Microsoft TeamsでShiftsを使用して、勤務時間やスケジュールなどを管理する方法

ここでは、Microsoft Teamsを使用して、自分と従業員の勤務時間とスケジュールを管理する方法について説明します。

Shiftsアプリを開いて、…から探します。Teamsサイドバーのその他のアプリ。

上司があなたにスケジュールまたはシフトを割り当てているかどうかを確認してください。そうでない場合は、設定するように依頼します。

マネージャーは、最初にShiftsを起動するときにチームスケジュールを作成することにより、Shiftsを設定できます。

マネージャーは「グループに人を追加」ボタンをクリックして、従業員のシフトとスケジュールを追加できます

その後、マネージャーは特定の時間を追加できます。ノート、およびシフトに関するその他の情報。

次に、[チームと共有]ボタンをクリックして、シフトをチームと共有できます。

その後、従業員はシフトを通じて休暇申請、出勤、退勤などを行うことができます。

IT管​​理者がこれを有効にしている場合は、MicrosoftTeamsで「シフト」エクスペリエンスが発生する可能性があります。これは、マネージャーと第一線の労働者（顧客や一般の人々と直接接触する人々）を対象としたスケジュール管理ツールです。追加費用なしでTeamsプランに含まれ、Microsoftの古いStaffHubエクスペリエンスも置き換えられます。 。

しかし、それは第一線の労働者だけのものではありません。シフトを使用すると、マネージャーはスケジュールをまとめたり、シフトを交換したり、グループを作成したり、タイムオフリクエストを入力したり、タイムレコーダーを維持したりすることができます。この機能は、Microsoft Teamsのエクスペリエンスに合わせて大幅に最適化されているため、中小企業にとって非常に便利です。これは、あなたとあなたの従業員の労働時間とスケジュールを管理するためにそれを始める方法の包括的な見方です。

Shiftsアプリを開いて、新しいシフトの管理を開始します

開始するには、Shiftsアプリを開く必要があります。チームの左側に組み込まれています。そこに表示されない場合は、[...その他のアプリ]をクリックしてリストから見つける必要があります。そこに入ると、今週あなたに割り当てられたシフトのリストが表示されます。何もない場合は、マネージャーまたは管理者にシフトを割り当ててもらうか、アプリからシフトを追加するように依頼する必要があります。

次に、管理者または管理者がそれを行う方法について説明しますが、これらの次の手順は通常、管理者または適切な管理者権限を持つユーザーのみを対象としていることに注意してください。マネージャーは、Office 365チームの所有者が設定されている場合にのみ、Shiftsでスケジュールを作成できます。他のすべての人は引き続きシフトにアクセスできますが、その週の自分のシフトを確認したり、休暇やその他のリクエストを管理したりするオプションしかありません。

あなたがマネージャーであり、適切な権限を持っている場合、シフトの作成を続行するには、ページのチームのリストから[作成]を選択することをお勧めします。[作成]を選択すると、シフトのタイムゾーンを選択するように求められます。CloudO3にいるように、グローバルに作業している場合は、誰もが理解できるタイムゾーンを選択することをお勧めします。マイクロソフトについて書いているときは、シアトルのレドモンド社が拠点を置く太平洋時間帯を使用しています。

次に、チームにスケジュールを作成する時間を与えます。完了すると、ツアーに参加するように求められます。これは、チームメンバーを追加したり、シフトを作成したりする方法を示しています。これらについては、次のセクションで説明します。

マネージャーがシフトとスケジュールを作成する方法

マネージャーと適切なOffice365権限を持つマネージャーは、MicrosoftTeamsのシフトを持つ従業員のシフトとスケジュールを作成できます。これは、[グループにユーザーを追加]ボタンをクリックすることで実行できます。このアイコンは、画面の右端に人物の写真として表示されます。Office 365プランで有効なプロファイルを持っている限り、シフトとスケジュールに誰でも追加できます。

誰かがグループに「追加」されると、あなたは彼らのためにシフトを作成することができます。これを行うには、その週のスケジュールの空のスロットをダブルクリックするだけです。デフォルトでは、このスケジュールは曜日に分割されます。そこから、特定の日をダブルクリックして、特定のシフトに関する詳細を入力できます。これには、開始時間と終了時間、特定のテーマ（またはアクティビティ）の色、シフトの目的に関するメモが含まれます。[アクティビティの追加]ボタンをクリックして、カバーされていない特定のアクティビティを追加することもできます。

完了したら、[保存]ボタンをクリックしてシフトをスケジュールに追加できます。スケジュールを右クリックして[シフトの編集]を選択すると、いつでも戻って詳細を編集できます。別の日にコピーしたい場合も（CloudO3には同様の書き込みシフトがたくさんあるためです）、右クリックして[コピー]を選択し、右クリックして配置する場所を選択します。シフトして[貼り付け]を選択します。 

スケジュールを少しカスタマイズしたい場合は、シフトスロットの上にあるボックスに名前または追加の詳細を入力できます。[デイノート]セクションにメモを追加して、自分自身に追加情報を提供することもできます。

[シフトを開く]領域をクリックして、いくつかのオープンシフトを作成することもできます。これにより、他のメンバーに割り当てる前に「無料」シフトを作成できます。オープンシフトを作成すると、それをチームメンバーに割り当てることができます。その下の...をクリックし、「オープンシフトの割り当て」を選択するだけです。 

メンバーでビューをフィルタリングしたり、現在のビューを印刷したり、シフト、可用性、またはグループに基づいてビューを変更したりするための追加のコントロールもあります。必要に応じて、日、週、または月のビューに変更することもできます。

チームとシフトを共有する

シフトが作成されると、それが共有されるまで、公式になることも、従業員のバージョンのTeamsに表示されることもありません。これを行うには、画面の右上にある紫色の[チームと共有]ボタンをクリックします。これにより、チームメンバーと共有する方法をさらに制御できるようになります。チームメンバーと共有する日を選択するためのいくつかのオプションが表示されます。含めたい範囲を自由に選択してください。また、チーム全体（スケジュールにリストされている全員）または影響を受けた人（シフトを割り当てたばかりの人）に通知するためのチェックボックスにもなります。

休暇やその他のリクエストの管理または作成

シフトとスケジュールが作成されると、チームのユーザーと従業員は、チームの[シフト]セクションをクリックしたときにスケジュールを表示するための新しいオプションを利用できるようになります。ただし、スケジュールを表示するだけでなく、休暇をリクエストしたり、他のリクエストを送信したりすることもできます。これは、画面の右上隅にある、疑問符の付いた時計のような形をしたアイコンをクリックすることで実行されます。

ユーザーは休暇のリクエストを送信して、そのステータスを確認できます。必要に応じてキャンセルすることもできます。また、シフトを交換したり、別のシフトを申し出たりすることもできます。上記のように、理由を選択できる優れたUIがあり、これについてメモを残します。

管理者または管理者として、これらのリクエストを承認するのはあなた次第です。これを行うには、Shiftsの下の[リクエスト]タブをクリックします。[進行中]の下に表示されます。その後、画面の右側で確認できます。上に残したように、それを承認または拒否するためのオプションがあります。マネージャーとして承認すると、ユーザーに通知されます。

シフト制のタイムレコーダーの設定

ここで取り上げるチームのシフトの最後の側面は、タイムレコーダーです。このタイムレコーダーオプションを使用すると、従業員はモバイルデバイスを使用してクロックインおよびクロックアウトできます。管理者は、オプションの位置検出を設定することもできます。これにより、従業員が出勤および退勤するときにどこにいるかが検出されます。これらの設定は、Shifts inTeamsの[設定]タブをクリックしていつでも変更または削除できます。セットアップするための[セットアップの開始]ボタンが表示されます。

従業員は、iOSまたはAndroidモバイルデバイスのMicrosoftTeamsでタイムレコーダーを使用できます。クリックすると、時間どおりに来て、Teamsアプリに再度アクセスして休憩のために時間外に出ることができます。彼らはそれを確認するオプションもあります。その後、Excelスプレッドシートとしてエクスポートしてチェックアウトし、上記と同じタイムレコーダーセクションを介して出勤と退勤のレポートをダウンロードできます。

Shiftsをどのように使用しますか？

ご覧のとおり、Shifts inTeamsは非常に包括的なソリューションです。ADPのような給与サービスにアクセスできない場合は、ADPを使用して労働時間の追跡などを行うことができます。セットアップも簡単で、慣れるのにそれほど時間はかかりません。ガイドが役に立ちましたか？以下のコメントでお知らせください。また、Shiftsのエクスペリエンスをさらに深く掘り下げていくので、今週はCloudO3に注目してください。