Microsoft Outlook での検索バーと検索演算子の使用に関するガイド

Microsoft Outlook で電子メールまたは特定の添付ファイルを検索しようとして失敗しましたか?ここで、Outlook 検索バーが役に立ちます。検索対象のアイテムに関連するキーワードを Outlook 検索バーに入力すると、Outlook によっていくつかの結果が表示されます。通常、正しいキーワードを使用すると、Outlook の検索結果でアイテムが検索されるはずですが、常にそうとは限りません。

必要なメールを正確に取得するには、Microsoft Outlook の検索機能がどのように機能するかを理解することが重要です。それは、検索演算子の重要性を理解しているときに起こります。知っておくべきことは次のとおりです。

Microsoft Outlookの検索機能の仕組み

ほとんどの人にとって、Outlook での検索とは、検索バーにキーワードを入力して Enter キーを押すことを意味します。このアクションの後に期待されるのは、表示された結果で項目が検索されることです。ただし、検索機能がどのように機能するかを以下に詳しく説明します。

プレフィックスマッチング

キーワードを使用して検索する場合、Outlook はメールボックス内でそのキーワードで始まるメッセージを検索することに注意することが重要です。単語がそのキーワードで終わる場合、Outlook はそのキーワードを検索結果として表示しないことがあります。たとえば、検索でキーワード'pre'を使用すると、Outlook は'Prem'、'preach'、 ' prehistory'などの結果を生成します。ただし、 「sempre」や「spread」など、pre で終わる単語、または pre で始まらない単語は結果に含まれません。

検索範囲

キーワードを使用してメールボックスを検索する場合、検索範囲と結果にはメール内のメッセージだけが含まれません。 Outlook は、電子メールの件名、添付ファイル、本文、送信者名に含まれる単語を含む結果を検索して返します。

検索の制限

Outlook には、検索結果の生成に関して制限があります。メールボックスの最初の 250 件の検索結果のみが表示されます。さらに、検索に数字が含まれている場合、数字の文字列が 4 桁未満の場合、Outlook は結果を生成しません。たとえば、「123」などの数値を検索すると、 4 桁の要件に満たないため、Outlook は結果を生成しません。

Microsoft Outlookの検索バーの使用方法

Microsoft Outlook の検索バーを使用するには 2 つの方法があります。 Outlook に表示されるデフォルトのバーを使用することも、バーのドロップダウンをクリックして高度な機能を利用することもできます。両方のオプションがどのように機能するかを次に示します。

デフォルトの検索

検索バーは通常、Microsoft Outlook ページの上部にあります。簡略化された検索バーは、検索に複雑な検索条件が含まれない場合に最適です。たとえば、単にキーワードを使用しているだけの場合です。使用方法は次のとおりです。

ステップ 1:ブラウザで Microsoft Outlook Web サイトを開き、Outlook アカウントにログインします。または、デスクトップ アプリを使用することもできます。

Microsoft Outlook Web サイト

ステップ 2:カーソルを Outlook ページの上部の検索バーのある場所に移動します。

ステップ 3:検索バーをクリックし、検索キーワードを入力します。

ステップ 4:キーボードの Enter キーを押すか、検索アイコンをクリックして検索を実行します。

高度な検索

Outlook の検索に、特定の電子メール アドレスから件名内のキーワードを検索するなどの複雑な要件が含まれる場合は、詳細検索バーを使用する必要があります。その方法は次のとおりです。

ステップ 1:好みのブラウザを使用するか、デスクトップ アプリから Outlook アカウントにログインします。

ステップ 2:カーソルを Outlook ページの上部の検索バーのある場所に移動します。

ステップ 3:検索バーをクリックして展開します。

ステップ 4:展開された検索バーの最後にあるドロップダウンをクリックします。これにより、高度な検索フィルターが表示されるはずです。

ステップ 5:詳細検索フィルターを使用して、メールボックス検索の要件を指定します。

高度な検索フィルターのデフォルトの機能は次のとおりです。

ステップ 6: [検索] ボタンをクリックして検索を完了します。

Outlook には、上記以外にも高度な検索フィルターがあります。アクセス方法については以下をお読みください。

Microsoft Outlook の高度な検索フィルターを編集する方法

Microsoft Outlook の詳細検索バーに追加の検索フィルターを含めることができます。ただし、これは Outlook アプリでのみ機能します。やるべきことは次のとおりです。

ステップ 1:ブラウザーで Outlook アカウントにログインするか、デスクトップ アプリを使用します。

ステップ 2:カーソルを Outlook ページの上部の検索バーのある場所に移動します。

ステップ 3:検索バーをクリックして展開します。

ステップ 4:展開された検索バーの最後にあるドロップダウンをクリックします。これにより、高度な検索フィルターが表示されます。

ステップ 5:ウィンドウの左下にある [オプションを追加] をクリックして、[詳細検索オプション] ダイアログ ボックスを起動します。

ステップ 6: [詳細検索オプション] ダイアログ ボックスで、希望するフィルターの横にあるボックスをオンにします。

ステップ 7:希望のフィルタを選択した後、「適用」をクリックして変更を保存します。

検索演算子を使用して Microsoft Outlook で検索結果を絞り込む方法

Outlook では、特定の単語や記号を使用して、検索結果をより正確にすることができます。これらの記号または単語は検索演算子と呼ばれます。 Outlook の検索演算子が機能するには、大文字を使用する必要があります。ここでは、いくつかの一般的な検索演算子と、それらを使用する場合について説明します。

そして

AND 検索演算子は、検索バーで検索語を組み合わせる場合に最適です。これにより、両方のキーワードが検索結果に確実に表示されます。たとえば、semper AND search では、 semperとsearchという単語を含む結果が表示されます。

または

OR 検索演算子は、検索語を組み合わせてどちらかの語が結果に表示されるようにする場合に最適です。たとえば、semper OR search は、 semperまたはsearch のいずれかを含む結果を表示します。

「」

「 」検索演算子は、単語またはフレーズの正確な結果が必要な場合に最適です。たとえば、「前方一致」では、前方一致する単語が完全に一致する検索結果が表示されます。

()

() 検索演算子は、検索演算子を組み合わせる場合に最適です。たとえば、(sempre OR プレフィックス OR Prem) testingを含む電子メールを検索する場合。

Microsoft Outlook で電子メールを既読としてマークする

Microsoft Outlook の高度な検索機能でフィルターを編集するときに、[読み取り] オプションを含めることができます。ここで、Outlook を検索するときに、既読メールのみをフィルターできます。 Outlook でメールを開封するかどうかにかかわらず、メールに既読のマークを付ける方法はいくつかあります。