Een gids om te beginnen met Zoom Breakout Rooms

Zoom is een webconferentie-app voor video- en/of audioconferenties, en ook een van de beste samenwerkingstools voor teams op afstand . Met de app kunt u onbeperkt vergaderen, onbeperkt bellen en uw gesprekken of vergaderingen opnemen .

Een van de minder bekende features in Zoom die je niet terugvindt in Microsoft Teams of Google Meet zijn de Zoom Breakout Rooms. De Breakout Rooms werken als breakout-groepen in een fysiek seminar of workshop doordat u uw Zoom-vergadering kunt opsplitsen in afzonderlijke sessies.

In deze gids zullen we u door het proces van het instellen van Zoom Breakout Rooms leiden, zodat u de functie in zijn geheel begrijpt.

Wat is een zoom-breakoutruimte?

Zoom-breakoutruimtes zijn afzonderlijke interfaces die de host van de Zoom-vergadering handmatig of automatisch maakt om meer vergaderingen in één sessie mogelijk te maken.  

Als u bijvoorbeeld een nationale afgevaardigdenvergadering op Zoom organiseert, kunt u Breakout Rooms voor verschillende provincies of provincies maken. U kunt de afgevaardigden in verschillende kleinere groepen plaatsen op basis van de provincie of provincie die ze vertegenwoordigen.

Een meetinghost kan maximaal 50 breakout-sessies creëren in de centrale Zoom-vergaderruimte. Gebruikers kunnen deelnemen aan een Zoom-vergadering en Breakout Rooms vanaf elk compatibel apparaat of grote platforms, waaronder Windows, Mac, Linux, Android en iOS.

Controleer voordat je deelneemt aan een brainstormruimte of je een apparaat gebruikt dat compatibel is met Zoom-software en of een brainstormruimte is ingeschakeld in je instellingen.

Hoe een Zoom Breakout Room in te stellen

1. Log in bij Zoom om een ​​brainstormruimte in Zoom te starten.

1. Klik op Instellingen in het gedeelte Persoonlijk in het linkerdeelvenster.

1. Ga naar In Meeting (Advanced) onder het tabblad Meeting aan de rechterkant.

1. Klik op de optie Breakout Room en controleer of deze is ingeschakeld. Als het is uitgeschakeld, zet u de schakelaar om het in te schakelen.

1. Als u vooraf deelnemers aan brainstormruimten wilt toewijzen, klikt u voor deze optie op het selectievakje  Host toestaan ​​om deelnemers toe te wijzen aan brainstormruimten bij plannen .

1. Om brainstormruimten in te schakelen voor leden van een specifieke groep, meldt u zich aan bij Zoom als beheerder en klikt u op Gebruikersbeheer > Groepsbeheer in het navigatiemenu.

1. Klik op de groepsnaam en tik of klik vervolgens op Instellingen . Controleer op het tabblad Vergadering of de optie Brainstormruimte is ingeschakeld. U kunt hosts van vergaderingen ook toestaan ​​deelnemers vooraf toe te wijzen aan brainstormruimten.  

Opmerking : u kunt de Breakout Rooms-functie voor eigen gebruik inschakelen door dezelfde stappen hierboven te volgen. Als de optie Breakout Room echter grijs wordt weergegeven, is deze waarschijnlijk vergrendeld op account- of groepsniveau. In dit geval moet u contact opnemen met uw Zoom-beheerder voor verdere hulp.

Hoe u een zoom-breakoutruimte maakt en beheert

Zodra de Zoom Breakout room-optie is ingeschakeld, kunt u de kamers beheren en vooraf deelnemers toewijzen aan de Breakout Rooms.

Opmerking : alleen de gastheer van de Zoom-vergadering kan deelnemers toewijzen aan brainstormruimten. Als je een co-host bent, kun je alleen deelnemen aan en vertrekken uit een brainstormruimte waaraan de host je heeft toegewezen. Een host kan maximaal 50 brainstormruimten maken met maximaal 200 deelnemers die vooraf aan de kamers zijn toegewezen. 

Het aantal deelnemers per ruimte is echter beperkt tot de capaciteit van de vergadering, het aantal gecreëerde brainstormruimten en of de deelnemers vooraf zijn toegewezen of toegewezen tijdens de vergadering.

Hoe maak je een Zoom Breakout Room in Windows/Mac

1. Start een Zoom-vergadering – direct of gepland – en klik op Breakout Rooms .

1. Kies het aantal kamers dat je wilt aanmaken en hoe je de deelnemers aan de kamers wilt toewijzen. Als je ervoor kiest om deelnemers automatisch toe te wijzen , verdeelt Zoom ze gelijkmatig over elke kamer. Als je voor de handmatige methode kiest, heb je meer controle over welke deelnemer je naar elke kamer wilt laten gaan.

1. Klik op Brainstormruimten maken .

1. De Breakout Rooms worden gemaakt, maar starten niet meteen. U kunt de kamers beheren voordat ze beginnen door op Opties te klikken om meer opties voor de Breakout Room te zien. Selecteer de opties die u wilt gebruiken voor de Breakout Rooms:

• Verplaats alle deelnemers automatisch naar brainstormruimten.
• Laat deelnemers op elk moment terugkeren naar de hoofdsessie.
• Breakout Rooms sluiten automatisch na x minuten.
• Laat het me weten als de tijd om is.
• Aftellen na het sluiten van brainstormruimten.

1. Klik op Alle ruimtes openen om de brainstormruimten te starten.

1. Als u de handmatige methode voor het toewijzen van deelnemers aan de brainstormruimten hebt geselecteerd, klikt u op Toewijzen naast de ruimte waaraan u ze wilt toewijzen.

1. Selecteer de deelnemers die je aan die ruimte wilt toewijzen en herhaal de actie voor elke brainstormruimte die je hebt gemaakt. Nadat u een deelnemer hebt toegewezen, wordt de knop Toewijzen vervangen door het aantal deelnemers in de ruimte.

Nadat u deelnemers aan brainstormruimten hebt toegewezen, kunt u de deelnemers opnieuw rangschikken. Alle deelnemers die niet aan een ruimte zijn toegewezen, blijven in de grotere vergadering zodra de ruimten beginnen. U kunt ook deelnemers tussen kamers verplaatsen of wisselen, kamers opnieuw maken, nieuwe brainstormruimten toevoegen of de kamers verwijderen.

Opmerking : elke deelnemer krijgt een prompt om deel te nemen aan de brainstormruimte en zodra ze allemaal naar hun respectievelijke brainstormruimten zijn gegaan, blijft de gastheer in de hoofdvergadering. Als u de gastheer bent, kunt u elke actieve brainstormruimte handmatig bijwonen of verlaten.

1. Een host kan ruimtes ook stoppen na 60 seconden aftellen door op Sluit alle ruimtes te klikken .

1. U (host) kunt ook een bericht uitzenden naar alle brainstormruimten om meer informatie of tijdwaarnemingswaarschuwingen te delen terwijl de kamers bezig zijn. Om een ​​bericht uit te zenden, gaat u naar Meeting Controls en klikt u op het Breakout Rooms- pictogram.
2. Klik op Een bericht uitzenden naar iedereen .

1. Klik op de blauwe knop Uitzenden . Het bericht verschijnt voor alle deelnemers in hun respectievelijke brainstormruimten.

Hoe u deelnemers vooraf kunt toewijzen aan brainstormruimten

Als gastheer van een Zoom-vergadering kunt u deelnemers vooraf toewijzen aan brainstormruimten terwijl u de vergadering plant.

Opmerking : deelnemers moeten zijn aangemeld bij hun Zoom-account om vooraf te worden toegewezen aan een Breakout Room. Deelnemers die deelnemen via de webclient worden niet vooraf toegewezen aan een brainstormruimte. Als je registratie voor de Zoom meeting hebt ingeschakeld, en er zijn externe deelnemers aangemeld voor de meeting, dan kun je deze tijdens de meeting toewijzen aan Breakout Rooms.

U kunt het webportaal of een CSV-bestand gebruiken om vooraf deelnemers toe te wijzen aan Breakout Rooms in Zoom.

Hoe het webportaal te gebruiken om mensen vooraf toe te wijzen om in te zoomen op brainstormruimten

1. Log in op het Zoom-webportaal, klik op Vergaderingen en plan een vergadering.

1. Selecteer Brainstormruimte vooraf toewijzen onder Vergaderopties .

1. Klik op Kamers maken .

1. Klik in het pop-upvenster op het pluspictogram naast Kamers om een ​​kamer toe te voegen.

1. Als u de naam van een brainstormruimte wilt wijzigen, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de ruimte en klikt u op het potloodpictogram . Zoek naar deelnemers op naam of e-mailadres in het tekstvak Deelnemers toevoegen en voeg ze toe aan de brainstormruimte. U kunt interne gebruikers toevoegen met hetzelfde account, de volgorde van deelnemers in de ruimte wijzigen, deelnemers verplaatsen of verwijderen en een brainstormruimte verwijderen.

1. Klik op Opslaan .

Hoe u een CSV-bestand gebruikt om vooraf mensen toe te wijzen om in te zoomen op brainstormruimten

1. Log in op het Zoom-webportaal, klik op Vergaderingen en plan een vergadering. 
2. Selecteer Brainstormruimte vooraf toewijzen in het gedeelte Vergaderopties en klik op Importeren uit CSV .

1. Download een voorbeeld van een CSV-bestand dat u kunt invullen door op de optie Downloaden te klikken .

1. Open het CSV-bestand en vul in de kolom Pre-assign Room Name de naam van de Breakout Rooms in. De kolom E-mailadres bevat de e-mailadressen van de toegewezen deelnemers.

1. Bewaar het bestand. Sleep het naar het Zoom-webportaal en Zoom verifieert dat het e-mailadres een Zoom-account heeft.
2. U kunt de toewijzingen die u al vooraf aan brainstormruimten hebt toegewezen, bewerken voordat u met de vergadering begint. Meld u aan bij het Zoom-webportaal, klik op Vergaderingen en selecteer de vergadering die u wilt bewerken.

1. Klik op Detail weergeven in de sectie Breakout Room.

1. Bewerk de brainstormruimten naar uw voorkeur en klik vervolgens op Opslaan .

1. Start de vergadering met vooraf toegewezen brainstormruimten aan de deelnemers door naar de bedieningselementen voor de vergadering te gaan en op Brainstormruimten te klikken. Klik op Alle ruimtes openen om de brainstormruimten te starten.

Opmerking : u kunt deelnemers handmatig toewijzen met behulp van de besturingselementen voor brainstormruimten in de vergadering die worden genoemd in het gedeelte Een zoom-breakoutruimte maken en beheren hierboven. U kunt ook een whiteboardsessie starten in brainstormruimten en deelnemers uitnodigen om te kijken en aantekeningen te maken.

Moeiteloos groepsbijeenkomsten organiseren

Zoom Breakout Rooms is een gratis service van Zoom die geschikt is voor meerdere toepassingen, vooral wanneer een vergadering veel deelnemers heeft. Dergelijke bijeenkomsten omvatten focusgroepen, klasbijeenkomsten voor verschillende rangen of afdelingsbijeenkomsten.

Heb je een Zoom-vergadering georganiseerd en de Zoom Breakout Rooms-functie gebruikt? Deel uw ervaring in de reacties.