Tutorial MS Teams: Panduan Definitif (2022)

Panduan muktamad untuk tutorial pasukan MS untuk membantu anda memanfaatkan Microsoft Teams sepenuhnya.

Daripada petua pengguna asas kepada ciri yang lebih maju, seperti kebanyakan alatan Microsoft, sentiasa ada ciri yang anda tidak sedar ada yang boleh menjimatkan masa anda, menjadikan anda lebih produktif atau hanya menyeronokkan dan keren. Kami berharap kami telah membincangkan beberapa perkara yang baik untuk anda di sini.

Mari kita mulakan!

1 Pertemuan dengan pengguna luar atau Tetamu

1.1 Mesyuarat web

1.2 Pengguna dengan e-mel yang ditambahkan sebagai pengguna Tetamu

1.3 Sesiapa sahaja yang mempunyai telefon

2 Penjadualan Mesyuarat dalam Pasukan

3 Tetamu - Perkara lain yang boleh mereka lakukan

3.1 Apakah yang boleh dilakukan oleh tetamu?

3.2 Pemilik

3.3 Ahli

3.4 Tetamu

4 Apl dan Tindakan daripada Kotak Perintah

4.1 Kekunci Pintasan Berguna Lain

5 Hiaskan saluran anda dengan imej

6 Manfaatkan Sembang dan Perbualan sepenuhnya

7 Mesej Penanda Halaman

8 Butang Navigasi (<>)

9 Tab untuk semua majlis

10 Jangan letak semua telur anda dalam 'Umum'

11 Terjemahan Mesej Pasukan

12 Semua Wiki anda di satu tempat

13 Rakam mesyuarat Pasukan anda

14 Bekerja pada Visio dalam Tab Microsoft Teams

15 Zum masuk dan keluar

16 Pembaca Imersif Microsoft untuk Pasukan

17 Sesuatu untuk disembunyikan?… Gunakan Kesan Latar Belakang

18 Gunakan Pasukan Sedia Ada sebagai Templat atau Cipta Pasukan daripada Kumpulan Microsoft 365 sedia ada anda

18.1 Memilih Pilihan Pasukan

18.2 Memilih Kumpulan Microsoft 365

19 Gunakan profil Chrome untuk Mengurus lebih daripada satu Log Masuk Pasukan

Menu Pembangun 20 Pasukan Rahsia daripada Dulang Sistem

21 Hantar atau Kirim Semula E-mel ke Saluran Pasukan

22 Bagaimana untuk menukar susunan paparan Saluran anda?

23 Dapatkan Pemberitahuan Perancang dalam Pasukan Pasukan anda

23.1 Apakah maksud ini?

24 Siarkan mesej ke berbilang saluran sekaligus

25 Pengumuman dalam Saluran

26 Kongsi bunyi sistem anda dalam mesyuarat Pasukan

27 Papan Putih dalam Mesyuarat Pasukan

28 Menyiarkan Mesyuarat Pasukan menggunakan OBS ke Platform Sosial

28.1 Apakah itu OBS?

28.2 Mengapa menggunakan OBS?

29 Cara menggunakan bilik Breakout dalam Pasukan

30 Menggunakan tag terhadap Ahli Pasukan untuk dapat @Menyebut Kumpulan

31 Bagaimana untuk membuat kuiz atau tinjauan pendapat dalam Microsoft Teams?

31.1 Mencipta Undian dalam Pasukan Pasukan anda

31.2 Mencipta Kuiz dalam Pasukan Pasukan anda sebagai Tab

Pertemuan dengan pengguna luar atau Tetamu

Ramai orang akan menggunakan Skype untuk perniagaan dengan menambahkannya pada mesyuarat terus ke dalam jemputan dalam Outlook, ciri yang berguna. Nah, anda boleh melakukannya dengan Microsoft Teams dan hampir dengan cara yang sama:

Jika anda memasang klien Desktop Pasukan, Outlook akan melihat tambahan untuk Pasukan, yang akan didayakan secara automatik. Jika anda tidak memasang klien desktop, anda tidak akan dapat melihat ikon reben.

Pada UI dalam talian Outlook, anda boleh mengatur mesyuarat Pasukan , anda hanya pergi ke Kalendar anda dan buat ' Acara Baharu ,' dan dalam tetingkap butiran mesyuarat, anda boleh memilih ' Mesyuarat pasukan ' sebagai lokasi.

Seperti yang anda boleh lihat daripada tangkapan skrin di bawah, dalam kedua-dua senario, jemputan mesyuarat mempunyai pautan ke mesyuarat Pasukan di bahagian bawah untuk diklik oleh peserta apabila tiba masa mesyuarat.

Jadi, siapa yang boleh menghadiri mesyuarat ini?

Sesiapa sahaja yang mempunyai alamat e-mel boleh hadir, sama ada mereka mempunyai akaun Pasukan atau tidak, yang sangat kemas. Terdapat beberapa cara pengguna di luar dan di dalam organisasi anda boleh mengambil bahagian dalam mesyuarat Pasukan anda. Berikut adalah tiga yang utama:

Mesyuarat web

Sesiapa sahaja yang mempunyai sambungan e-mel dan internet boleh mengakses panggilan melalui penyemak imbas, hanya dengan mengklik pada pautan dalam jemputan mesyuarat dan kemudian mengklik butang 'Sebagai gantinya, sertai di web'.

Walaupun antara muka yang terhasil agak terhad untuk peserta di web, anda tidak boleh berkongsi kamera atau skrin tetapi boleh melihat skrin kongsi ahli lain. Ia masih merupakan cara yang bagus untuk mengadakan panggilan persidangan dalam Pasukan, tanpa semua peserta berada dalam Pasukan.

Pengguna dengan e-mel ditambahkan sebagai pengguna Tetamu

Jika pengguna telah ditambahkan sebagai pengguna Tetamu dalam Pasukan dan mempunyai akses kepada aplikasi Pasukan pada peranti mereka, maka daripada mengklik 'Sertai di web sebaliknya', mereka akan memilih pilihan 'Buka Microsoft Teams' dan mendapat pengalaman yang lebih kaya mesyuarat dalam Microsoft Teams sebagai Tetamu.

Sesiapa sahaja yang mempunyai telefon

Anda boleh mempunyai pilihan persidangan dail masuk supaya orang ramai boleh menyertai mesyuarat anda dalam Microsoft Teams daripada hampir mana-mana peranti, di mana-mana sahaja. Anda perlu mempunyai Persidangan Audio, yang disertakan dengan langganan Microsoft 365 Enterprise E5 atau tersedia secara bayar setiap minit sebagai tambahan kepada langganan Microsoft 365 E1 atau E3. Apabila Persidangan Audio didayakan, pengguna akan secara automatik melihat pilihan dail masuk untuk mesyuarat Microsoft Teams yang dibuat.

Lihat dua catatan blog ini untuk beberapa maklumat lanjut:

• 9 Petua untuk Bertemu dengan Microsoft Teams
• 9 T ips kerana mempunyai pengalaman mesyuarat dalam talian terbaik dengan Microsoft Teams

Penjadualan Mesyuarat dalam Pasukan

Yang ini berkait rapat dengan nombor 1; walau bagaimanapun, ciri mudah sentiasa yang terbaik, pada pendapat saya, jadi saya fikir ia bernilai bahagian yang berasingan.

Anda boleh menjadualkan mesyuarat dari dalam Pasukan. Dari dalam pasukan atau saluran, anda boleh mengklik ikon kamera kecil untuk bertemu sekarang atau menggunakan ikon yang sama, anda juga boleh memilih untuk menjadualkan mesyuarat seperti yang anda lakukan dalam Outlook.

Anda juga boleh melihat Kalendar dan mesyuarat anda dalam pasukan dengan mengklik ikon mesyuarat pada panel sebelah kiri. Apabila menjadualkan dari dalam Pasukan, anda mendapat tetingkap ini:

Ia mempunyai pilihan untuk menambah saluran Pasukan, atau ia akan Tunjukkan saluran Pasukan yang anda cetuskan mesyuarat. Anda boleh menggunakan pembantu penjadualan seperti yang anda boleh dalam Outlook dan keupayaan untuk memilih orang yang anda ingin jemput daripada organisasi anda.

Setelah dijadualkan, hasilnya ialah jemputan kalendar dalam Outlook dengan pautan Pasukan yang berkaitan di dalamnya untuk mengklik dan menyertai mesyuarat apabila tiba masanya. Entri diari ini juga akan dipaparkan dalam Pasukan apabila anda mengklik pada ikon Kalendar daripada panel sebelah kiri Pasukan.

Tetamu - Perkara lain yang boleh mereka lakukan

Fungsi mesyuarat di atas menunjukkan bahawa terdapat pelbagai ciri yang anda atau tetamu anda boleh gunakan dalam Pasukan anda, menyediakan beberapa cara hebat untuk bekerja dengan orang di luar organisasi anda. Nah, ia tidak berhenti di situ. Tetamu boleh mengambil bahagian dalam saluran, perbualan, sembang dan mesyuarat; mereka boleh berkongsi fail dalam saluran, menambah saluran baharu dan menggunakan Wiki, yang menyediakan beberapa peluang kerjasama yang hebat. Halaman Dokumentasi ini memberikan ringkasan yang baik tentang keupayaan Tetamu lawan ahli Pasukan.

Nota : Akses tetamu tersedia pada desktop, web, iOS dan apl Android.

Semua pengguna perlu menjadi Tetamu ialah alamat e-mel. Sebaik sahaja anda mempunyai ini, menambah tetamu boleh dilakukan oleh pemilik Pasukan dan hampir terlalu mudah.

Klik pada tiga titik '…' di sebelah pasukan yang anda mahu tambahkan mereka, pastikan ia adalah yang betul. Seperti yang saya katakan di atas, ia hampir terlalu mudah, jadi anda boleh dengan mudah menambahkan seseorang ke pasukan yang salah dan menghadapi pelbagai masalah. Dalam tetingkap yang muncul, hanya masukkan e-mel dan klik tambah. Anda boleh menambah lebih daripada satu pada satu masa dalam tetingkap yang sama.

Apa yang tetamu boleh buat?

Siaran daripada tapak sokongan Microsoft ini menerangkan dengan terbaik keupayaan berbeza Pemilik Pasukan, Ahli dan Tetamu. Setiap ahli Pasukan mempunyai peranan, dan setiap ahli mempunyai kebenaran yang berbeza.

Pemilik

Pemilik pasukan mengurus tetapan tertentu untuk pasukan. Mereka menambah dan mengalih keluar ahli, menambah tetamu, menukar tetapan pasukan dan mengendalikan tugas pentadbiran. Terdapat berbilang pemilik dalam satu pasukan.

ahli

Ahli adalah orang dalam pasukan. Mereka bercakap dengan ahli pasukan lain dalam perbualan. Mereka boleh melihat dan biasanya memuat naik dan menukar fail. Mereka juga melakukan jenis kerjasama biasa yang dibenarkan oleh pemilik pasukan.

tetamu

Tetamu ialah orang dari luar organisasi anda yang dijemput oleh pemilik pasukan, seperti rakan kongsi atau perunding, untuk menyertai pasukan. Tetamu mempunyai lebih sedikit keupayaan berbanding ahli pasukan atau pemilik pasukan, tetapi masih banyak yang boleh mereka lakukan.

Jadual ini memberikan ringkasan hebat tentang keupayaan setiap peranan melalui desktop:

Dan pada Mudah Alih:

Anda juga boleh mengurus kebenaran tetamu melalui pilihan ' Urus Pasukan ', sekali lagi dengan mengklik pada tiga titik '…' di sebelah pasukan.

Dalam menu ini, anda boleh melihat ahli anda, menambah dan memadam ahli, mengurus saluran, mengurus tetapan dan mengurus Apl. Dengan gabungan kebenaran Tetamu dan tetapan lain, anda boleh memilih untuk menetapkan pasukan supaya interaktif sepenuhnya dengan semua ahli dan tetamu, atau anda boleh mengunci untuk hanya pemilik yang boleh membuat siaran, yang mungkin berguna sebagai saluran pengumuman atau maklumat.

Secara keseluruhannya, kefungsian dan Kerjasama yang membolehkan akses Tetamu untuk pengguna dan organisasi adalah hebat.

Baca Juga : Bagaimana Untuk Mengalih Keluar Tetamu Daripada Pasukan Microsoft Sepenuhnya?

Apl dan Tindakan daripada Kotak Perintah

Bar carian di bahagian atas menyembunyikan lebih daripada sekadar fungsi carian, ia mempunyai beberapa pilihan apl dan arahan 'pintasan' yang hebat, beberapa daripadanya sangat berguna. Kekunci pintasan yang bagus untuk sampai ke bar ialah CTRL+E.

Apa yang anda perlu lakukan untuk melihat apa yang ditawarkan ialah taip '/' untuk arahan yang berfungsi sendiri atau '@' untuk melihat arahan Apps, cubalah.

Setelah dipasang, aplikasi boleh diakses dengan mengklik pada '…' di bahagian bawah tetingkap perbualan. Ini membolehkan anda berkongsi hasil carian, atau item daripada apl yang berkaitan dalam perbualan, cara terbaik untuk berinteraksi dengan Apl dan pasukan anda.

Jadi kembali ke Bar Perintah, pintasan di sini boleh berguna, berikut adalah beberapa kegemaran saya:

• /whatsnew – Ini mestilah yang paling berguna memandangkan kelajuan yang dikeluarkan oleh MS berubah hari ini. Ini membawa anda ke tab Nota keluaran dalam saluran T-Bot. Berbaloi untuk diperiksa secara berkala.
• @Wikipedia – Membolehkan anda melakukan carian Wikipedia. Mengembalikan ringkasan yang boleh anda klik untuk pergi ke halaman Wikipedia penuh.
• /goto – Jika anda mempunyai banyak pasukan atau saluran atau menghabiskan banyak masa, seperti yang saya lakukan, dalam bahagian Sembang pasukan, maka ini adalah cara yang baik untuk melompat terus ke destinasi anda.
• /unread – Membantu dalam masa sibuk tersebut dan mengeluarkan senarai semua item anda yang belum dibaca.
• /mentions – Memberi senarai semua @Mentions anda. Ini akan termasuk teg langsung atau di mana pasukan anda berada telah ditanda nama.
• /files – Menunjukkan fail terbaharu anda dan membolehkan anda mencari dan pergi ke fail yang anda inginkan daripada perlu mengklik di sekeliling pasukan anda untuk mencari perkara yang anda perlukan.
• /keys – Ini adalah pintasan untuk menunjukkan pintasan. Rujukan pantas yang bagus untuk Pintasan Papan Kekunci MS Teams.
• /panggilan – Ini membolehkan anda menaip beberapa huruf pertama orang yang ingin anda hubungi dan memilihnya untuk dihubungi. Dalam organisasi besar, ini boleh menjimatkan masa.
• /help – Cukup jelas dan mudah. Cara cepat yang sangat baik untuk bertanya soalan tentang bantuan Pasukan melalui T-Bot.
• /saved – Ini membawa anda terus ke senarai mesej yang disimpan.

Kekunci Pintasan Berguna Lain

• Navigasi panel navigasi Kiri – Ctrl + 1+ 2 + 3 – iaitu Ctrl + 1 = Suapan aktiviti; Ctrl +2 = Sembang; Ctrl + 3 = Pasukan dsb.
• Emoji untuk setiap kesempatan – Taip titik bertindih “:” serta-merta diikuti dengan perkataan – untuk menemui emoji tambahan (cth: kecewa atau: katak)
• Gerakkan Pasukan anda – Ctrl + Shift + anak panah atas atau bawah – Gerakkan Pasukan yang telah anda pilih ke atas dalam Panel Pasukan di sebelah kiri, ke atas atau ke bawah dalam senarai Pasukan anda.
  
  Apa yang anda perlukan sebenarnya! – CTRL + '.' – Ctrl dan kekunci hentian penuh bersama-sama, mungkin harus menjadi yang pertama dalam senarai ini, kerana ia memberikan anda semua pintasan yang boleh anda gunakan.

Hiaskan saluran anda dengan imej

Jika anda ingin memberi saluran anda sedikit ubah suai yang menarik perhatian, maka jangan takut, itu mudah! Untuk mencapai matlamat ini, anda hanya perlu mengedit nama saluran, menyalin aksara Unikod dan menampalnya.

Untuk mencari imej yang berkaitan, gunakan sumber Unicode Character Finder. Sebaik sahaja anda telah menemui imej yang anda mahukan, salin Unicode ke papan keratan, edit saluran, tampal kod di hadapan nama saluran dan simpannya.

Ini adalah petua yang ideal jika anda ingin menonjolkan saluran tertentu.

Manfaatkan Sembang dan Perbualan sepenuhnya

Jadi, kita semua tahu tentang cara sembang berfungsi dan boleh melakukannya tanpa berfikir, tetapi saya fikir ia berbaloi untuk menyusun senarai bit asas dan terbaik untuk Sembang dan Perbualan dalam Pasukan.

Sembang – Ini dilakukan melalui tab Sembang pada menu sebelah kiri dan sembang yang lebih tradisional di mana anda boleh mengadakan sembang 1-dengan-1 atau kumpulan. Mungkin terbaik berbanding sembang dalam Skype domestik.

Perbualan – Walaupun pada rupanya sangat mirip dengan sembang, ini memberikan beberapa struktur dan konteks kepada perbualan anda, untuk membolehkan kerjasama yang lebih baik dengan cara yang lebih fokus. Antara muka sangat serupa dengan sembang; walau bagaimanapun, dengan beberapa perbezaan halus yang patut disebut, jadi di bawah ialah contoh beberapa perbualan dalam saluran:

Seperti yang anda lihat, terdapat beberapa perbualan yang berlaku serentak, mengenai subjek atau dokumen tertentu. Jika digunakan dengan betul, ini membantu menjejaki perbualan, berikut ialah beberapa petua untuk perbualan:

• Balas – Pilihan 'Balas' di bawah setiap perbualan harus digunakan untuk menambah mata lanjut pada perbualan itu.
• Perbualan Baharu – Entri sembang bawah digunakan untuk memulakan sembang baharu, ini adalah yang paling kerap disalahgunakan, kerana orang cuba menggunakannya untuk membalas perbualan di atas apabila mereka sepatutnya menggunakan pilihan 'Balas'.
• Perbualan pada Dokumen – Untuk memulakan perbualan pada dokumen sedia ada, buka dokumen dalam pasukan dan kemudian klik 'Mulakan Perbualan' di bahagian atas. Untuk memulakan pada dokumen baharu, klik klip kertas dan muat naik dokumen, ini akan memulakan perbualan dan memuat naik dokumen ke tab Fail Saluran atau Sembang yang anda sertai pada masa yang sama.
• Subjek – Apabila membuat perbualan, adalah baik untuk menambah subjek – Dengan Mengklik ikon 'A' anda mendapat lebih banyak pilihan edit. Menambah tajuk membantu mengekalkan fokus dan konteks pada perbualan itu.
• @mention – Juga apabila memulakan perbualan atau bertanya soalan khusus, adalah baik untuk menggunakan fungsi @mention sama ada untuk mendapatkan perhatian keseluruhan saluran, dengan menggunakan nama saluran atau nama ahli pasukan yang diberikan. Orang yang berkaitan kemudiannya mendapat makluman tentang balasan atau perbualan baharu ini.
• GIF – Dalam kedua-dua sembang dan perbualan, jika ia didayakan pada Microsoft Teams anda oleh pentadbir, anda boleh menceriakan hari semua orang dan menggunakan GIF. Hanya klik ikon GIF dan lihat sekeliling, jangan salahkan saya jika ia mengalihkan perhatian anda dari kerja anda untuk seketika.
• Pujian – Pilihan kecil yang bagus pada kotak sembang dan perbualan ialah ikon pingat/lencana kecil yang membolehkan anda memberikan Pujian terbuka kepada ahli pasukan yang muncul dalam suapan perbualan. Baik untuk Semangat Pasukan.
• Mesyuarat – Saya telah menyebut perkara ini lebih awal dalam siaran, tetapi patut disebut sekali lagi – anda boleh mengklik ikon kamera Di bawah kotak mesej baharu untuk sama ada memulakan mesyuarat sekarang atau menjadualkan mesyuarat untuk masa hadapan.

Menanda Buku Mesej

Ini ialah fungsi berguna yang membolehkan anda menyimpan mesej tertentu, atau lebih tepat kedudukan dalam perbualan atau sembang, hanya dengan mengklik pada menu 3 titik '…' di sebelah mesej:

Kemudian untuk mengingat kembali semua mesej anda yang disimpan, anda hanya klik pada gambar profil anda di sebelah kanan atas dan pilih 'Disimpan' atau mungkin lebih cepat ialah menaip dalam bar arahan '/simpan'. Ini memberi anda senarai semua mata anda yang disimpan dalam anak tetingkap sebelah kiri dan mengklik padanya membawa anda kembali ke titik dalam perbualan yang anda simpan daripadanya.

Butang Navigasi (<>)

Petua mudah adalah yang terbaik! Apabila saya mula-mula mula menggunakan Pasukan, tanggapan saya ialah ia hebat, tetapi mempunyai beberapa cabaran dalam hal berbilang tugas. Setiap kali saya pergi dari bekerja dalam tab dalam pasukan tertentu untuk meneruskan sembang, dengan mengklik ikon sembang, dan kemudian untuk kembali, saya sentiasa perlu mengklik sepanjang jalan kembali ke tempat saya berada. Saya kehilangan sesuatu, dan ia adalah butang navigasi ini:

Sekarang apabila saya datang dari saluran lain kerana seseorang menghantar mesej kepada saya atau yang serupa, saya boleh mengklik kembali dengan mudah dan juga memajukan semula untuk menogol. Saya mendapati ini sangat meningkatkan Pengalaman Pasukan saya.

Tab untuk semua majlis

A must for productivity and ease of access within your working group is taking advantage of the tabs within your Teams and Channels. They can be used to simply expose a website or file to be easily accessible, or to show more complex Apps to manage work and help with day to day activities.

All you need to do to add a tab is click the ‘+’ sign on the right-hand side of your Channel and then search for the thing you want to add in.

The more popular Apps are at the top with more available below:

There are too many to mention them all; however, here are some of the ways I have found tabs useful in Teams:

• Simply Exposing Office documents or Websites on a tab for quick reference – I have found this useful in many scenarios from quick access to templates through to tracking spreadsheets of various kinds. In fact, we recently placed the Teams live show onto a tab in our Teams based Community (so far with over 1800 Members in as Guests to our tenant). My recommendation would be that any File or Website that all team members reference daily is worth considering adding as a tab.
• Task Management – Here at Techieberry, we have used tabs to expose both Microsoft Planner and tools like Trello, depending on the audience involved – The quick access to tasks and scheduling is useful. There are more complex task and project management apps that you can use from the store.
• OneNote – for those that love OneNote, you can create a OneNote tab and off you go using OneNote within your Channel.
• Forms – Simply select ‘Forms’, and you can easily create a very powerful form/survey that can be managed in teams, and with a tweak of the share permissions, shared and filled in by anyone that has the link. The responses can be seen on the tab by the form owner and also stored in a spreadsheet in the files tab.
• Expose any existing SharePoint Document Library – Just select the ‘SharePoint’ icon fill, in site URL, select the document library you want from the list, give the tab a name, and the library will be exposed in a Teams channel.

That is just a few of the tabs we have found useful, however, you only have to look at the number of Apps in the store to know there are going to be tools of all shapes and sizes, have a look around.

Don’t put all your eggs in ‘General’

When you first start using Teams, it is tempting to keep everything in the General channel of your team, adding tab after tab for each need you come across. Now in some circumstances with small teams, this is fine. However, in most, it will lead to confusion and makes it hard to find stuff as the Teams resources grow (or use of the team grows.)

So, here are some recommendations:

• Think of the General channel as the landing page for your Team, the hub for the high-level interaction.
• Then for each subject area or main function in that Team, create a new Channel.
• When adding a tab to General, always ask yourself if this would work better as a separate channel, or as a tab within another channel.
• The more tabs you add to General, the fewer people will find them. So, try the rule that when the number of tabs doesn’t fit on your standard working screen size (different for everyone), start thinking about flipping the tabs to existing or new channels.
• Finally, don’t forget you can have more than one Team, so if you have a subject area for files and conversations that don’t fit in your existing Teams, create a new Team with Channels and tabs for them.

Translation of Teams Messages

You can now translate messages to your base language in Microsoft Teams on a message by message basis. Simply click the ‘…’ and choose ‘Translate‘.

You can set it back to show the original language via the same menu. A great feature – I think you will agree.

Note: If you do not see this option, then talk to your IT admin, as they may need to turn it on for you to access it.

All your Wikis in one place

If you are using the Wikis within teams, then this is a fantastic feature to help with your productivity. Simply click ‘…’ on the left-hand menu and choose ‘Wiki’.

This will take you to the Wiki home page on your ‘Personal ‘Wiki tab, and this is a great place for taking private notes.

Click on the ‘All ‘tab, and it gives you a summary view of all the Wikis you are involved in, making it easy to navigate, consume, and update them.

A nice extra on the Personal Wiki is being able to add notes from anywhere using the top command box. Just type ‘/wiki’ and press enter, and you can then type your note. Press enter again, and your note will be added. Press enter a third time, and it will take you to your Personal Wiki.

Record your Teams meetings

You can record your Microsoft Teams meetings. The recording captures Audio, Video, and any screen sharing activities. The meeting is recorded in the cloud and saved to Microsoft Stream, meaning you can manage, download, and share along with all your organisation’s other Video content.

At the most basic level, this allows you to have a record of what was discussed, so you can go back to it at a later stage, or share with team members that could not attend. This can also be used to easily create a company or department announcements, management team updates, news items, demos, solutions to common problems, or any other communications you might use video for in your organization.

So how do we do it? Well, it couldn’t be easier – once in the meeting just click the ‘…’ and click ‘Start Recording’ like this:

Once clicked, you will be told you are recording in a message at the top of the meeting. Once finished, click stop recording from the same menu. The video is saved to Stream. However, you will also see a link to it in the meeting chat window and be emailed a link to it from Stream. Obviously, as with all your Stream video content, it does take up space, so you need to ensure this use of Stream is included in your storage planning.

Work on Visio in a Microsoft Teams Tab

If there was ever a tool that got the best products and results when worked on collaboratively, it’s Microsoft Visio. Well, now you can do this with your team from within Teams. How cool is that?

Once you have uploaded the Visio file into a channel, you and your colleagues can alter the diagram from directly inside Teams! You can also discuss the diagram within the Teams conversation window while working on it as you go. I am sure you will agree, this is a great way to get input and agreement from all stakeholders as you go, saving everyone time and getting a better quality result.

Zoom in and out

No doubt are used to zooming in and out on your browser many times. Did you know you can do exactly the same in the Teams desktop client?. All you need to do is press ‘CTRL+’ to zoom in and ‘CTRL-‘ to zoom out.

At the time of writing this, there’s no way to zoom on the mobile apps.

Note: If you’re using Teams in the browser you can also use the normal browser zoom functionality.

Microsoft Immersive Reader for Teams

This functionality has been around in other Microsoft Tech for a little while and is predominantly a tool in the Microsoft Education space, that’s aimed at schools, colleges, and teachers billed as a learning and accessibility tool. However, it can, of course, be useful to a much wider audience than just schools, especially now that it is available in Microsoft Teams. How do you use it, and what can it do?

Firstly, to access a given message, use the three dots ‘…’ and select it from the drop-down.

It can read the text aloud, at different speeds. It can show in larger font size with different colours and spacing. It can show syllables, verbs, nouns, adjectives, and sub-clauses all in different colours, and even with labels.

Something to hide?… Use Background Effects

If you’ve got something you don’t want to share in the background, then it’s pretty easy to blur it out or add a background effect in a Teams video call/meeting.

This is handy functionality if you work in a busy office and have confidential information on your walls. It’s also helpful if you work from home and have the risk of family life crossing over to work-life in the background of your video calls.

To activate Background Blur during meetings, just click on the More actions ‘…’ three dots on the call menu and select ‘Background effects’.

EXTRA TIP: If your device supports it, click CTRL+Shift+P when you’re on the call to toggle the blur.

And to top it off you can add your own background effects just by clicking the ‘Add New‘ option at the top and upload any of your photos. A nice way to brighten up meetings and cover up your settings.

Use Existing Team as a Template or Create a Team from your existing Microsoft 365 Group

While there is not the concept of a Template for your teams as such, there is some great functionality for using existing teams as your template for creating a new team.

Within Microsoft Teams and on the ‘Teams‘ list, at the bottom select ‘Join or create a team‘. Here you will have the option to create or join a team.

Choose the ‘Create Team‘ option.

Then in the window that pops up, you have the different options to create a team – From scratch, from a group or team or select from a template.

Selecting Team Option

You will then be able to choose from a list of your existing Teams and will be guided through the process where you are asked for the new team name, description and which aspects of the originating team you would like to copy over.

For Larger Organizations or the initial rollout and adoptions of Teams, it may be worth creating a team that is solely used as the template, possibly called ‘Template Teams’. This will help your users get started, as well as maintain a standard approach for your Channels and Tabs within each team.

Selecting Microsoft 365 Group

You will be presented with a list of existing Microsoft 365 Groups that you own and that don’t currently have a Microsoft Team associated with them.

Select your desired group, and a team with the same name will be created automatically. The team will share the same group privacy (public or private) and members as the original group.

Use Chrome profiles to Manage more than one Teams Login

There are many reasons for needing to log into Teams with two different accounts. Unfortunately, Microsoft Teams doesn’t make account switching easy. If you have to manage more than one login account for Teams, then it’s a challenge as you can only be logged into one account at a time.

There are a few options here. You can either use multiple (different) browsers, or you can create another user within Chrome. Once set up, you can easily switch between the two instances. The best part is that everything is separate, including logging on to other Microsoft 365 services.

Don’t have Chrome?

• Join the other team as a guest using your ID.
• Login to the Teams desktop with one account and the browser version of Teams with the other.

Secret Teams Developer Menu from the System Tray

That’s right – there is a secret Developer menu you can access via the Teams icon in the system tray. If you go into the system tray and right-click the Teams icon, you usually get the standard menu that can take you to your status, settings, or open or quit the Teams window.

However, there is a menu that can be accessed from here that has all sorts of goodies on it for the Developers amongst you. Now don’t laugh when I tell you the secret handshake, I promise it works. All you have to do is double click the icon, then right-click all in quick succession.

If it doesn’t work the first time, keep trying as it often takes 2 or 3 goes.

This Menu gives you access to various tools to help with your work with Teams. However, the most useful is the ‘Open DevTools’ options, which allows you to debug like you are in a browser.

Send or Forward an Email into a Teams Channel

Now it might sound a little odd that the new way we all talk can get a message from the old way we all used to talk. However, emails are still widely used, and this flexibility with Teams provides some great uses, in particular when dealing with larger teams.

This is a great way to get an announcement, news, or information in front of your team quickly. You may send the message to their email addresses as well, however, as people are moving increasingly towards managing their day-to-day work and communications within Teams, sending a message in this way is likely to get the highest (and probably fastest) read rate.

All you need to do is click the three dots ‘…’ against the channel and select ‘Get email address’. You can then copy the address and use it in your emails as you would any other.

When a message is sent to the channel, it will appear as a conversation on that channel.

How to change the display order of your Channels?

As the number of channels within your team grows, you may realize one day, maybe for the efficiency of use or Logical layout, that you would like to change the order of your channels.

Well, you cannot as such change or fix the order of your channels, and the General Channel is always fixed at the top no matter what. However, it is worth noting that the channels display order is alphabetical or to be more accurate alphanumerical order.

If you have the following set of Channels you want to re-order, you could give them different names to get a better order:

Or, an easier option would be to give numbers to your Channel names:

There you have it, your teams nicely ordered on how you want them.

Note: There is, however, one thing to be aware of; renaming the Channel retrospectively in this way does not rename the SharePoint folder.

Get Planner Notifications in your Teams Team

In your Teams channel, you can organize your tasks by adding one or more Planner tabs. You can then work on your plan from within Teams or in Planner for web, remove or delete your plan, and get notified in Teams when a task is assigned to you in Planner.

What does this mean?

Team members of a team with a Planner tab will receive a Teams notification when a Planner task is assigned to them by another person. This provides a fantastic way to manage and assign tasks with your team, all within the Teams workspace.

The Teams notification appears in the Teams Activity Feed and in Chat. It contains the task title, who assigned you the task, the plan the task belongs to, and a link to open the task details in Teams. You can see a record of past Teams notifications in the chat conversation with the Planner.

The alerts and functionality can be enabled or disabled both at the individual and admin level.

Post a message to multiple channels at once

A cool function if you have information or an announcement that needs to be shared across multiple teams and channels.

Go to the conversations tab of the channel you want to start from. In the Start new conversation box at the bottom, click the format button, the ‘A’ with a pencil next to it.

Then in the top of the window, you can select ‘Post in multiple channels’ as you can see below.

Setelah disiarkan, mesej itu akan muncul sebagai perbualan baharu dalam setiap saluran yang telah anda pilih. Mulai dari itu, ia adalah perbualan yang berasingan dan mesej balas dalam setiap saluran hanya akan dipaparkan dalam saluran itu seperti yang berlaku dengan mesej biasa. Walaupun begitu, dengan sebutan @General dalam mesej, ia adalah cara yang bagus untuk mendapatkan mesej penting merentas beberapa pasukan dengan cepat.

Pengumuman dalam Saluran

Satu lagi cara hebat untuk menarik perhatian pengguna anda ialah Pengumuman. Yang, jika digunakan bersama dengan penyiaran ke berbilang saluran, boleh menjadi sangat hebat.

Untuk memulakan, pergi ke tab perbualan saluran yang anda mahu mulakan. Dalam kotak Mulakan perbualan baharu di bahagian bawah, klik butang format, 'A' dengan pensel di sebelahnya.

Kali ini di bahagian atas sebelah kiri, pilih anak panah ke bawah di sebelah 'Perbualan baharu' dan pilih 'Pengumuman,' seperti yang ditunjukkan di bawah.

Ini menyediakan beberapa lagi pilihan untuk mesej anda berbanding mesej standard; anda boleh menambah Tajuk, Formatkannya dan tambahkan imej latar belakang dengan butang di sebelah kanan. Kemudian anda boleh menambah Subheader dan kandungan mesej anda seperti perbualan biasa.

Seperti yang saya nyatakan di atas, anda kemudian boleh memilih untuk menyiarkan ini ke berbilang saluran juga, memberikan anda cara yang baik untuk menyampaikan pengumuman penting itu merentas banyak saluran dan pasukan. Setelah disiarkan, mesej itu akan muncul dalam setiap saluran yang dipilih dan akan mempunyai ikon merah kecil di sebelah kanan, mulai dari itu dan seterusnya walaupun ia adalah perbualan yang berasingan. Dengan sebutan @General dalam mesej, ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan pengumuman merentas beberapa pasukan dengan cepat.

Kongsi bunyi sistem anda dalam mesyuarat Pasukan

Anda kini boleh berkongsi bunyi sistem anda dengan mesyuarat pasukan supaya anda boleh berkongsi audio video yang anda paparkan semasa berkongsi skrin anda. Kami bekerja dari jauh dan berurusan dengan banyak sesi sidang kemuncak dalam talian dan kandungan video umum, ini merupakan peningkatan yang sangat berguna untuk kami bekerjasama dengan berkesan.

Melakukannya sangat mudah apabila anda mengklik butang 'Kongsi' untuk berkongsi skrin anda dari dalam mesyuarat Pasukan.

Pada skrin yang muncul di mana anda memilih Tetingkap, Skrin atau Aplikasi yang ingin anda kongsi, pastikan anda mengklik kotak semak 'Sertakan audio sistem'.

Ini akan berkongsi semua bunyi sistem anda, yang bagus untuk menonton video atau mendengar beberapa audio semasa berkongsi dengan mesyuarat anda. Walau bagaimanapun, ia juga perlu diperhatikan bahawa amaran dan bunyi pemberitahuan juga akan didengari dalam mesyuarat. Berikut adalah beberapa perkara penting lain untuk dipertimbangkan jika menggunakan fungsi ini:

• Pasukan dan komputer anda perlu ditetapkan kepada pembesar suara yang sama. Laraskan output audio komputer anda dalam tetapan sistem anda dan output audio Pasukan anda dalam tetapan peranti anda dalam Pasukan.
• Untuk mengelakkan gema, ingat untuk memastikan hanya satu mikrofon dan pembesar suara peranti dihidupkan di dalam bilik.

Take a look at this Microsoft Support page on Sharing your system audio in a Teams meeting for some further information on this.

Whiteboard in Teams Meetings

Whiteboard does have to be enabled for you to use it in Teams, but once it is, it is a great way to interact remotely. Here is a post on How to Manage Whiteboard in Microsoft Teams.

To use Whiteboard in a Teams meeting, you simply click the ‘Share’ button as you would to share your screen, then select Microsoft Whiteboard.

Here you can then collaborate on a whiteboard, using your mouse or Surface pen if you have one.

The whiteboard can be accessed either before or after the meeting, via the Whiteboard tab within the meeting.

Anda kemudiannya boleh mengakses dan berkongsi semua Papan Putih yang anda terlibat dengan memuat turun aplikasi Papan Putih daripada Gedung Microsoft . Daripada apl ini, anda juga boleh membuat Papan Putih baharu dan berkongsi terus ke Saluran Pasukan anda.

Menyiarkan Mesyuarat Pasukan menggunakan OBS ke Platform Sosial

Ia telah menjadi bahan perbincangan, Bagaimana untuk membolehkan mesyuarat Microsoft Teams dan acara Langsung anda disiarkan ke platform media sosial anda?

Walaupun terdapat beberapa cara untuk mencapai ini. Dalam Petua Pasukan ini, kami menunjukkan kepada anda cara melakukannya menggunakan OBS Studio yang menawarkan pelbagai cara untuk disepadukan dengan Microsoft Teams.

Apa itu OBS?

Open Broadcast Software commonly referred to as ‘OBS’ is a free recording and streaming platform predominantly used for streaming live video games to social media, which makes it a great tool for live encoding video on Teams. Being open-source, its community is vast and has a bold library of interesting and useful plugins to assist your productivity and creativity.

Why use OBS?

It’s free! It packs a lot of punch for no cost at all. I will be demonstrating on how you can use OBS to prepare your presentations in a way that will keep your students & clients focused on just the important aspects. Your private stuff will remain private in a way that will look very organized and professional.

How to use Breakout rooms in Teams

Bilik Breakout dan Sesi Breakout ialah subkumpulan Sesi, Mesyuarat atau Pelajaran utama untuk membolehkan kumpulan yang lebih besar dibahagikan kepada kumpulan kerja yang lebih kecil untuk berbincang dan bekerjasama mengenai subjek yang diberikan. Walaupun kebanyakannya digunakan dalam situasi latihan dan pendidikan, ini juga boleh digunakan untuk perancangan projek, keperluan dan jenis bengkel lain.

Kami telah mengumpulkan catatan blog penuh yang menerangkan tentang cara melakukan ini di sini - Bagaimana Membuat Bilik Pecah dalam Pasukan Microsoft?

Menggunakan tag terhadap Ahli Pasukan untuk dapat @Menyebut Kumpulan

Ini ialah cara yang hebat untuk mengumpulkan ahli pasukan anda supaya anda boleh menghantar mesej dalam Pasukan dengan @sebutan yang hanya memberi amaran kepada subset orang dalam pasukan. Ia boleh berguna terutamanya untuk Pasukan yang lebih besar.

There are a couple of ways to allocate the tags, you can do it on a user by user basis, or you can bulk add users to tags using the Manage tags option.

To do this, navigate to your Team, click the ‘…’ menu and select ‘Manage Tags’.

From here, you can see all your Tags and which team members have them as well as Create new tags and allocate to Teams members, as shown below:

The second way to do this is by choosing the ‘Manage Team’ option from the same ‘…’ menu. Here, against each member of your team, you can choose the tag option to be able to allocate and unallocated tags for that user, you can also create new tags here if needed:

Setelah anda menyediakan teg anda, ini membolehkan anda menggunakan setiap teg dalam format @sebutan dalam perbualan. Cth Dalam contoh di bawah, mesej ini akan muncul sebagai makluman dalam suapan aktiviti untuk semua orang dengan teg 'Challenger'.

Ini memberikan sedikit fleksibiliti yang bagus untuk menggunakan beberapa kumpulan kepada ahli Pasukan anda supaya anda boleh menyasarkan mesej yang berbeza kepada mereka, tanpa perlu mempunyai setiap kumpulan ahli dalam pasukan yang berbeza.

Bagaimana untuk membuat kuiz atau tinjauan pendapat dalam Microsoft Teams?

Kedua-duanya adalah cara yang bagus untuk mendapatkan lebih banyak penglibatan dalam pasukan dan boleh menjadi menyeronokkan dan berguna.

Mencipta Undian dalam Pasukan Pasukan anda

Ini sangat mudah dan pantas untuk dilakukan sehingga apabila anda bermula, anda tidak akan dapat berhenti. Dalam pasukan dan saluran tempat anda ingin melakukan Tinjauan pendapat, dan klik pada menu '…' di bawah kotak mulakan perbualan dan taip 'Borang' dalam bar carian yang muncul.

Select ‘Forms’, and this will open the Create new poll window where you can enter your question and the answer options, you can also allow multiple answers if needed. The tool will also suggest answers for you once you type your question.

Click ‘Next’ to see a preview of your Poll question and then ‘Send’ it to the Channel conversation feed.

The Poll will appear in the Conversation feed with the question first followed by the summary of answers below it. A really simple way to do a quick Poll.

Creating a Quiz in your Teams Team as a Tab

This is a little more complicated than adding Polls to your teams, but it is a great way to inject some fun into your team or to assess learning and understanding on a particular subject.

Microsoft Teams for Education has some slight additions to standard Microsoft Teams, making quizzes and tests slightly easier. For this Tip, we are concentrating on how to use standard Microsoft Teams and Forms to create a quiz in a tab on a Teams channel. This approach could also be used to create a Team survey.

Firstly, open Forms in your browser, you will need to log in with the same account that you logon to Teams with. Here you can create a new quiz and start to add your questions. There are many types of questions you can ask from the standard Multiple or Single choice, along with Text answers, through to more unusual formats like ranking the order of things or rating on how you feel about something. You can also allocate points for correct answers as well as add different sections to your quiz to give it some structure.

Setelah kami mempunyai Kuiz Sedia dalam Borang, kami hanya menavigasi ke Saluran Pasukan Pasukan yang kami mahu kuiz itu dipaparkan dan klik pada ikon '+' untuk menambah tab.

Borang mungkin akan menjadi salah satu apl teratas, namun, jika tidak, anda boleh mencari dengan menaip 'Borang' dalam bar carian dan kemudian memilihnya.

Anda kini akan dibentangkan dengan beberapa pilihan, pilih pilihan 'Tambah Borang Keluar' dan pilih kuiz anda.

Begitulah, kuiz yang bagus dalam Saluran Microsoft Teams anda dan setiap ahli pasukan memberitahu tentangnya.

Ini adalah cara terbaik untuk melibatkan diri dengan pasukan anda, sama ada untuk keseronokan atau untuk menguji pemahaman. Mempunyainya di tempat di mana kerja dan kerjasama berlaku juga seharusnya menghasilkan kadar tindak balas yang lebih tinggi.

Itu sahaja untuk tutorial pasukan MS. Sekarang saya ingin mendengar daripada anda:

Dapatan manakah daripada laporan hari ini yang anda rasa paling menarik? Atau mungkin anda mempunyai soalan tentang sesuatu yang saya bincangkan.

Walau apa pun, saya ingin mendengar daripada anda. Jadi teruskan dan tinggalkan komen di bawah.