Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Zoals u nu zeker weet, is ChatGPT een AI-tool die op tekst gebaseerde vragen en taken begrijpt en beantwoordt in een natuurlijke taal.

U kunt ChatGPT voor Excel gebruiken om de AI-technologie te vragen Excel-concepten uit te leggen en de syntaxis voor formules en functies te geven. ChatGPT kan ook Excel-gegevens analyseren en VBA-code voor macro's leveren.

Dit artikel leidt u door specifieke voorbeelden van het gebruik van de kracht van ChatGPT om te helpen met alles, van eenvoudige bewerkingen tot complexe gegevensanalysetaken in Excel.

Laten we beginnen.

Inhoudsopgave

Hoe Chat GPT voor Excel te gebruiken

Als je nog geen account hebt (het is gratis!), volg dan deze stappen. Als je een account hebt, scrol dan naar beneden, stroop je mouwen op en laten we beginnen.

  1. Start een browser en ga naar het chatplatform .

  2. Klik op de aanmeldingsknop om een ​​OpenAI-account aan te maken.

  3. Meld u aan met een e-mailadres, een Microsoft-account of een Google-account.

  4. Geef een telefoonnummer op voor verificatie en toegang.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Wanneer u zich aanmeldt, kunt u direct beginnen met het verzenden van berichten om te worden beantwoord. Je wordt in een chatsessie geplaatst waarin je de AI-chatbot een reeks vragen kunt stellen.

Chat GPT vragen om Excel-concepten uit te leggen

Wanneer u Chat GPT vraagt ​​om een ​​term of concept in Excel uit te leggen, begin uw chatsessie dan altijd door duidelijk te maken dat u verwijst naar Excel of een Microsoft Excel-spreadsheet.

Als u eenvoudigweg naar een "spreadsheet" verwijst, krijgt u antwoorden die andere spreadsheettechnologieën bevatten , bijvoorbeeld Google Spreadsheets.

U kunt uw sessie beginnen met een uitspraak als " Ik werk met Excel". en stel je vraag in de volgende zin.

Om het eenvoudiger te maken, gebruik ik meestal " In Excel , wat is ...?" bij vragen over een concept of term. Hier is een voorbeeld:

  • " Wat is in Excel het verschil tussen absolute en relatieve verwijzingen?"

De output is een gedetailleerde uitleg die beide concepten uitlegt en voorbeelden geeft van hoe ze verschillen.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

U hoeft uw vragen niet steeds in dezelfde chatsessie te stellen. Chat GPT onthoudt dat u specifiek naar Excel vroeg.

Wanneer u echter een nieuwe chatsessie start (of uitlogt en opnieuw opent), vergeet dan niet om de chatbot te vertellen met welke technologie u werkt.

Chat GPT gebruiken om Excel-formules en -functies te schrijven

U kunt ChatGPT vragen om advies te geven over een specifieke Excel- formule of -functie die u in uw Excel-spreadsheet wilt gebruiken.

Het legt de syntaxis van Excel-functies uit en geeft voorbeelden van het gebruik ervan. Hier zijn enkele voorbeeldvragen:

  • Wat doet de functie AANTAL.ALS in Excel?

  • Wat is het verschil tussen IFNA en ISNA in Excel?

De echte kracht van Chat GPT is echter wanneer u hem vraagt ​​om een ​​specifiek probleem op te lossen. Hier is een voorbeeld dat ik aan ChatGPT vroeg:

Mijn Excel-werkblad heeft waarden in kolom A en kolom B. Hoe vind ik waarden die in beide kolommen staan?

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Zoals je kunt zien op de schermafbeelding, heeft Chat GPT een formule geleverd die de kolomverwijzingen gebruikt waar ik om vroeg.

De code is klaar om direct in Excel gekopieerd te worden.

Chat GPT gebruiken met Excel VBA en macro's

Excel VBA (Visual Basic for Applications) is een krachtige tool om repetitieve taken te automatiseren en aangepaste functies te creëren.

Als u hulp nodig heeft bij het maken van Excel- macro's of nieuw bent in de VBA-programmeertaal, zal Chat GPT u door de software en het proces leiden.

Net als bij het maken van formules, kunt u vragen stellen over syntaxis en gebruik. U kunt bijvoorbeeld vragen hoe u spaties uit een tekstreeks kunt knippen.

U kunt Chat GPT ook vragen om de macro voor u te maken. Het reikt niet echt tot uw werkmap, maar het geeft u alle stappen die u nodig hebt.

Hier is een voorbeeldprompt:

Maak een Excel VBA-macro met de naam "CalculateSales" die alle getallen in kolom B optelt en het totaal vermenigvuldigt met de wisselkoers in cel C2. Zet het resultaat in cel D2.

Merk op dat de prompt specificeert:

  1. De naam van de macro.

  2. De taak (alle cellen toevoegen) en de specifieke kolom.

  3. De specifieke cel waar het resultaat moet verschijnen.

Chat GPT begint met instructies voor het openen van de VBA-editor en het invoegen van een nieuwe module voor uw macro. Dan gebeurt de magie!

De tool geeft je een voltooide macro die je kunt kopiëren en plakken in de VBA-editor.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

4 tips voor het gebruik van Chat GPT voor Excel-macro's

Hier zijn enkele tips die ervoor zorgen dat u het juiste antwoord krijgt van de AI-tool bij het omgaan met Excel-macro's.

1. Wees specifiek over elke taak en Excel-formule

In het vorige voorbeeld vroeg ik Chat GPT om het resultaat in een specifieke cel te plaatsen. Als ik dat niet had gedaan, zou het een macro maken die het resultaat in een berichtvenster weergeeft.

Met een beetje oefening leer je heel specifiek te zijn met je input.

2. Verdeel complexe taken in kortere stukjes

Ik heb gemerkt dat de gratis versie van Chat GPT geen erg lange macro's zal produceren. In plaats daarvan stopt de uitvoer op een punt dat halverwege zou kunnen zijn door wat u hebt gevraagd.

Als u een complexe set vereisten heeft, moet u de set opsplitsen in meerdere taken. Geef Chat GPT elke taak als een apart bericht.

De uitvoer bestaat uit meerdere macro's, maar u kunt ze combineren tot één enkele macro wanneer u klaar bent.

3. Geef namen van variabelen op voor consistentie

ChatGPT koos de variabelenamen in de voorbeeldmacro. Ze zijn volkomen redelijk, maar misschien wilt u een consistente naamgevingsstandaard toepassen op alle macro's die u schrijft.

Dan kunt u Chat GPT aan het begin van de sessie een stijlgids meegeven. Hier is een voorbeeld:

“Ik zal je vragen om een ​​Excel VBA-macro te maken. Voer alle variabelenamen als volgt in op basis van hun gegevenstype: int voor Integer, lng voor Long, dbl voor Double, rng voor Range.”

4. Test altijd de uitvoer

Chat GPT is niet perfect. Het is belangrijk om de macro uit te voeren en te testen voordat u deze met anderen deelt, dwz kwaliteitscontrole in uw workflow opnemen.

Als de resultaten niet zijn wat u verwachtte, is de gebruikelijke reden dat u onduidelijke instructies hebt gegeven. Ga terug naar je verzoek en maak van elke zin een duidelijke, ondubbelzinnige opdracht.

De tool heeft me af en toe code gegeven die niet correct compileerde. Dit gebeurt wanneer het nieuwe functies en syntaxis biedt die niet van toepassing zijn op de Microsoft Excel-versie die ik gebruik.

Chat GPT gebruiken voor gegevensanalyse

U kunt ChatGPT om advies vragen over het uitvoeren van specifieke data-analysetaken zoals:

U kunt de tool zelfs de gegevens geven die u gebruikt.

Stel, je hebt een spreadsheet met verkoopgegevens van verschillende kledingstukken. U wilt de verkoop berekenen voor alle hoodies waarvan er meer dan 10 zijn verkocht.

De gegevens zien er als volgt uit:

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Hier is een voorbeeld van het formuleren van de taak voor ChatGPT:

“Ik heb Excel-gegevens met artikelen in kolom A en verkopen in kolom B. Ik wil de totale verkoop berekenen van artikelen met de tekst “Hoodie” en met verkopen van meer dan 10 stuks. Zet het resultaat in cel D7. Hier zijn de gegevens: "

De volgende stap is het verstrekken van de gegevens aan de tool. U kunt de gegevens eenvoudig vanuit Excel rechtstreeks in de chatbox kopiëren en plakken. Je verliest de mooie Excel-opmaak, maar de tool begrijpt de lay-out.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

In dit voorbeeld bood ChatGPT beide:

  • een formule met de volledige syntaxis.

  • het daadwerkelijke antwoord op basis van de gegevens.

Complexe gegevensanalyse met Chat GPT

Nu u weet hoe u gegevens aan de tool moet leveren, kunt u om verdere analyse vragen.

U kunt bijvoorbeeld de tool krijgen om trends en patronen te identificeren. Het kan ook inzichten in uw gegevens genereren.

Hier is een vervolgvraag op basis van de hierboven gebruikte kledinggegevens:

" Welk type artikel wordt volgens de gegevens die ik heb verstrekt beter verkocht: spijkerbroeken, hoodies of T-shirts?"

De uitvoer gaf me de stappen en formules die ik kon gebruiken om het antwoord te krijgen. ChatGPT ging echter verder en beantwoordde de vraag als volgt:

Hoodies hebben de hoogste totale verkoop met 100 eenheden, gevolgd door T-shirts met 60 eenheden en jeans met 30 eenheden. Hoodies verkopen daarom beter tussen de drie artikelsoorten.

Zoals je kunt zien, heeft de AI-tool analyses uitgevoerd en inzichten opgeleverd en kan het veel meer dan alleen Excel-formules schrijven!

Dit is natuurlijk een relatief eenvoudig voorbeeld met een kleine hoeveelheid gegevens. Hoe complexer uw analysevereisten worden, hoe explicieter u moet zijn in uw formuleringen.

Als Excel nieuw voor je is, vraag je je misschien af ​​wat voor soort complexe analyses er kunnen worden gedaan met grote datasets in een spreadsheet. Bekijk deze video over het gebruik van Chi-Square-tests en gebruik vervolgens ChatGPT om te helpen.

Hoe Excel en ChatGPT te integreren

Tot nu toe heb je geleerd hoe je de browser-chatbot kunt gebruiken om vragen te beantwoorden en formules en VBA-code te geven.

Laten we nu eens kijken hoe we ChatGPT rechtstreeks in uw Excel-werkmap kunnen integreren. Verschillende leveranciers hebben Excel-invoegtoepassingen geleverd waarmee u met de tool kunt werken vanuit uw werkbladdashboard.

Deze invoegtoepassingen zijn compatibel met Excel 2016 en recentere versies. Volg deze stappen om te bekijken wat er beschikbaar is:

  1. Ga naar het tabblad Invoegen

  2. Klik op "Invoegtoepassingen ophalen" in het gedeelte Add-ins.

  3. Plaats "ChatGPT Excel" in het zoekvak.

  4. Bekijk uw opties.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Voor sommige invoegtoepassingen is mogelijk betaling voor gebruik vereist.

Problemen met uw Excel-spreadsheet oplossen met Chat GPT

U zult af en toe fouten krijgen bij het werken met Excel-formules, maar Chat GPT kan u helpen de problemen op te lossen.

Uw prompt voor Chat GPT moet het volgende bevatten:

  1. Een beschrijving van wat u probeert te doen of te bereiken.

  2. De specifieke formule die u gebruikt.

3. De inhoud of waarden van de betrokken cellen (indien mogelijk).

Stel dat u datums probeert af te trekken in Excel, maar uw formule resulteert in de #GETAL! fout.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Hier is de prompt die de beste resultaten van Chat GPT behaalt:

In Excel wil ik het aantal dagen tussen twee datums krijgen. Ik krijg een #GETAL! fout bij het gebruik van de DATEDIF-functie zoals deze: DATEDIF(B2, C2, "d"). Cel B2 heeft de waarde "10-apr-23" en cel C2 heeft de waarde "1-apr-23". Leg de fout uit.

De uitvoer van Chat GPT merkte op dat de startdatum in het voorbeeld groter is dan de einddatum, wat de oorzaak van de fout is. Het volgende deel van de uitvoer leverde een gewijzigde formule op.

3 incidentele problemen met Chat GPT

Chat GPT is een nieuwe technologie en u kunt problemen ondervinden bij uw gebruik.

1. Time-outs

De lancering van Chat GPT was enorm succesvol, met miljoenen mensen die zich aanmeldden om het AI-platform te gebruiken. Helaas heeft het platform soms moeite om aan de vraag te voldoen.

Wanneer je meerdere vragen stelt in een enkele sessie, kan de chatbot plotseling niet meer reageren.

Probeer deze oplossingen om met de tool te blijven werken:

  • Vernieuw uw browser.

  • Start een nieuwe chatsessie (het + teken).

  • Log volledig uit en log opnieuw in.

2. De nieuwste Excel-functies ontbreken

De uitrol van Chat GPT in 2023 was gebaseerd op een enorme hoeveelheid informatie met een afkappunt in september 2021. Dit kan in de nabije toekomst worden bijgewerkt, maar het duurt even voordat de tool in realtime begint te werken .

Deze vertraging betekent dat Chat GPT geen informatie heeft over recentere Excel-functies of functies die door Microsoft zijn toegevoegd.

Als u niet zeker weet wat er ontbreekt, kunt u op de Microsoft Techcommunity- website zoeken naar de laatste aankondigingen van nieuwe Excel-functies.

3. Onjuiste antwoorden of formules

Chat GPT is niet perfect. Het zal u af en toe onjuiste informatie geven. Het kan u voorzien van syntaxis of oplossingen die van toepassing zijn op oudere versies van Excel.

Als de tool u een formule geeft die een fout of de verkeerde resultaten oplevert, is het de moeite waard om uw prompt of vraag anders te formuleren om duidelijker te zijn.

Het is echter mogelijk dat de tool u hetzelfde "antwoord" blijft geven wanneer u de geherformuleerde vraag stelt. In dat geval heeft het geen zin om door te gaan.

In plaats daarvan kunt u het vragen om een ​​alternatieve oplossing met een andere functie of formule.

3 toekomstige ontwikkelingen voor ChatGPT en Microsoft Apps

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

De integratie van ChatGPT met Excel is nog maar het begin van een nieuw tijdperk in de wereld van door AI aangedreven productiviteitstools.

Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, zetten zowel OpenAI als Microsoft zich in om de mogelijkheden van ChatGPT te verbeteren, en er is een aanzienlijk potentieel voor verdere uitbreiding en aanpassing van AI in verschillende toepassingen.

In deze sectie zullen we de toekomstige ontwikkelingen en trends verkennen die naar verwachting het landschap van AI-integratie de komende jaren zullen vormgeven.

1. Doorlopende verbeteringen aan de mogelijkheden van ChatGPT

OpenAI werkt aan het verbeteren van de mogelijkheden van ChatGPT om een ​​nog krachtigere en efficiëntere AI-assistent voor Excel-gebruikers te leveren. De voortdurende verbeteringen aan ChatGPT richten zich op verschillende belangrijke gebieden:

  1. Verbeterd begrip en verwerking van natuurlijke taal : het vermogen van ChatGPT om menselijke taal te begrijpen en te interpreteren zal verder worden verbeterd, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om op een meer gemoedelijke en intuïtieve manier met de AI om te gaan. Dit omvat een betere herkenning van de intentie van de gebruiker, nauwkeurigere reacties en een breder begrip van verschillende taalkundige nuances en contexten.

  2. Verbeterde data-analysetechnieken en voorspellende analyses : OpenAI werkt aan het uitrusten van ChatGPT met meer geavanceerde data-analysemethoden en algoritmen om het in staat te stellen diepere inzichten en nauwkeurigere voorspellingen te bieden. Deze verbeteringen helpen gebruikers verborgen patronen en trends in hun gegevens te ontdekken, wat uiteindelijk leidt tot betere besluitvorming en strategische planning.

  3. Integratie van machine learning voor meer aanpassingsvermogen aan gebruikersvoorkeuren en taken : er zijn plannen om machine learning-algoritmen te integreren in ChatGPT, waardoor de AI kan leren van gebruikersinteracties en zijn gedrag dienovereenkomstig kan aanpassen. Dit zal resulteren in een meer gepersonaliseerde gebruikerservaring, aangezien ChatGPT zijn suggesties, inzichten en hulp kan aanpassen om beter af te stemmen op individuele gebruikersvoorkeuren en specifieke taken.

Deze voortdurende verbeteringen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat ChatGPT voorop blijft lopen op het gebied van door AI aangedreven productiviteitstools , waardoor gebruikers een nog efficiëntere en effectievere manier krijgen om hun gegevens te beheren en het volledige potentieel van Microsoft Excel te benutten.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

2. Uitbreiding van AI-integratie in andere Microsoft Office-toepassingen

Het succes van de integratie van ChatGPT met Excel heeft de deuren geopend voor de uitbreiding van door AI aangedreven functies in de gehele Microsoft Office-suite.

De investering van $ 10 miljard van Microsoft in OpenAI laat zien dat het toegewijd is aan het integreren van geavanceerde AI-technologieën in andere Office-toepassingen om een ​​meer samenhangende en efficiënte gebruikerservaring te creëren.

De belangrijkste gebieden van AI-integratie in andere Microsoft Office-toepassingen zijn:

  1. Naadloze samenwerking tussen Excel, Word, PowerPoint en andere Office-tools : door AI-gestuurde functies te implementeren, wil Microsoft de samenwerking tussen applicaties verbeteren en workflows stroomlijnen. Dit omvat real-time delen en synchroniseren van gegevens, contextbewuste koppeling van documenten en slimme inhoudsoverdracht tussen applicaties.

  2. Door AI aangedreven sjablonen en wizards voor het maken en opmaken van documenten: er zijn plannen om AI-gestuurde sjablonen en wizards te introduceren in Word, PowerPoint en andere Office-toepassingen. Deze tools helpen gebruikers om met gemak professionele documenten en presentaties te maken door intelligente suggesties te doen voor lay-out, ontwerp en inhoud op basis van hun specifieke behoeften en voorkeuren.

  3. Slimmere zoek- en inhoudsaanbevelingen op basis van gebruikersgedrag en context : Microsoft werkt aan het verbeteren van de zoekfunctionaliteit binnen Office-toepassingen door inhoudsaanbevelingen op basis van AI te integreren. Door gebruikersgedrag, context en metadata van documenten te analyseren, levert de AI relevantere en gepersonaliseerde zoekresultaten.

  4. Natuurlijke taalverwerking voor geavanceerd bewerken en proeflezen : Grammatica-suggesties worden nauwkeuriger zodra Microsoft het gebruik van natuurlijke taalverwerking uitbreidt naar Office-toepassingen zoals Word en PowerPoint. Gebruikers krijgen geavanceerde bewerkings- en proefleesmogelijkheden, waaronder contextbewuste spellingcontrole en zelfs het genereren of samenvatten van inhoud op basis van gebruikersinvoer.

  5. Spraakondersteuning en dicteren: Microsoft onderzoekt het potentieel van de integratie van spraakgestuurde AI-assistenten in Office-toepassingen, waardoor gebruikers de software kunnen besturen en gebruiken met spraakopdrachten. Deze functie zou handsfree bewerken, documentnavigatie en inhoudsinvoer mogelijk maken, waardoor de Office-suite toegankelijker en gebruiksvriendelijker wordt.

Zodra door AI aangedreven functies zijn geïntegreerd in de volledige Microsoft Office-suite, kunnen gebruikers een intelligentere, efficiëntere en meer collaboratieve ervaring verwachten die het volledige potentieel van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van AI-technologie benut.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

3. Potentieel voor branchespecifiek maatwerk

De integratie van AI in Microsoft Office-applicaties biedt een aanzienlijk potentieel voor maatwerk dat is toegesneden op de unieke behoeften van verschillende industrieën.

Branchespecifieke oplossingen zullen steeds relevanter en waardevoller worden naarmate de technologie zich blijft ontwikkelen, waardoor efficiëntie en innovatie in een breed scala van sectoren worden gestimuleerd.

De belangrijkste gebieden waarop branchespecifiek maatwerk een impact kan hebben, zijn onder meer:

  1. Op maat gemaakte AI-oplossingen voor verschillende sectoren : bedrijven in sectoren zoals financiën, gezondheidszorg, productie en detailhandel kunnen profiteren van AI-modellen die speciaal zijn ontworpen om hun unieke uitdagingen en vereisten aan te pakken. Deze aanpassingen kunnen gespecialiseerde data-analysetechnieken, branchespecifieke inzichten en hulp bij het naleven van regelgeving omvatten.

  2. Integratie met tools en platforms van derden : Om een ​​uitgebreide suite van AI-aangedreven oplossingen te bieden, kunnen ChatGPT en andere AI-technologieën worden geïntegreerd met branchespecifieke tools en platforms om workflows te stroomlijnen en de algehele gebruikerservaring te verbeteren. AI-gestuurde functies kunnen bijvoorbeeld worden opgenomen in projectbeheertools voor de bouwsector of elektronische medische dossiersystemen voor zorgverleners.

  3. Ontwikkeling van gespecialiseerde AI-modellen om unieke industriële uitdagingen en vereisten aan te pakken : door AI-modellen te creëren die zijn toegesneden op specifieke industriële behoeften, kunnen bedrijven het volledige potentieel van AI-gestuurde inzichten en aanbevelingen benutten. Een voor de farmaceutische industrie ontworpen ChatGPT-model kan onderzoekers bijvoorbeeld helpen bij het analyseren van complexe datasets, het identificeren van potentiële kandidaat-geneesmiddelen en het optimaliseren van het ontwerp van klinische proeven.

  4. Aangepaste training en ondersteuning voor branchespecifieke AI-toepassingen : om maximaal voordeel te halen uit branchespecifieke AI-aanpassingen, kunnen gebruikers gespecialiseerde training en ondersteuning nodig hebben om de technologie effectief in hun workflows te integreren. Dit kunnen speciale tutorials, casestudy's en deskundige begeleiding voor elke branche zijn, zodat gebruikers ten volle kunnen profiteren van AI-gestuurde functies.

  5. Voortdurende samenwerking met branche-experts : om branchespecifieke AI-oplossingen te ontwikkelen en te verfijnen, is het essentieel voor AI-ontwikkelaars om samen te werken met experts uit verschillende sectoren. Deze samenwerking zal ervoor zorgen dat AI-modellen zijn afgestemd op de behoeften van de echte wereld en de unieke uitdagingen waarmee elke branche wordt geconfronteerd, effectief kunnen aanpakken.

Het potentieel voor branchespecifieke aanpassing van AI-technologieën zoals ChatGPT is enorm en kan transformerende oplossingen bieden voor een breed scala aan bedrijven en sectoren.

Bedrijven kunnen ook nieuwe niveaus van efficiëntie, innovatie en concurrentievoordeel ontsluiten door gebruik te maken van de kracht van AI om unieke industriële uitdagingen en vereisten aan te pakken.

Hoe te gebruikenChat GPT voor Excel: een beginnershandleiding

Chatbot kunstmatige intelligentie

Onze laatste gedachten over ChatGPT voor Excel

Het benutten van de kracht van ChatGPT voor Excel kan een revolutie teweegbrengen in de manier waarop gebruikers omgaan met spreadsheets en hun algehele ervaring verbeteren.

Door natuurlijke taalverwerking mogelijk te maken, fungeert ChatGPT als een krachtige assistent die taken vereenvoudigt, de productiviteit verhoogt en data-analyse toegankelijker maakt voor een breder publiek.

Maar er is een MAAR, er is altijd een MAAR, nietwaar?

Gebruik ChatGPT om te helpen en uit te breiden, maar vertrouw er niet voor alles op. Niets is te vergelijken met degelijk leren en begrijpen, nou ja, voor nu in ieder geval.