デバイスを使用して誰かを招待したい場合は、読み続けてください。 

Google ドキュメント モバイル アプリの場合

ステップ 1 : Android または iOS デバイスで Google ドキュメント モバイル アプリを起動します。起動したら、ドキュメントの編集にユーザーを招待するドキュメントに移動します。

ステップ 2 : ドキュメントの上部にある [共有] アイコンをタップします。次の画面で、ユーザー アカウントの電子メール アドレスを入力します。 

ステップ 3 : 電子メール アドレスを追加したら、一番下のシートでユーザーの権限を編集者から Commeter に変更します。最後に、上部にある送信アイコンをタップします。 

それでおしまい。招待した相手には、提案をリクエストしたドキュメントの特定のセクションへのリンクが記載された電子メール通知が届きます。その後、コメント ボックスに提案を入力し、オプションから編集の提案を選択できます。

こちらもお読みください:デスクトップとモバイルで Google ドキュメントをオフラインで使用する方法

Google ドキュメントで提案リクエストを承認または拒否する方法

提案された変更を受け入れるか拒否することで、文書を最終的な形式に整えることができます。建設的な批判を組み込む場合でも、変更を丁重に拒否する場合でも、以下の手順により、共同編集プロセスを自信を持って管理するためのツールが得られます。

デスクトップの手順から始めましょう。

デスクトップ上

ステップ 1 : Windows または Mac コンピュータ上の好みのブラウザで Google ドキュメントを開きます。起動したら、編集を提案したいドキュメントに移動してクリックします。

Google ドキュメントを開く

コメント投稿者が提案を行った場合は、緑色で表示されます。それらを受け入れるか拒否することができます。

ステップ 2 : Google ドキュメント文書のレッドラインをタップします。同意するには、チェックマークをクリックします。拒否するには、バツ印 (X) をクリックします。提案について疑問がある場合、またはさらに詳しく知りたい場合は、コメントを残すことができます。

さあ、どうぞ。提案された編集を Google ドキュメントにシームレスに統合または破棄できるようになりました。モバイルでも同じことをしたい場合はどうすればよいでしょうか?読み続けて。

Google ドキュメント モバイル アプリの場合

ステップ 1 : Android または iOS デバイスで Google ドキュメント モバイル アプリを起動します。起動したら、人々の提案を招待したドキュメントに移動します。

ここでは、コメント投稿者の提案が緑色で強調表示されており、受け入れるか拒否することができます。

ステップ 2 : 承認または拒否するには、チェックマークまたはバツ印 (X) をクリックします。提案について質問がある場合は、コメントを送信することもできます。

それくらいです。提案を承認または拒否する方法がわかったので、Google ドキュメントの改訂履歴を理解することに進みましょう。

変更履歴を追跡するために改訂履歴を使用する方法

Google ドキュメントの改訂履歴は、基本的にドキュメントのタイムマシンとして機能します。ドキュメントに加えられたすべての変更が記録されるため、以前のバージョンを表示したり、古いドラフトに戻したり、変更を追跡したり、他のユーザーと効果的に共同作業したりすることができます。Google ドキュメントでバージョン履歴を表示および管理する方法について詳しく説明しました 。 

対処しきれなかった質問がある場合は、以下の FAQ セクションをご覧ください。

Google ドキュメントでの変更履歴の使用に関するよくある質問

1. 複数のユーザーが共同で変更を同時に追跡できますか?

はい、変更の追跡を有効にすると、複数のユーザーが Google ドキュメントで共同作業できます。各ユーザーの編集内容は割り当てられた色で強調表示されるため、各変更を行ったユーザーを簡単に識別できます。

2. 共有ドキュメント内の特定のユーザーの変更履歴をオフにすることはできますか?

いいえ、特定のユーザーの変更履歴をオフにすることはできません。ただし、[提案された編集を表示] メニューでそのユーザーの色をクリックすると、特定のユーザーが行った変更を非表示にすることができます。

3. 追跡された変更は自動的に保存されますか?

はい、[変更履歴] で加えた変更は Google ドキュメントに自動的に保存されます。ドキュメントを手動で保存する必要はありません。 Google ドキュメントは作業内容を継続的に保存します。

よりスムーズなコラボレーション

Google ドキュメントの変更を追跡する方法がわかったので、すべての編集、提案、コメントを確実に確認して処理できるようになり、本質的にコラボレーション エクスペリエンスが同期され、整理されます。Google ドキュメントでぶら下げインデントを行う方法もお読みください。