Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook: najlepsze metody 3

Zawsze istnieje powód, aby wysyłać e-maile do różnych osób. Oto jak możesz utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku.

Jako użytkownik programu Outlook może być konieczne wysyłanie ważnych oficjalnych lub osobistych wiadomości e-mail do wielu osób. W takich sytuacjach wysyłanie e-maili indywidualnie będzie wymagało więcej czasu i wysiłku.

Możesz skonfigurować listę dystrybucyjną w Outlooku i wyeliminować kłopoty z dodawaniem wielu adresów e-mail w polu Do.

Ale najpierw dowiedzmy się więcej o liście dystrybucyjnej i jej znaczeniu.

Co to jest lista dystrybucyjna w Outlooku?

Lista dystrybucyjna to lista kontaktów lub adresów e-mail, których można użyć do dystrybucji lub wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich z nich.

Jest to więc grupa adresów e-mail, których można użyć do wysłania wiadomości e-mail. Listy te są również wymieniane w różnych wersjach programu Outlook jako Lista kontaktów i Grupa kontaktów.

Jeśli masz listę dystrybucyjną, pojawi się ona na liście kontaktów i książce adresowej.

Dlaczego potrzebujesz listy dystrybucyjnej w Outlooku?

Wysyłanie wiadomości e-mail do różnych osób może być trudne, zwłaszcza jeśli należysz do organizacji zatrudniającej setki lub tysiące pracowników.

Lista dystrybucyjna automatyzuje to przyziemne i powtarzalne zadanie dodawania adresów e-mail pojedynczo, gdy chcesz wysłać wiadomość e-mail do grupy osób.

Listę można utworzyć raz i używać jej przez lata, chyba że niektórzy pracownicy dołączą lub opuszczą organizację lub zespół.

W takim przypadku możesz także bezproblemowo edytować listę dystrybucyjną, aby była aktualna. Co więcej, lista dystrybucyjna pomaga uniknąć przypadkowego dodania kogoś jako odbiorcy wiadomości e-mail.

Różnica między listą dystrybucyjną, grupą dystrybucyjną i grupą kontaktową

Przekonasz się, że terminy takie jak lista dystrybucyjna i grupa kontaktów są używane zamiennie w ekosystemie Microsoft lub Outlook.

Chociaż oznaczają one to samo, lista dystrybucyjna jest używana w starszych wersjach aplikacji Outlook.

Niektóre osoby mogą również używać terminów takich jak grupa dystrybucyjna i lista kontaktów w odniesieniu do listy dystrybucyjnej.

W przypadku subskrypcji Office 365 listy dystrybucyjne są przeznaczone dla całej organizacji.

Poza tym, że są zarządzane centralnie, listy te otrzymują wiadomości e-mail z adresu e-mail organizacji zamiast z osobistego adresu e-mail.

I odwrotnie, grupy kontaktów można tworzyć na osobistym koncie e-mail programu Outlook.

Tworzenie listy dystrybucyjnej w programie Outlook z aplikacji internetowej

Podczas uzyskiwania dostępu do Outlooka z aplikacji internetowej możesz wykonać następujące kroki, aby dodać listę kontaktów lub listę dystrybucyjną:

• Otwórz program Outlook w przeglądarce internetowej i kliknij ikonę Ludzie .
• Kliknij strzałkę listy rozwijanej obok opcji Nowy kontakt , aby wybrać listę Nowy kontakt .

• Na ekranie pojawi się wyskakujące okienko.
• Musisz podać nazwę listy.
• Dodaj adresy e-mail wszystkich osób, które chcesz uwzględnić na tej liście dystrybucyjnej.
• Jeśli chcesz, możesz również dodać opis.

• Kliknij Gotowe i właśnie utworzyłeś listę dystrybucyjną programu Outlook .
• Wysyłając wiadomość e-mail do grupy, dodaj nazwę grupy w polu Do .

Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook Desktop

Nawet jeśli masz aplikację Outlook w systemie Windows, możesz łatwo utworzyć listę dystrybucyjną znaną jako grupa kontaktów. Oto szybkie kroki, aby utworzyć tam listę dystrybucyjną programu Outlook:

• Otwórz aplikację Outlook i wybierz kartę Osoby .
• Kliknij strzałkę listy rozwijanej Nowy kontakt .

• Wybierz grupę kontaktów .
• Zobaczysz nowe okno dla tej grupy lub listy.
• W polu Nazwa dodaj nazwę listy.
• Kliknij przycisk Dodaj członka .

• Wybierz miejsce, z którego ( kontakty programu Outlook, książka adresowa, kontakt e-mail ) chcesz dodać osoby do tej grupy.
• Wybierz osobę i kliknij przycisk Członkowie , aby dodać ją do listy.
• Aby wybrać wiele osób jednocześnie, naciśnij klawisz Ctrl podczas wybierania wszystkich nazwisk.

• Po zakończeniu kliknij przycisk OK , aby powrócić do okna grupy kontaktów .
• Kliknij Zapisz i zamknij, aby zastosować zmiany.

Jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook dla komputerów Mac

Funkcja listy dystrybucyjnej programu Outlook jest również dostępna dla użytkowników komputerów Mac. Możesz więc utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook Mac, wykonując następujące czynności:

• Otwórz program Outlook dla komputerów Mac i wybierz opcję Osoby .
• Wybierz Nowa lista kontaktów na karcie Strona główna .
• Przypisz nazwę do listy.
• Kliknij przycisk Dodaj i wpisz kilka pierwszych liter nazwy kontaktu, który chcesz dołączyć.
• Wybierz tę nazwę, aby ją dodać.
• Wpisz adres e-mail, aby dodać osobę, której nie ma na liście kontaktów.
• Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, gdy wszystkie nazwy zostaną pomyślnie dodane.

Wniosek

Teraz, gdy wiesz, jak utworzyć listę dystrybucyjną w programie Outlook, możesz bezproblemowo wysyłać wiadomości e-mail do wielu osób.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z systemu Windows, czy Mac, wykonanie naszych kroków pomoże Ci utworzyć listę dystrybucyjną programu Outlook.

Możesz komentować, aby podzielić się swoimi doświadczeniami z konfigurowaniem listy dystrybucyjnej w Outlooku. Po utworzeniu listy możesz chcieć udostępnić listę kontaktów innemu użytkownikowi Outlooka.