Jak drukować etykiety z programu Excel za pomocą korespondencji seryjnej MS Word

Kiedy Potrzebujesz wydrukować etykiety, aby wysłać życzenia bożonarodzeniowe, zaproszenia ślubne i inne zaproszenia na domowe imprezy? Chcesz drukować zbiorczo adresy wysyłkowe dla swojej witryny zakupów online? Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak drukować etykiety z programu Excel przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej programu Microsoft Word.

Microsoft Excel to doskonała aplikacja do tworzenia dużych baz danych dla kontaktów biznesowych lub osobistych. Jednak nie jest to zbyt przyjazne dla użytkownika, jeśli chodzi o drukowanie przesyłek lub innych etykiet na papierach etykietowych.

Możesz ręcznie tworzyć komórki przypominające etykiety w Excelu i ręcznie wpisywać w nich treść. Możesz wykonać tę pracę ręczną dla kilku etykiet, ale kiedy musisz wysłać kartki, zaproszenia i towary do setek odbiorców, praca ręczna nie wchodzi w grę.

Dlatego musisz nauczyć się drukować etykiety z programu Excel za pomocą funkcji korespondencji seryjnej programu Microsoft Word, czytając ten artykuł do końca. Na końcu poznasz także kilka sprytnych wskazówek!

Jak drukować etykiety w programie Excel: praca przygotowawcza

Proces drukowania etykiet adresowych z programu Excel lub drukowania etykiet adresowych z programu Excel obejmuje zgodność krzyżową plików programu Excel z programem Word. W związku z tym musisz wprowadzić następujące zmiany w programie Word, jeśli drukujesz etykiety w programie Word przy użyciu list kontaktów programu Excel:

• Otwórz aplikację Microsoft Word na komputerze PC lub Mac.
• Kliknij Plik , a następnie wybierz Opcje .
• Kliknij opcję Zaawansowane w oknie Opcje programu Word.
• Przewiń w dół, aż zobaczysz sekcję Ogólne .

Potwierdź konwersję formatu pliku przy otwieraniu

• Tam zaznacz pole wyboru obok opcji Potwierdź konwersję formatu pliku w otwartym pliku .
• Naciśnij OK , aby zapisać zmiany i wyjść z okna Opcje programu Word.

Przed wydrukowaniem etykiet należy sprawdzić, czy funkcja korespondencji seryjnej programu Word obsługuje daną etykietę. Microsoft skompilował specyfikacje naklejek etykiet od najlepszych dostawców w aplikacji. Oto jak możesz zobaczyć listę i kod dokumentu dla naklejek na etykiety:

• Kliknij kartę Korespondencja w menu wstążki programu Word.
• Wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną , a następnie wybierz Etykiety z  listy rozwijanej .
• Pojawi się teraz okno dialogowe Opcje etykiet.

Wybierz dostawcę etykiet wysyłkowych i kod produktu w programie Word Mail Merge

• W sekcji Informacje o etykiecie powinna być widoczna lista Dostawcy etykiet i Numery produktów .
• Wybierz nazwę dostawcy papieru etykietowego i kod produktu. Szczegóły znajdziesz na opakowaniu zakupionych papierów etykietowych.
• Kliknij OK, aby zastosować zmiany do tego projektu drukowania etykiet.

Jeśli nie widzisz nazwy dostawcy etykiet na powyższej liście, możesz ręcznie wprowadzić jej specyfikacje. W ten sposób program Word odpowiednio zsynchronizuje się z drukarką, dzięki czemu można bez wysiłku drukować etykiety adresowe, etykiety adresowe i etykiety wysyłkowe.

Aby utworzyć nową konfigurację etykiety, wykonaj następujące kroki:

• Kliknij opcję Nowa etykieta w oknie dialogowym Opcje etykiety .

Tworzenie nowej konfiguracji etykiet w korespondencji seryjnej

• Teraz wpisz nazwę nowego pliku konfiguracyjnego.
• Następnie dostosuj parametry, takie jak margines górny, margines boczny, wysokość etykiety, szerokość etykiety, rozmiar strony itp.
• Kliknij OK, aby zapisać zmiany.

Otóż ​​to! Nie zapomnij zapisać dokumentu programu Mail Merge Word, aby móc go później użyć lub odzyskać w przypadku awarii zasilania podczas pracy.

Jak drukować etykiety z programu Excel: Przygotuj listę kontaktów

Teraz musisz utworzyć bazę danych, z której narzędzie Word Mail Merge będzie mogło pobierać imię i nazwisko odbiorcy, adres i inne szczegóły. Wykonaj następujące kroki, aby utworzyć i zapisać listę kontaktów programu Excel dla tego projektu:

• Otwórz nowy pusty arkusz w programie Excel.
• Zapisz go jako listę kontaktów etykiet wysyłkowych lub dowolną inną nazwę.
• Rozpocznij wypełnianie danych od górnego rogu arkusza bez pozostawiania pustych komórek w wierszach lub kolumnach.

Jak wydrukować etykiety z programu Excel Przygotuj listę kontaktów

• Wpisz nagłówki kolumn, które narzędzie korespondencji seryjnej programu Word wykryje i użyje w opcji Dopasuj pola.
• Poniżej tego nagłówka kolumny wpisz odpowiednie dane.
• Najlepiej, jeśli możesz zaimportować plik CSV (wartości rozdzielane przecinkami) z dowolnej aplikacji do kontaktów, a następnie sformatować go w programie Excel, dodając nagłówki kolumn.
• Kliknij dwukrotnie kartę arkusza u dołu aplikacji Excel i zmień jej nazwę na Lista kontaktów lub inną nazwę, którą zapamiętasz.
• Po zakończeniu ponownie zapisz cały plik programu Excel.

Jak drukować etykiety z programu Excel: Użyj korespondencji seryjnej w programie Word

Gdy baza danych Excel dla adresów wysyłkowych będzie gotowa, przejdź do pliku Word, w którym zapisałeś format etykiety odpowiadający papierowi, na którym będziesz drukować adresy pocztowe. Teraz, gdy plik etykiet korespondencji seryjnej jest otwarty, wykonaj następujące kroki:

• W sekcji Rozpocznij korespondencję seryjną na karcie Korespondencja seryjna wybierz opcję Wybierz adresatów .
• Wybierz opcję Użyj istniejącej listy z listy rozwijanej.
• Otworzy się wyskakujące okno dialogowe Wybierz źródło danych .
• Przejdź do pliku programu Excel, w którym zapisałeś listę kontaktów.

Zaimportuj listę kontaktów do korespondencji seryjnej, aby dowiedzieć się, jak drukować etykiety adresowe z programu Excel

• Wybierz plik, a następnie kliknij Otwórz .
• Teraz musisz zobaczyć okno Wybierz tabelę .
• To okno pokazuje wszystkie arkusze dostępne w zaimportowanym pliku Excel.
• Wybierz arkusz, w którym utworzono listę kontaktów.
• W tym samouczku jest to arkusz Lista kontaktów . Kliknij OK, aby kontynuować.
• Teraz powinieneś zobaczyć naklejki z etykietami jako Next Record .

Układ naklejek etykiet

• Pierwsza naklejka etykiety będzie pusta. W porządku.

Teraz, gdy wypełniłeś wiersze i kolumny etykiet w programie Word Mail Merge, Twoim zadaniem jest zaimportowanie rzeczywistych danych z bazy danych listy kontaktów w programie Excel. Aby wykonać to zadanie, spróbuj wykonać te czynności po swojej stronie:

• Biorąc pod uwagę, że jesteś na karcie Korespondencja, kliknij Edytuj listę odbiorców .

Lista tabeli odbiorców

• Sprawdź tabelę kontaktów i ich adresów. Zobacz, czy są jakieś problemy.
• Jeśli wszystko wygląda dobrze w powyższej tabeli, kliknij OK .

Jak drukować etykiety z programu Excel Użyj funkcji korespondencji seryjnej w programie Word

• Teraz kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej w menu Wpisz i wstaw pola narzędzia Korespondencja seryjna .
• Zostanie wyświetlona lista rozwijana ze wszystkimi nagłówkami kolumn, które znajdują się w bazie danych listy kontaktów zaimportowanego pliku Excel.
• Kliknij Tytuł .
• Naciśnij Shift + Enter .
• Następnie ponownie kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej i wybierz Imię .
• Naciśnij Shift + Enter i powtarzaj powyższe kroki, aż wszystkie nagłówki kolumn będą znajdować się w naklejce etykiety w lewym górnym rogu.
• Możesz dostosować różne komponenty narzędzia do naklejania etykiet.
• Przejdź do karty Narzędzia główne i zaznacz tekst lub teksty na etykiecie, aby zastosować opcje formatowania, takie jak typ czcionki, rozmiar czcionki, kolor, kolor podświetlenia i tak dalej.
• Gdy wszystko będzie wyglądać dobrze, wróć do zakładki Mailing .

Zaktualizuj etykiety, aby wypełnić dane dla etykiet w korespondencji seryjnej

• Teraz kliknij przycisk Aktualizuj etykiety .
• Spowoduje to wypełnienie danych dla wszystkich etykiet na stronie.

Kliknij opcję Podgląd wyników dla Jak drukować etykiety z programu Excel za pomocą korespondencji seryjnej programu Word

• Teraz wystarczy kliknąć Podgląd wyników , aby wyświetlić rzeczywiste dane na etykietach.

Podczas tworzenia adresów pocztowych lub etykiet wysyłkowych w korespondencji seryjnej przy użyciu list kontaktów z programu Excel nie należy importować zbyt wielu składników w etykietach. To zaśmieca etykiety. Wybierz komponenty, które są absolutnie niezbędne do pomyślnego dostarczenia przesyłki.

Jak drukować etykiety z programu Excel: drukowanie dokumentu

Jak dotąd pomyślnie utworzyłeś etykiety w dokumencie korespondencji seryjnej. Teraz nadszedł czas, aby go wydrukować, wykonując następujące czynności:

• Wyjmij wszystkie papiery z drukarki.
• Włóż fizyczny papier z naklejkami do podajnika papieru drukarki.
• Wróć do strony etykiet w programie Word i naciśnij Ctrl + P. To jest polecenie drukowania.
• Teraz dostosuj ustawienia drukowania w okienku nawigacyjnym po lewej stronie.
• Należy upewnić się, że ustawienia drukowania odzwierciedlają odpowiednie warunki drukowania, takie jak drukarka, ustawienia, rozmiar papieru, marginesy itp.
• Kliknij przycisk drukuj, aby rozpocząć drukowanie etykiet na papierze do drukowania etykiet.

Wspaniały! Właśnie wydrukowałeś kilka dobrze wyglądających adresów wysyłkowych lub etykiet wysyłkowych do użytku osobistego lub zawodowego.

Jak drukować etykiety z programu Excel: często zadawane pytania

Is There a Way to Print Address Labels From Excel?

Tak! Możesz utworzyć bazę danych listy kontaktów w programie Excel. Możesz utworzyć kolumny, takie jak nazwa, adres, kod pocztowy, kraj, numer telefonu, województwo itp., a następnie wypełnić dane pod nagłówkami tych kolumn.

Po zakończeniu możesz zaimportować tę bazę danych do korespondencji seryjnej programu Word, aby utworzyć etykiety adresowe za pomocą narzędzia do tworzenia etykiet w korespondencji seryjnej. Wykonaj czynności opisane powyżej w tym artykule, aby odkryć dokładne ruchy.

How Do I Create Labels From Excel to Word?

Możesz użyć funkcji korespondencji seryjnej programu Word, aby zaimportować dane listy kontaktów z arkusza programu Excel. Następnie możesz użyć kreatora tworzenia etykiet na karcie Korespondencja programu Word, aby utworzyć etykiety i wypełnić dane z programu Excel. Polecenie Wstaw pole scalania pomoże Ci dodać pola w etykiecie.

How Do I Print Multiple Labels on One Page?

Drukowanie etykiet wysyłkowych z programu Excel przy użyciu funkcji korespondencji seryjnej programu Word zawsze umożliwia drukowanie etykiet w liczbach, takich jak 10, 20, 30 itd. na stronie. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiednie numery produktów i dostawców etykiet w oknie dialogowym Informacje o etykiecie.

Wniosek

Teraz wiesz, jak drukować etykiety z programu Excel za pomocą funkcji korespondencji seryjnej programu Word.

Krytyczną częścią tego procesu jest użycie odpowiedniej strony z naklejką etykiety przed wypełnieniem danych etykiety w korespondencji seryjnej. Jeśli wybierzesz niewłaściwy papier, możesz zmarnować fizyczny papier, drukując niewyrównane etykiety.

Jeśli nie masz pewności co do dostawcy papieru i kodu produktu, zawsze utwórz nowy papier etykietowy przed wykonaniem całego procesu.

Myślę, że przegapiłem jakikolwiek inny sposób drukowania etykiet adresowych z programu Excel, wspominając o metodzie i jej procesie w polu komentarza poniżej.

Następnie,  jak połączyć dwie kolumny w Excelu .