SharePointOnlineで誰かがファイルを変更したときにアラートを受け取る方法は次のとおりです

日常業務の一環として同僚とファイルを共有している場合は、ファイルに変更を加えているユーザーを常に把握しておくことをお勧めします。これは、リモートコラボレーションが日常業務の鍵となるビジネスで特に重要になる可能性があります。

幸い、会社がOffice 365にサブスクライブしていて、SharePointを使用してファイルを保存している場合、これを行う簡単な方法があります。サイト上のSharePointドキュメントまたはアイテムが変更されたときに最新の状態に保つために、アラートを作成できます。このガイドでは、その方法を見ていきます。

いくつかのメモ

始める前に、私たちが言及したいいくつかの重要な注意事項があります。まず、アラートを設定するたびに異なるオプションが表示される場合があります。上級ユーザーの場合は、手動作業をスキップして、SharePointコネクタを備えたPowerAutomateを使用してアラートを自動化することもできます。アラートを作成せずに、ドキュメントライブラリ内のファイルアクティビティを確認する方法もあります。この方法では、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、詳細ペインを選択して、アクティビティセクションをスキャンするだけで、加えられた変更を確認できます。

始める方法

SharePoint Onlineでアラートを開始するには、最初にファイル、リンク、またはフォルダーにアクセスする必要があります。次に、その横にある省略記号メニューをタップして、下部にある[アラートミー]を選択します。次に、画面に新しいメニューが表示されます。

フォルダまたはライブラリのアラートを設定する場合、それらはさまざまなオプションになります。たとえば、上部にカスタムアラートタイトルを設定したり、配信方法を電子メールからSMSに変更したりできます。アラートタイプを変更することもできます。次のアラートを受け取ることができます：既存のアイテムが変更されたときに新しいアイテムが追加されたとき、またはアイテムが削除されたときのみ。

また、特定の基準に基づいてフォルダ内の何かが変更されたかどうかについて、特定のアラートを送信することもできます。これには、他の誰かがドキュメントを変更した場合、他の誰かがあなたが作成したドキュメントを変更した場合、または他の誰かがあなたが最後に変更したドキュメントを変更した場合が含まれます。アラートをすぐに送信するか、毎日または毎週の要約を送信するオプションもあります。

アラートをキャンセルする方法

アラートについて気が変わった場合は、簡単にキャンセルできます。アラートを表示するには、SharePoint内の任意のフォルダーまたはライブラリに移動できます。次に、画面の右上隅にある省略記号メニューをクリックして、[アラートの管理]を選択します。次に、削除するアラートを選択し、[選択したアラートの削除]を選択できます。次に、[OK]をクリックして削除できます。

Office365とコラボレーションできる1つの方法

SharePointは、ファイルを常に把握し、同僚と共同作業を行うための1つの方法にすぎません。また、WordとExcelで共同作業したり、iOSとAndroidで新しいOfficeアプリを使用したり、OutlookでOneNote2016を試してみたりすることもできます。コラボレーションのためのアリのヒントはありますか？以下のコメントでお知らせください。Office365ニュースハブでその他の機能やストーリーを確認してください。