12 petua untuk mengurus peserta Google Meet dengan cekap

Google Meet semakin menarik kerana ia terus melancarkan kemas kini untuk mencuba dan bersaing dengan apl persidangan video yang besar pada hari itu. Dengan kemas kini terbaharunya, Google Meet kini boleh memuatkan sehingga 250 pengguna (memerlukan pelan Perusahaan). Google Meet juga akan percuma , tetapi kami masih belum mengetahui bilangan pengguna yang akan dibenarkan dalam versi percuma dan tempoh mesyuarat.

Google Meet juga banyak disaman untuk tujuan pendidikan, di mana mempunyai tahap kawalan yang baik ke atas peserta (pelajar, anda tahu!) adalah amat penting untuk menamatkan mesyuarat yang berjaya. Menekankan perkara ini, berikut ialah petua terbaik untuk mengurus peserta Google Meet semasa mesyuarat.

► Cara menggunakan Google Meet daripada Gmail

kandungan

• 1. Sematkan peserta
• 2. Redam dan nyahredamkan peserta
• 3. Alih keluar peserta
• 4. Berbual dengan peserta semasa mesyuarat
• 5. Menambah peserta ke acara
• 6. Tambah peserta ke mesyuarat yang sedang berlangsung
• 7. Kekal berhubung dengan peserta semasa membuat pembentangan
• 8. Wujudkan Unit Organisasi (OU)
• 9. Pantau sembang anda semasa membuat pembentangan
• 10. Halang peserta daripada membuat mesyuarat tanpa anda
• 11. Halang peserta daripada menyertai semula mesyuarat selepas anda keluar
• 12. Benarkan Kebolehoperasian

Sematkan peserta

Fungsi pin dalam Google Meet membolehkan pengguna memutuskan siapa yang kekal di tengah-tengah skrin mereka yang menduduki paling banyak ruang. Secara lalai, Google Meet memulakan mesyuarat video dalam reka letak 'Auto'. Reka letak ini membolehkan Google Meet memilih pilihan terbaik untuk suapan video mesyuarat anda, bergantung pada pembentangan, pembesar suara aktif, dsb.

Walau bagaimanapun, jika anda ingin memastikan peserta tertentu disematkan pada bahagian tengah skrin, tanpa mengira reka letak yang digunakan, anda boleh mengatasi lalai dan 'Pin' mereka.

Setelah disematkan, peserta ini akan kekal diserlahkan di tengah-tengah skrin sehingga mereka dinyahsemat.

Bagaimana untuk menyemat peserta

Pada PC : Tuding pada lakaran kecil peserta dalam suapan video dan klik ikon 'Semat'.

Pada telefon : Hidupkan telefon secara mendatar ke dalam mod landskap. Sekarang ketik pada lakaran kecil peserta dalam suapan video dan ketik ikon 'Pin'.

Cara menyahpin peserta

Apabila anda menyemat peserta, anda juga akan mendapat ikon nyahpin di tempat ikon pin, yang boleh anda gunakan untuk menyahsemat peserta.

Redam dan nyahredamkan peserta

Hos mesyuarat boleh meredamkan peserta lain semasa mereka bercakap, untuk mencipta aliran yang lebih baik. Walau bagaimanapun, setelah diredam, peserta mesti menyahredamkan diri mereka sendiri. Ini bermakna, jika hos membisukan anda, mereka tidak boleh menyahredamkan anda, melainkan anda menyahredamkan diri anda sendiri.

Google menyatakan bahawa ini ialah fungsi keselamatan yang disediakan untuk menghalang orang lain (hos) daripada menyahredamkan mikrofon anda tanpa kebenaran anda. Ikuti panduan ini untuk mengetahui cara meredamkan peserta dalam mesyuarat Google Meet.

Cara meredamkan peserta (sebagai hos)

Jika anda seorang hos dan ingin membisukan peserta atau peserta, ikut panduan ini.

Langkah 1: Klik nama peserta dalam jalur filem di sebelah suapan video.

Langkah 2:  Klik butang mikrofon yang muncul di sebelah nama mereka. Setelah diklik, mikrofon akan bertukar menjadi kelabu, menunjukkan bahawa peserta kini diredam.

Cara menyahredamkan peserta (sebagai hos)

Anda tidak boleh melakukannya sendiri atas sebab privasi. Hanya pengguna sendiri boleh menyahredamkan dirinya sendiri. Jadi, anda mesti meminta peserta menyahredamkan diri mereka sendiri.

Cara meredam dan menyahredamkan diri anda

Sebagai peserta, anda boleh memutuskan sama ada anda mahu mikrofon anda aktif atau tidak.

• Untuk meredamkan diri anda, klik pada butang mikrofon di bahagian bawah suapan video. Butang akan bertukar merah untuk menunjukkan bahawa mikrofon anda kini diredamkan. Jika butang sudah merah, ini bermakna anda telah diredamkan oleh hos.
• Untuk menyahredamkan diri anda, cuma klik pada butang mikrofon merah sekali lagi. Butang kini akan bertukar menjadi putih.

Nota: Jika anda menggunakan telefon untuk mendail ke mesyuarat, anda boleh mendail *6 pada pad dail anda untuk membisukan atau menyahredam (bergantung pada keadaan mikrofon itu) sendiri dalam mesyuarat.

Alih keluar peserta

Pada April 2020, Google Meet telah melancarkan kemas kini yang membenarkan SAHAJA hos/hos mesyuarat mengalih keluar peserta lain jika mereka mahu. Ini adalah kerana banyak aduan mengenai pengguna yang menyalahgunakan fungsi alih keluar.

Bagaimana untuk mengalih keluar peserta

Pada PC: Untuk mengalih keluar peserta daripada mesyuarat, pertama, klik butang 'Kembali' untuk kembali ke skrin peserta. Di sini tuding pada nama peserta dan klik butang 'Alih Keluar' . 

Pada telefon pintar: Pilih peserta dan ketik pada nama mereka. Ketik butang 'Alih Keluar' .

Setelah dialih keluar, peserta tidak boleh menyertai semula panggilan melainkan dijemput secara eksplisit oleh hos/hos dari dalam panggilan.

Berbual dengan peserta semasa mesyuarat

Semasa panggilan video, peserta boleh menghantar mesej yang boleh dilihat oleh semua orang dalam panggilan. Mesej ini hanya kekal sepanjang tempoh panggilan. Setelah panggilan tamat, semua mesej yang dihantar semasa panggilan dipadamkan secara automatik. Gunakan fungsi pemesejan untuk menghantar pautan, dokumen Google, dsb.

Bagaimana untuk menghantar mesej sembang

Pada PC:  Tuding pada suapan video dan klik butang 'Sembang' di bahagian atas sebelah kanan skrin. Ini akan membuka bar sisi di mana anda boleh melihat dan menghantar mesej sembang kepada kumpulan.

Pada telefon pintar:  Ketik butang 'Sembang' di bawah suapan video untuk membuka tetingkap sembang.

Nota: Peserta tidak boleh melihat mesej yang dihantar sebelum mereka menyertai panggilan.

Tambah peserta pada acara

Peserta baharu boleh ditambah pada acara walaupun selepas ia dibuat. Setelah ditambahkan, anda akan menerima pilihan untuk menghantar Jemputan kepada jemputan baharu. Jika anda memilihnya, jemputan hanya akan dihantar kepada peserta yang ditambahkan pada masa itu, bukan keseluruhan senarai. Untuk menambah peserta baharu ikut panduan di bawah.

Langkah 1:  Buka acara dalam Kalendar Google anda. Klik butang 'Edit acara'.

Langkah 2:  Di bawah tab 'Tetamu' di sebelah kiri, mula menaip nama peserta yang ingin anda tambahkan. Jika anda ingin menambah peserta menggunakan ID e-mel mereka, hanya taipkan ID e-mel penuh mereka dan tekan 'Enter'.

Langkah 3:  Klik 'Simpan'. Anda kini akan mendapat pop timbul bertanyakan anda sama ada anda ingin menghantar jemputan kepada peserta baharu.

Tambahkan peserta pada mesyuarat yang sedang berlangsung

Anda juga boleh menambah peserta baharu pada mesyuarat yang sedang berjalan, terus dari mesyuarat itu sendiri. Peserta ini akan menerima pautan jemputan yang boleh mereka klik untuk diubah hala ke mesyuarat.

Ikuti panduan di bawah untuk menambah peserta baharu pada mesyuarat.

Langkah 1: Klik tab 'Orang' di penjuru kanan sebelah atas skrin.

Langkah 2:  Klik 'Tambah orang' dan mula menaip nama orang itu. Jika anda ingin menambah peserta menggunakan ID e-mel mereka, hanya taipkan ID e-mel penuh mereka dan tekan 'Enter'.

Sebagai alternatif, klik 'nama panggilan' mesyuarat di bahagian bawah sebelah kiri skrin dan klik 'Salin maklumat penyertaan'. Tampalkan maklumat yang disalin dalam e-mel dan hantarkannya kepada pengguna yang ingin anda tambahkan.

Kekal berhubung dengan peserta semasa membuat pembentangan

Tidakkah anda ingin memerhatikan pelajar anda semasa anda membuat pembentangan? Malangnya, sebaik sahaja anda memulakan perkongsian skrin, anda tidak boleh melihat peserta lagi. Nasib baik, Google Meet membolehkan anda log masuk ke berbilang peranti menggunakan bukti kelayakan yang sama. Dengan cara ini anda boleh menggunakan satu peranti untuk membentangkan dan satu lagi untuk menonton kelas.

Ikuti panduan mudah ini untuk menyediakannya.

Langkah 1:  Log masuk dan mulakan Mesyuarat pada peranti 1. Klik 'Bentangkan sekarang' di bahagian bawah skrin dan pilih tab/tetingkap yang anda ingin bentangkan.

Langkah 2: Menggunakan peranti lain (telefon mudah alih, komputer riba, tablet), log masuk menggunakan bukti kelayakan anda sendiri. Anda kini boleh menonton paparan grid kumpulan. Anda boleh menggunakan reka letak berjubin (sehingga 16 peserta), atau gunakan sambungan Chrome Grid Google tidak rasmi untuk mendapatkan paparan semua pengguna.

► Cara menyelesaikan masalah Google Meet Grid View tidak berfungsi

Buat Unit Organisasi (OU)

Unit Organisasi membantu untuk memperuntukkan keistimewaan yang berbeza kepada pengguna yang berbeza. Ini berguna, apabila anda ingin mengehadkan pengguna yang boleh membuat mesyuarat, membisukan orang lain, dsb.

Mencipta dan mengedit Unit Organisasi memerlukan keistimewaan Pentadbir. Untuk membuat Unit Organisasi baharu ikut langkah berikut.

Langkah 1:  Log masuk ke Konsol Pentadbiran Google menggunakan bukti kelayakan anda.

Langkah 2:  Pilih butang 'Tetapan' dan klik Direktori > Unit Organisasi.

Langkah 3:  Klik tanda + kecil untuk menambah Unit Organisasi baharu. Namakan unit dan klik 'Buat'.

Bagaimana untuk menetapkan OU kepada pengguna

Memandangkan anda mempunyai Unit Organisasi, anda perlu menambah pengguna pada unit tersebut. Semua pengguna yang ditambahkan pada unit tertentu akan mempunyai keistimewaan yang sama. Untuk menambah pengguna pada Unit Organisasi baharu, ikut langkah di bawah.

Langkah 1: Log masuk ke Konsol Pentadbiran Google menggunakan bukti kelayakan anda.

Langkah 2:  Pergi ke tab 'Pengguna' dan pilih pengguna yang ingin anda tambahkan pada Unit Organisasi baharu. Setelah dipilih klik 'Lagi' di bahagian atas halaman, dan kemudian 'Tukar Unit Organisasi'.

Langkah 3:  Pilih OU yang anda buat dan tekan 'Tukar'.

Pantau sembang anda semasa membuat pembentangan

Apabila hendak membentangkan dalam mesyuarat Google Meet, anda mempunyai pilihan untuk berkongsi keseluruhan skrin, tab penyemak imbas tertentu atau tetingkap tertentu. Setelah perkongsian skrin bermula, hanya tab/tetingkap yang dipilih dikemas kini pada suapan video. Ini bermakna jika anda ingin membaca tab sembang, anda perlu terus bertukar antara tab. Nasib baik ada pembaikan!

Ikuti panduan mudah ini untuk memerhatikan sembang anda semasa membuat pembentangan.

Langkah 1:  Semasa membuat pembentangan, jangan kongsi seluruh skrin. Memilih sama ada tab penyemak imbas atau tetingkap memberi anda lebih kawalan ke atas privasi anda.

Langkah 2:  Jika anda menggunakan aplikasi bertingkap, kecilkan aplikasi itu supaya muat dalam tetingkap Google Meet tanpa menutup lajur sembang.

Begitu juga, jika anda berkongsi tab pada penyemak imbas web, mula-mula, pisahkan tab itu kepada penyemak imbas bertingkap baharu. Sekarang kecilkan penyemak imbas supaya muat dalam tetingkap Google Meet tanpa menutup lajur sembang.

Anda kini boleh membentangkan dan memerhatikan lajur sembang anda untuk soalan dan perbincangan lain.

Halang peserta daripada membuat mesyuarat tanpa anda

Sebagai hos, sebaik sahaja anda meninggalkan mesyuarat, pengguna masih boleh kekal dalam mesyuarat. Jika tetapan yang betul tidak disediakan, mereka juga boleh menggunakan semula bilik mesyuarat lama tanpa anda.

This is a problem with Educational accounts since teachers would not want students using the room with them in it. The first thing that needs to be done is creating separate Organizational Units for teachers and students.

Step 1: Follow the guide above to create new Organizational Units.

Step 2: Once created separate the students and teachers into the 2 OU’s.

Step 3: In the Meet Admin Console, Select the ‘students OU and go to ‘Meet video settings’. Turn off the ‘Video calling’ option at the bottom.

Students will still be able to join meet video calls, but will not be able to create them. Also, once everyone leaves a room, the room will expire and cannot be reused.

Prevent participants from rejoining a meeting after you leave

This is another problem that users are facing. Google Meet allows users to stay back in a meeting even after the host has left. This comes down to how the meeting was created.

When starting a meeting, you are given an option to add a nickname. If you do not add a nickname and simply click ‘Continue’, Google Meet will automatically assign a PIN to your meeting. This PIN does not expire when you leave a meeting.

Follow this simple guide to set up a meeting that expires when the host leaves.

Step 1: Sign in to Google Meet, and click ‘Join or create a meeting’.

Step 2: Add a nickname to the meeting and hit ‘Continue’.

Step 3: Send this nickname to the participants. They need only type in the nickname to get into the meeting.

Now when you leave the meeting, the nickname expires, and the meeting ends with you.

Allow Interoperability

Google Meet supports interoperability with other 3rd-party videoconferencing systems like Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. by allowing users from these services to join a Meet video meeting. The Interoperability function requires users to download and set up the Pexip Infinity gateway.

For a full list of compatible third-party applications and devices, check out the Pexip.com website. Pexip acts as a gateway to allow users to dial into a Google Meet meeting without using a Google Meet client.

To download and learn how to set up Pexip, check out the link below.

► Set up Interoperability on Google Meet

Walaupun ini masih jauh daripada kebolehubahsuaian aplikasi persidangan video lain seperti Zoom, ini adalah langkah yang dialu-alukan ke arah yang betul. Google menyatakan bahawa mereka sedang berusaha untuk menambah baik akaun pengalaman Gsuite for Education. Kami berharap untuk melihat lebih banyak usaha dalam akaun perniagaan juga. 

Pernahkah anda mencuba mana-mana petua ini? Adakah anda mempunyai petua anda sendiri? Beritahu kami dalam ulasan di bawah.